Трудовая книжка остается одним из ключевых документов в трудовых отношениях, несмотря на активный переход к цифровым форматам. Она фиксирует весь путь специалиста, его стаж, должности и причины увольнений. Однако вопрос «кто именно обязан заниматься ее оформлением» часто вызывает споры. Давайте разберемся, опираясь на актуальное законодательство и статью 66 Трудового кодекса РФ.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка установленного образца — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В ней содержатся сведения о:
- Принятии на работу;
- Переводах на другую постоянную работу;
- Увольнении;
- Награждениях за успехи в работе.
Именно этот документ служит главным подтверждением стажа при назначении пенсии, поэтому ошибки в его ведении недопустимы.
Кто оформляет трудовую книжку впервые?
Самый частый вопрос возникает у молодых специалистов, которые трудоустраиваются впервые. Здесь правило однозначное:
Оформлением первой трудовой книжки занимается работодатель.
Если вы устраиваетесь на работу и у вас еще нет трудовой книжки, именно организация, принявшая вас в штат, обязана:
- Приобрести бланк трудовой книжки (за свой счет).
- Заполнить ьный лист в присутствии работника.
- Внести первую запись о приеме на работу.
Работник не должен покупать бланк самостоятельно или искать его в канцелярских магазинах. Все расходы по первичному оформлению несет работодатель.
Кто ведет и заполняет документ в процессе работы?
Хотя бланк принадлежит работнику, физически он хранится у работодателя (за исключением случаев дистанционной работы по согласованию или работы по совместительству, когда книжка хранится у основного работодателя).
Непосредственное ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек осуществляет специально уполномоченное лицо. Обычно это:
- Сотрудник отдела кадров;
- Бухгалтер (в небольших организациях);
- Сам руководитель (если штат малочисленный).
Важно! Ответственный сотрудник назначается отдельным приказом руководителя организации. Именно он несет персональную ответственность за правильность записей и сохранность документов.
Сроки оформления
Законодательство устанавливает четкие временные рамки. Трудовая книжка должна быть оформлена (в случае первичного приема) или в нее должна быть внесена запись о приеме на работу в течение пяти рабочих дней со дня фактического начала работы сотрудника.
Электронные трудовые книжки: кто вносит данные?
В 2026 году большинство сведений о трудовой деятельности уже ведеться в электронном виде. Правила здесь аналогичны бумажному формату:
Работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России (СФР). Для этого в организации должен быть назначен специалист, ответственный за подачу отчетности (форма СЗВ-ТД или аналогичные электронные форматы).
Работник, в свою очередь, может в любой момент проверить свои данные:
- На портале «Госуслуги»;
- В личном кабинете на сайте СФР;
- Запросив выписку у текущего или бывшего работодателя.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если документ потерян, ответственность за его восстановление зависит от виновника:
- Виноват работодатель: Если книжка потерялась или была испорчена по вине организации, работодатель обязан выдать работнику новый бланк и восстановить все записи на основании имеющихся документов (копий приказов, личных карточек).
- Виноват работник: Если утрата произошла по вине сотрудника, он пишет заявление работодателю о выдаче новой трудовой книжки. Бланк в этом случае оплачивает сам работник.
Для восстановления записей работник может обращаться к предыдущим работодателям за архивными справками.
Копии и выписки
Работник имеет полное право получить копию своей трудовой книжки или выписку из нее. Для этого необходимо подать письменное заявление работодателю. Организация обязана выдать заверенную копию в течение трех рабочих дней со дня получения заявления.
Резюме
Главное правило, которое нужно помнить: инициатива и обязанность по первичному оформлению и ведению трудовой книжки лежит на работодателе.
Работник должен лишь предоставить документ при трудоустройстве (если он есть) и проверить правильность внесенных записей перед тем, как расписаться в личной карточке или журнале учета. В случае отсутствия документа именно работодатель покупает бланк и вносит первую запись в течение 5 дней.
Помните, что трудовая книжка — это документ, который влияет на вашу будущую пенсию, поэтому контролируйте своевременность и правильность вносимых в нее записей.