Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. При увольнении, смерти или иных случаях её может потребовать получить родственникdeceased работника. Ниже подробно рассматриваем, кто имеет право получить трудовую книжку, какие документы нужны и как правильно оформить процесс.
Кто может получить трудовую книжку родственником?
Согласно действующему законодательству РФ, в трудовую книжку могут быть записаны:
- Сам работник;
- Доверенное лицо (по письменной доверенности);
- Родственники в случае смерти работника.
В случае смерти работника трудовую книжку может получить любой из его родителей, супруга, детей, братьев/сестёр или иных лиц, имеющих законное право наследования, если они предъявляют соответствующие документы.
Документы, необходимые для выдачи родственнику
Для получения трудовой книжки родственником необходимо предоставить:
- Свидетельство о смерти работника (завещание не требуется);
- Документ, подтверждающий родство (записка в паспорте, акт рождения, брачный сертификат и т.п.);
- Доверенность (если родственник действует от имени другого лица);
- Копия трудовой книжки (если она уже есть у работодателя);
- В случае необходимости – документы, подтверждающие право на получение (например, свидетельство о праве наследования).
После предъявления указанных документов работодатель выдает трудовую книжку под расписку, фиксируя дату и подпись получателя.
Как оформить выдачу трудовой книжки родственнику?
Процедура оформления регулируется Правилами ведения и использования трудовой книжки (п. 43) и статьёй 84.1 ТК РФ.
Шаги работодателя
- Получает запрос от родственника (или его представителя) с приложением вышеперечисленных документов.
- Проверяет подлинность и соответствие документов.
- Оформляет выдачу в журнале выдачи и подписывает акт передачи.
- В случае необходимости выдает копию трудовой книжки, а оригинал остается в архиве;
Работодатель обязан выполнить все действия в течение трёх рабочих дней со дня получения запроса, если иное не предусмотрено коллективным договором или соглашением сторон.
Особенности электронной трудовой книжки
С 1 янв. 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка. При этом:
- Если в доверенности указаны полномочия по получению всех документов от работодателя, то электронную трудовую книжку можно передать родственнику в электронном виде.
- Для выдачи электронного документа требуется подтверждение личности получателя (ЭЦП или иной способ, предусмотренный системой).
Электронная форма упрощает процесс, однако оригинальный бумажный документ может потребоваться в некоторых случаях (например, при обращении в пенсионный фонд).
Что делать, если трудовая книжка утеряна, испорчена или не выдана?
В случае потери, порчи или отсутствия трудовой книжки у работника действует следующая последовательность:
- Работник (или его представитель) подаёт запрос в HR‑отдел с просьбой о выдаче копии или восстановлении документа.
- Работодатель может запросить трудовые договоры, справки, приказы и другие подтверждающие документы.
- По результатам проверки выдаётся замена или копия с отметкой о восстановлении.
Если трудовая книжка не была выдана после увольнения, работодатель обязан предоставить её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения, как установлено ст. 84.1 ТК РФ.
Почему важно правильно оформить выдачу?
Трудовая книжка служит доказательством:
- Трудового стажа – необходимого для расчёта пенсии, отпускных и иных выплат.
- Опыта работы – при трудоустройстве в новых организациях.
- Права на социальные выплаты – пособия, компенсации и др.
Неправильно оформленная выдача может привести к задержкам в получении этих выплат, а также к юридическим спорам между бывшими сотрудниками и работодателями.
Краткое резюме
Для успешного получения трудовой книжки родственником умершего работника необходимо:
- Предъявить свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство;
- При необходимости – доверенность;
- Согласовать выдачу с работодателем в течение трёх рабочих дней;
- Оформить выдачу под расписку или в электронном виде, если это предусмотрено законом.
Соблюдение этих требований гарантирует, что родственник получит необходимый документ без задержек и с юридической поддержкой.