Вопрос о приобретении трудовой книжки или вкладыша в неё, один из самых распространённых среди соискателей и работодателей. От правильного понимания норм трудового законодательства зависит не только соблюдение прав работника, но и корректное ведение кадрового учёта. Рассмотрим все нюансы на основе действующего законодательства и судебной практики.

Нормативная база: что говорит закон?

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших у него более пяти дней. При этом закон не уточняет, кто именно должен приобретать бланк трудовой книжки — работодатель или работник.

Кто должен покупать трудовую книжку при первом трудоустройстве?

На этот счёт существует несколько точек зрения, но официальная позиция большинства экспертов и контролирующих органов сводится к следующему:

1. Работодатель обязан обеспечить сотрудника бланком трудовой книжки при его первом трудоустройстве. Это следует из обязанности работодателя вести трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).
2. Работник вправе компенсировать расходы работодателя, если это предусмотрено локальными нормативными актами или трудовым договором. Однако обязанности возмещать стоимость у работника нет.
3. Если работник самостоятельно приобрёл бланк, работодатель не вправе его заполнять. Это связано с тем, что бланки строгой отчётности должны быть зарегистрированы в установленном порядке.

Исключения: когда работник может покупать трудовую книжку сам

Есть случаи, когда работник вынужден приобретать бланк самостоятельно:

• Если работодатель не закупил бланки заранее и не имеет возможности выдать трудовую книжку сразу.
• При массовой утрате трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (пожар, наводнение и т.д.). В этом случае работник может приобрести бланк сам, а работодатель обязан возместить расходы.
• Если работник устраивается на работу в организацию, которая не ведёт трудовые книжки (например, ИП без наёмных работников).

Кто покупает вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку, это такой же бланк строгой отчётности, как и сама трудовая книжка. Поэтому:

• Работодатель обязан приобретать вкладыши для своих сотрудников.
• Работник не обязан покупать вкладыш за свой счёт, даже если он устраивается на работу впервые.
• Вкладыш должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей с указанием серии и номера.

Может ли работодатель взимать стоимость трудовой книжки с работника?

Да, работодатель может возместить свои расходы на покупку бланка, но только если:

1. Это предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом.
2. Работник согласен на возмещение (например, путём удержания из зарплаты).
3. Стоимость бланка не превышает разумных пределов (обычно речь идёт о сумме до 200–300 рублей).

Однако обязанности возмещать стоимость у работника нет. Если в трудовом договоре или локальных актах не прописано иное, работодатель должен покупать бланк за свой счёт.

Что делать, если работодатель отказывается покупать трудовую книжку?

Если работодатель отказывается приобретать бланк трудовой книжки или вкладыш, работник может:

• Написать письменное обращение к работодателю с требованием предоставить трудовую книжку;
• Обратиться в государственную инспекцию труда или прокуратуру;
• Подать жалобу в суд, если работодатель нарушает трудовое законодательство.

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, нарушение работодателем порядка ведения трудовых книжек может повлечь административную ответственность в виде штрафа от 30 000 до 50 000 рублей.

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы избежать спорных ситуаций, работодателям рекомендуется:

1. Закупать бланки трудовых книжек и вкладышей заранее, а не в последний момент при приёме сотрудника.
2. Заключать договоры с официальными поставщиками (ФГУП «Гознак» или его дилерами).
3. Вести журнал учёта бланков строгой отчётности с указанием серий и номеров.
4. При приёме на работу сразу выдавать трудовую книжку или оформлять вкладыш, если это необходимо.
5. Если работник самостоятельно приобрёл бланк, не заполнять его, а предложить обратиться к официальному поставщику.

Ответственность за приобретение бланка трудовой книжки или вкладыша лежит на работодателе. Это следует из обязанности работодателя вести трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

Однако работник может компенсировать расходы работодателя, если это предусмотрено локальными нормативными актами или трудовым договором. Самостоятельная покупка бланка работником допускается только в исключительных случаях (утрата, отсутствие у работодателя бланков и т.д.);

Часто задаваемые вопросы

Можно ли обязать работника покупать трудовую книжку самому?

Нет. Работодатель обязан обеспечить сотрудника бланком трудовой книжки при первом трудоустройстве. Обязанность покупки лежит на работодателе.

Можно ли удержать стоимость трудовой книжки из зарплаты?

Да, но только если это предусмотрено трудовым договором или локальными актами. В противном случае удержание будет незаконным.

Что делать, если работодатель не выдаёт трудовую книжку?

Написать письменное обращение к работодателю, обратиться в инспекцию труда или прокуратуру, а при необходимости, в суд.

Можно ли купить трудовую книжку в магазине?

Нет. Бланки трудовых книжек и вкладышей продаются только у официальных поставщиков (ФГУП «Гознак» или его дилеров).

Вопрос о том, кто должен покупать трудовую книжку или вкладыш, не так однозначен, как может показаться на первый взгляд. Законодательство возлагает обязанность по ведению трудовых книжек на работодателя, а значит, и по обеспечению бланками. Однако на практике возможны ситуации, когда работник вынужден приобретать бланк самостоятельно, но это скорее исключение, чем правило.

Чтобы избежать споров и конфликтов, работодателям рекомендуется заранее закупать бланки и вести их строгий учёт, а работникам — знать свои права и требовать их соблюдения.

Источники:
Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66);
Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
Письмо Минтруда России от № 14-2/В-927;
Разъяснения ФГУП «Гознак».