Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника․ Согласно Трудовому кодексу РФ (ст; 66), работодатель (за исключением физических лиц‑непредпринимателей) обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней, если работа является для работника основной․ В статье рассмотрены:

• кто и когда обязан приобретать (вести) трудовые книжки;
• особенности бумажных и электронных трудовых книжек (ЭТК);
• порядок оформления, хранения и выдачи;
• ответственность за нарушение требований․

Кто обязан вести трудовые книжки?

Согласно ст․ 66 ТК РФ:

1. Юридические лица и индивидуальные предприниматели (за исключением случаев, когда трудовые книжки не ведутся по иному федеральному закону)․
2. Физические лица, не являющиеся ИП, не обязаны вести трудовые книжки․
3. Обязанность возникает, если работник проработал у данного работодателя более пяти дней и работа является для него основной․

Бумажная и электронная трудовая книжка: что выбрать?

С 1 января 2020 г․ в России действует dual‑system: работник может вести трудовую книжку в бумажном виде, в электронном формате (ЭТК) или одновременно в обоих․

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ, оформляемый на специальном бланке, утверждённом Постановлением Правительства РФ от № 225 (ред․ от )․ Основные моменты:

• Заполняется работодателем при приёме на работу и при каждом изменении сведений (должность, подразделение, перевод, увольнение)․
• Хранится у работодателя в течение всего периода трудовой деятельности и после увольнения – не менее 50 лет (по требованиям архивного законодательства)․
• При выдаче на руки работнику (например, при увольнении или по заявлению о предоставлении сведений) работодатель обязан оформить выдачу в течение трех рабочих дней․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК ведётся в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ)․ Основные положения, взятые из предоставленных источников:

• Сведения о периодах работы до 31 декабря 2019 г․ могут отсутствовать в ЭТК, если работодатель ранее не передавал их в учётные органы․
• Если сведения были переданы, в ЭТК фиксируются лишь места трудоустройства и соответствующие периоды работы (без подробностей о должностях, переводах и т․п․)․
• Сотрудник, полностью перешедший на электронный формат, может запросить у текущего работодателя форму СТД‑Р – выписку, содержащую информацию только о периоде работы в данной организации․
• Получить выписку из ЭТК можно через:
• портал Госуслуги;
• сайт Социального фонда России (СФР);
• запрос у работодателя;
• Многофункциональный центр (МФЦ) или отделение СФР․
• При подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ) работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней․

Порядок приобретения (ведения) трудовых книжек работодателем

При приёме на работу

1. Определить, требуется ли вести трудовую книжку (более пяти дней работы и основная работа)․
2. Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку – принять её на хранение; если нет – завести новую бланк․
3. Внести запись о приёме на работу: дата, должность, подразделение, основание (трудовой договор, приказ)․
4. При переходе на электронный формат – получить согласие работника и передать сведения в ЕГИСЗ (через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг или через специализированные сервисы)․

Во время трудовой деятельности

• Обновлять сведения при каждом изменении: перевод, изменение должности, награждение, отпуск по уходу за ребёнком и т․д․
• Для бумажной книжки – сделать запись в соответствующем разделе бланка, подписать и поставить печать организации․
• Для ЭТК – загрузить обновлённые сведения в ЕГИСЗ (обычно это делает бухгалтер или кадровая служба через интеграцию с 1С, «Контур․Экстерн» и т․п․)․

При увольнении

1. Сделать запись об увольнении (дата, основание – приказ, трудовой договор)․
2. Выдать трудовую книжку работнику:
• Если книжка бумажная – в течение трёх рабочих дней со дня увольнения (или со дня подачи заявления о выдаче)․
• Если книжка электронная – предоставить выписку СТД‑Р или направить запрос в ЕГИСЗ для получения выписки․
3. Сохранить копию трудовой книжки (или выписки) в личном деле работника не менее 50 лет․

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Нарушение требований ст․ 66 ТК РФ и связанных нормативных актов может повлечь:

• Предупреждение или штраф для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 руб․) согласно ст․ 5․27 КоАП РФ․
• Штраф для организации (от 30 000 до 50 000 руб․) при повторных нарушениях․
• Возможные трудовые споры, если работник не сможет подтвердить свой стаж для назначения пенсии или получения социальных выплат․

Практические рекомендации для работодателей

1. Ведите реестр всех трудовых книжек (бумажных и электронных) с указанием дат выдачи, возврата и хранения․
2. Автоматизируйте процесс: используйте кадровые системы, интегрированные с ЕГИСЗ, чтобы минимизировать ручные ошибки․
3. Обучайте кадровый персонал актуальным требованиям по ведению как бумажных, так и электронных трудовых книжек․
4. Храните документы в условиях, обеспечивающих их сохранность (огнестойкие шкафы, архивные помещения, резервные копии ЭТК)․
5. Регулярно проводите внутренний аудит соответствия ведения трудовых книжек законодательству․

Приобретение и ведение трудовых книжек – обязательная функция работодателя, регулируемая Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами․ Независимо от выбранного формата (бумажный или электронный) важно соблюдать сроки внесения записей, обеспечивать сохранность документов и своевременно выдавать их работникам по требованию․ Правильное ведение трудовых книжек не только защищает права сотрудников, но и снижает риски административной ответственности для организации․