Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж, места работы, а также основания увольнения и награды. Вопрос о том, кто обязан оплатить её бланк и вкладыши, часто вызывает недоразумения как у работодателей, так и у работников. В этой статье разберёмся, какие нормы права регулируют эту задачу, и кто в итоге несёт расходы.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66: «Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и производить записи в неё в установленном порядке».
• Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1250 «Об утверждении порядка выдачи и ведения трудовых книжек».
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (п. 44) – устанавливает, что бланки и вкладыши должны приобретать работодатели.
• Приказ Минфина РФ о порядке закупки бланков трудовых книжек.

Ключевой момент: кто покупает бланки и вкладыши?

Согласно вышеуказанным документам, работодатель обязан приобрести бланки трудовых книжек и вкладыши в них. Это правило закреплено в статье 66 ТК РФ и в Постановлении Правительства № 1250/2021.

В результате работодателю приходится:

1. Заказать бланки и вкладыши в соответствии с утверждённым порядком Минфина.
2. Оплатить их стоимость в безналичном порядке.
3. Выдать трудовую книжку работнику и вести записи в ней.

Можно ли, чтобы работник оплатил?

В некоторых случаях работник может оплатить стоимость бланка. Однако это не является обязательным требованием закона. На практике это происходит, если работодатель по каким‑то причинам не приобрёл бланк (например, в случае временного закрытия предприятия). В таком случае работник может оплатить стоимость бланка и вкладыша, а затем предъявить чек работодателю для возмещения расходов.

Ниже перечислены возможные сценарии:

• Работодатель не приобрёл бланк в срок. Работник может купить бланк самостоятельно и предъявить чек.
• Работник хочет получить отдельный экземпляр трудовой книжки. В таком случае работодатель может согласиться покрыть расходы.
• Сотрудник работает в организации, где бланки выдаются по договору с внешним поставщиком. В этом случае расходы обычно идут на сторону поставщика, но работодатель остаётся ответственным за оплату.

Как правильно оформить оплату?

Если работник оплачивает бланк, то необходимо оформить следующее:

1. Письменное заявление работника о желании оплатить бланк.
2. Квитанция/чек о фактической оплате.
3. Согласие работодателя о возмещении расходов.
4. Внесение записи о выдаче и оплате в трудовую книжку.

Практические рекомендации для работодателей

• Планируйте закупку бланков и вкладышей заранее, чтобы избежать задержек при приёме новых сотрудников.
• Храните квитанции об оплате в бухгалтерском учёте, чтобы в случае проверки иметь подтверждение расходов.
• Убедитесь, что бланки соответствуют требованиям Минфина (сертификаты, печати).
• Если вы работаете в сфере, где применяются электронные трудовые книжки, убедитесь, что бумажный вариант готов к выдаче до перехода на электронный формат.

Особенности в Украине (для сравнения)

В Украине с 10 июня 2021 г. введён электронный формат трудовой книжки. До 10 июня 2026 г. все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный реестр. В этой системе расходы на бумажные бланки не применяются, однако работодатели обязаны обеспечить доступ к электронному формату.

Ответы на частые вопросы

• Можно ли удержать стоимость бланка из зарплаты работника? Нет, закон не предусматривает удержания стоимости бланка из заработной платы. Это может рассматриваться как незаконное удержание.
• Что делать, если бланк потерян? Работодатель обязан выдать новый бланк. Расходы за новый бланк несёт работодатель.
• Кто оплачивает вкладыши в трудовую книжку? Точно так же, как и бланки, вкладыши оплачивает работодатель.

В соответствии с законодательством Российской Федерации работодатель обязан:

• Приобретать бланки трудовых книжек и вкладыши.
• Оплачивать их стоимость.
• Выдавать трудовую книжку работнику и вести записи в соответствии с ТК РФ.

Работник может оплатить бланк только в исключительных случаях, но это не является обязательным требованием закона. Поэтому работодатели должны планировать расходы на трудовые книжки заранее и вести надлежащий учёт.

Таким образом, ответ на вопрос «Кто должен оплатить трудовую книжку?» — это работодатель. Он несёт юридическую и финансовую ответственность за приобретение и выдачу трудовой книжки, а также за её ведение.