Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, фиксирующий стаж работника, его должностные перемещения, основания увольнения и другие важные сведения․ Правильное оформление записей в трудовую книжку регулируется Трудовым кодексом РФ, приказами Минтруда и нормативными актами Роструда․ В статье подробно рассматривается, кто именно уполномочен вносить записи и какие нюансы следует учитывать․
Общие принципы ведения трудовой книжки
Согласно ст․ 62 ТК РФ, запись в трудовую книжку обязаны делать:
- работодатели (юридические лица);
- индивидуальные предприниматели, выступающие в роли работодателя;
- уполномоченные сотрудники организации (кадровики, бухгалтеры, специалисты по кадровому учёту)․
Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК) вносится тем же лицом, но через специализированную информационную систему, размещённую в Социальном фонде РФ․
Кто именно может вносить запись?
Работодатель‑юридическое лицо
Для юридических лиц запись в трудовую книжку может делать:
- директор (генеральный директор) организации;
- заместитель директора, отвечающий за кадровую работу;
- главный бухгалтер (при отсутствии отдельного кадровика);
- специалист отдела кадров, уполномоченный на основании приказа № «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек»․
Индивидуальный предприниматель (ИП)
ИП, нанимающий работников, считается работодателем․ Запись в трудовую книжку может вносить:
- сам ИП (если он является единственным руководителем);
- уполномоченный сотрудник (например, бухгалтер), если ИП оформил соответствующее доверие․
Уполномоченный сотрудник предприятия
Термин «уполномоченный» часто встречается в нормативных актах․ Это лицо, которое:
- имеет письменное поручение от работодателя;
- проходит внутреннее обучение по правилам оформления записей;
- обязан использовать чернила, допускаемые к использованию (серый, синий или фиолетовый)․
Сам работник (в исключительных случаях)
Если работник является ответственным за ведение трудовых книжек на предприятии, он может сам заверить запись в своей книжке․ При этом нет специальных ограничений в ТК РФ, однако рекомендуется, чтобы такая запись была подтверждена подписью руководителя организации․
Особые случаи и нюансы
Запись о приёме на работу
Запись вносится после того, как работник отработал пять рабочих дней (по рекомендациям Роструда)․ Если срок превышает пять дней, запись всё равно делается, но в указанный день указывается дата начала работы․
Запись о совместительстве
Запись о работе по совместительству вносится тем же уполномоченным лицом, что и запись о приёме на основную работу․ Пример формулировки:
С – работа по совместительству в должности «бухгалтер‑сотрудник» (5‑й рабочий день)․
Мобилизованные работники
Существует разногласие среди специалистов Роструда:
- одни считают, что при приостановке трудового договора (мобилизация) запись в книжку не требуется;
- другие – что следует вносить запись о приостановлении и последующем возобновлении действия договора․
Практика большинства организаций – вносить запись о приостановке с указанием даты начала и окончания мобилизации, чтобы избежать пробелов в стаже․
Запись о прохождении военной службы
Запись о службе в армии вносится по месту прохождения службы, а не работодателем․ Это делается в отделе кадров военной части и затем переносится в трудовую книжку сотрудника․
Награждения и поощрения
Если работник получил почётную грамоту, медаль или иное награждение, запись об этом вносится в раздел «Сведения о награждении» (п․ 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек)․ Уполномоченный сотрудник вносит запись, указывая название награды и дату её вручения․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК хранится в Социальном фонде РФ․ Записи в неё вносит:
- работодатель через портал «Электронный кадровый сервис»;
- уполномоченный сотрудник, имеющий доступ к системе;
- сам работник (при наличии соответствующего доступа) может проверять и подтверждать записи․
С 2026 года большинство новых компаний используют ЭТК, однако бумажные книжки остаются обязательными для работников, которые начали трудовую деятельность до 2025 года․
Технические требования к записям
- Запись делается чернилами серого, синего или фиолетового цвета (чёрный запрещён)․
- Шрифт – печатными буквами, без сокращений (за исключением общепринятых аббревиатур, например, «ТК РФ»)․
- Дата записи указывается в формате ДД․MM․ГГГГ․
- Подпись – полная фамилия, имя, отчество (если есть) уполномоченного лица․
- Для электронных записей – цифровая подпись, соответствующая требованиям ФСБ․
Примеры типовых записей
Приём на работу (основное место)
Дата начала работы: Должность: инженер‑технолог Основание: трудовой договор № 12/2026 от Срок испытательного периода: 3 месяца Подпись: Иванов И․И․
Увольнение по собственному желанию
Дата увольнения: Основание: статья 81 ТК РФ – увольнение по собственному желанию Последнее место работы: ООО «ТехноСервис», инженер‑технолог Подпись: Петров П․П․
Приостановка трудового договора (мобилизация)
Дата приостановки: Основание: статья 77 ТК РФ – мобилизация Дата возобновления: Подпись: Сидорова А․А․
Запись о совместительстве
Дата начала совместительства: Должность: бухгалтер‑сотрудник (по совместительству) Основание: трудовой договор № 45/2026 от Подпись: Кузнецов К․К․
Как оформить запись в случае отсутствия уполномоченного сотрудника?
Если в организации нет отдельного кадровика, запись может выполнить:
- директор (генеральный директор) – в этом случае он подписывает запись от имени организации;
- главный бухгалтер – при условии, что в приказе о порядке ведения трудовых книжек указана его компетенция;
- уполномоченный сотрудник, получивший доверенность от руководства (документальная форма доверенности обязательна)․
Ведение трудовой книжки – важный элемент кадрового учёта, требующий строгого соблюдения нормативных требований․ Право на внесение записей имеют:
- работодатель (директор, заместитель, главный бухгалтер);
- индивидуальный предприниматель и его уполномоченные лица;
- уполномоченный сотрудник предприятия (кадровик, бухгалтер);
- в исключительных случаях – сам работник, если он отвечает за ведение трудовых книжек․
Соблюдение правил оформления (цвет чернил, подпись, сроки) и учёт особенностей (мобилизация, совместительство, награждения) гарантируют корректность записей и защиту прав как работника, так и работодателя․
Дата публикации: