Трудовая книжка, один из ключевых документов кадрового учета в России, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные экземпляры до сих пор остаются в обороте, особенно у сотрудников, устроившихся на работу до 2020 года. В этой статье подробно разберем, кто является официальным производителем трудовых книжек, как расшифровываются серии бланков, как правильно заполнять записи и что изменилось в 2026 году.

Кто является единственным производителем трудовых книжек в России?

Московская печатная фабрика — филиал АО «Гознак» — это единственный в России уполномоченный государством производитель бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Все официальные бланки, используемые работодателями, изготавливаются исключительно на этой фабрике под строгим контролем ФСБ и Центрального банка РФ.

АО «Гознак» — государственное предприятие, отвечающее за выпуск ценных бумаг, документов строгой отчетности и бланков с элементами защиты. Бланки трудовых книжек содержат водяные знаки, микротекст, защитные нити, голографические элементы и специальную бумагу, что делает их практически не подделываемыми.

Серии трудовых книжек: как определить год выпуска?

Серия трудовой книжки, это уникальный буквенно-цифровой код, нанесенный на обложке бланка, который позволяет идентифицировать период ее изготовления. Это важный элемент защиты от подделок и проверки подлинности документа.

Серии трудовых книжек с 1974 по 2003 год

В этот период использовались серии, состоящие из двух букв и четырех цифр (например, АА 0123 или БВ 9876). Каждая серия соответствовала определенному году выпуска и региону-изготовителю. Полная таблица серий доступна в архивах Минтруда и Пенсионного фонда РФ.

Серии трудовых книжек с 2004 по 2018 год

С 2004 года серии стали состоять из двух букв и шести цифр (например, АБ 123456). Это было связано с увеличением объемов выпуска и необходимостью расширения диапазона уникальных номеров. Каждая серия привязывалась к конкретному году и партии печати.

Новые бланки с 2023 года

С 1 января 2023 года введены новые бланки трудовых книжек, соответствующие требованиям Постановления Правительства РФ № 1656 от . Новые бланки имеют:

• Улучшенную защиту: голографические полосы, термочувствительные элементы, микротекст «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»;
• Измененную структуру обложки: серия теперь состоит из трех букв и шести цифр (например, ТКР 789012);
• Увеличенный срок хранения: бумага с повышенной износостойкостью.

Важно! Бланки старого образца (до 2023 года) остаются действительными и могут использоваться до полного износа. Замена обязательна только при утрате, порче или исчерпании страниц.

Как правильно заполнять трудовую книжку в 2026 году?

Заполнение трудовой книжки регламентируется Постановлением Правительства РФ № 225 от (с последними изменениями от 2023 года). Основные правила:

1. Дата записывается арабскими цифрами: день и месяц — двузначные, год — четырехзначные. Пример: — дата приема на работу.
2. Записи должны быть четкими, разборчивыми, без помарок, исправлений и сокращений (кроме общепринятых, например, «ООО», «ЗАО»).
3. Записи вносятся только на основании официальных документов: приказа о приеме, увольнении, переводе, награждении и т.д.
4. Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации обязательны.
5. Номер записи проставляеться последовательно, без пропусков.

Если в трудовой книжке обнаружены ошибки или несоответствия серии году начала ведения (например, серия 2020 года, а запись о приеме — 2015 год), работодатель обязан направить запрос в Пенсионный фонд РФ для проверки подлинности документа. В случае подделки — кадровый отдел обязан сообщить в полицию.

Электронная трудовая книжка: переход в 2026 году

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2021 года все вновь принимаемые на работу сотрудники получают только электронные книжки. Бумажные выдаются только по заявлению работника, если он ранее имел бумажную трудовую книжку.

С 1 января 2026 года завершается переходный период:

• Все работодатели обязаны вести кадровый учет исключительно в электронном виде;
• Бумажные трудовые книжки больше не заводятся впервые устраивающимся работникам;
• Работники, выбравшие сохранить бумажную книжку, получают ее на руки с последней записью о трудовой деятельности на дату перехода на ЭТК;
• Все сведения о трудовом стаже теперь хранятся в системе Пенсионного фонда РФ и доступны через портал Госуслуги и личный кабинет на сайте ПФР.

Электронная трудовая книжка обеспечивает:

• Постоянный доступ к данным о трудовом стаже;
• Автоматическую передачу информации от работодателя в ПФР;
• Защиту от потери, порчи и подделки;
• Удобство при смене работы и оформлении пенсии.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2026 году?

Да, обязательно. Даже если компания относиться к категории микропредприятий (менее 10 сотрудников), она обязана вести трудовые книжки в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66). Однако с 2026 года:

• Новым сотрудникам — только ЭТК;
• Существующим сотрудникам — можно продолжать вести бумажные книжки до их исчерпания;
• Все записи в бумажные книжки должны быть дублированы в электронную систему ПФР в течение 1 рабочего дня после издания приказа.

Что делать, если у сотрудника старая трудовая книжка?

Если работник пришел с бумажной трудовой книжкой, выданной до 2023 года — это не является основанием для отказа в приеме. Работодатель обязан:

1. Принять книжку и внести новые записи;
2. Предложить сотруднику подать заявление на перевод на ЭТК (если он еще не сделал этого);
3. При исчерпании страниц — выдать новую бумажную книжку только нового образца (с 2023 г.);
4. Сделать запись: «Трудовая книжка заменена в связи с исчерпанием страниц» и приложить к ней вкладыш с данными предыдущей.

Кто отвечает за правильное заполнение трудовой книжки?

Ответственность за ведение и сохранность трудовых книжек в организации несет:

• Кадровый работник — непосредственно вносит записи;
• Руководитель организации — несет ответственность за соблюдение законодательства;
• Ответственный за хранение — обычно это кадровик или секретарь.

Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.

• Единственный производитель трудовых книжек — АО «Гознак» (Московская печатная фабрика).
• Серии бланков — ключ к проверке подлинности. Новые бланки с 2023 года имеют трехбуквенную серию.
• Записи в трудовой книжке — только арабскими цифрами: дд.мм.гггг.
• С 2026 года бумажные трудовые книжки не заводятся новым сотрудникам — только ЭТК.
• Бумажные книжки старого образца остаются действительными, но их нужно дублировать в ЭТК.
• Все работодатели, включая микропредприятия, обязаны вести учет в соответствии с законом.

С переходом на электронные трудовые книжки Россия делает важный шаг к цифровизации кадрового учета. Однако бумажные документы до сих пор играют важную роль — особенно для пенсионного обеспечения и подтверждения стажа. Правильное ведение трудовых книжек — это не только формальность, но и гарантия прав работника на достойную пенсию и социальную защиту.

Совет работодателям: регулярно проверяйте актуальность бланков, обучайте кадровый персонал новым правилам и используйте электронные системы ПФР для автоматизации учета. Это сэкономит время, снизит риски и повысит доверие сотрудников.