Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина, его стаж и условия работы. Вопрос о том, кто вносит записи в этот документ, часто возникает у соискателей, работников и работодателей. В статье мы подробно разберём, какие записи делаются, кто их вносит, какие правила регулируют процесс и какие последствия могут возникнуть из‑за ошибок.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) – это официальное удостоверение, в котором фиксируются:

• Дата приёма на работу и дата увольнения;
• Наименование организации‑работодателя;
• Должность, разряд, условия труда (например, работа в особых условиях);
• Сведения о периодах военной службы, учёбы, стажировок, командировок и т.д.;
• Записи о повышении квалификации, присвоении квалификационных разрядов и иных профессиональных достижениях.

Эти данные являются базой для расчёта пенсионных прав, пособий, больничных и других социальных выплат.

Кто вносит записи в трудовую книжку?

Обязанность работодателя

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66 и 67), только работодатель имеет право вносить записи в трудовую книжку. Это включает:

1. Запись о приёме на работу (дата, название организации, должность, условия труда);
2. Запись об увольнении (дата, причина увольнения, подпись работодателя);
3. Записи о переводах, повышениях, изменении условий труда.

Электронная трудовая книжка

В случае электронного варианта запись также осуществляется через службу «Госуслуги» или специализированные кадровые программы, но инициатором остаётся работодатель. Работник получает доступ к своему электронному документу через личный кабинет, однако редактировать его может только уполномоченный представитель организации.

Исключения

• Записи о прохождении военной службы, учёбы в вузе, стажировок в государственных учреждениях вносятся соответствующими органами (военный комиссариат, учебное заведение, органы соцзащиты). Однако в трудовой книжке они отмечаются в специальных разделах, а не в разделе «Трудовая деятельность».
• Записи о присвоении квалификационных разрядов могут вноситься профессиональными объединениями при наличии соответствующего приказа.

Как выглядит процесс записи?

1. Подготовка приказа. Работодатель издаёт приказ о приёме/увольнении, в котором указываются все необходимые сведения.
2. Заполнение полей. Сотрудник отдела кадров вносит данные в трудовую книжку: дата, название организации, должность, условия труда (полный/неполный рабочий день, сменный график, работа в опасных условиях и т.п.).
3. Подпись и печать. Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
4. Передача работнику. После записи работнику вручается трудовая книжка (или ссылка на электронный кабинет).

Что делать, если работник не согласен с записью?

Согласно Трудовому кодексу, работник имеет право:

• Требовать исправления неверных сведений в письменной форме;
• Обратиться в трудовую инспекцию за разъяснением и контролем за правильностью записей;
• Подать иск в суд, если работодатель отказывается вносить корректировки (пример: изменение основания увольнения).

При удовлетворении иска судом запись в трудовой книжке обязана быть изменена в соответствии с решением суда.

Последствия ошибок в трудовой книжке

Ошибки и небрежность в записях могут привести к серьёзным финансовым потерям:

• Недочёт в дате приёма/увольнения – сокращение страхового стажа, что уменьшит размер будущей пенсии.
• Неправильное указание условий труда (например, отсутствие отметки о работе в опасных условиях) – потеря права на надбавки и дополнительные выплаты.
• Отсутствие записи о повышении квалификации – невозможность получения соответствующего надбавочного пособия.
• Ошибки в электронных записях могут привести к отказу в получении больничных, декретных выплат и т.д.

Как отметил заслуженный юрист России Иван Соловьев, «даже небольшие неточности в трудовой книжке могут стать причиной отказа в начислении пенсии или её уменьшения».

Как исправить ошибку?

1. Обратиться к работодателю. Сотруднику отдела кадров необходимо предоставить документы, подтверждающие правильные данные (приказ о приёме, справка о стаже и т.п;).
2. Запрос в письменной форме. Работник пишет заявление о внесении исправлений, указывая конкретные пункты и прилагая подтверждающие документы.
3. Контроль со стороны инспекции. Если работодатель отказывается, можно обратиться в Государственную инспекцию труда для проведения проверки.
4. Судебный порядок. При отсутствии согласия – подача иска в суд. Суд может обязать работодателя внести исправления и компенсировать моральный вред.

Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Может ли работник сам вписать дату приёма в трудовую книжку?

Нет. По закону запись может вносить только работодатель или уполномоченный им представитель.

Вопрос 2: Что делать, если в трудовой книжке пропущена запись о переводе на другую должность?

Необходимо написать заявление в отдел кадров с просьбой добавить запись и приложить приказ о переводе.

Вопрос 3: Можно ли исправить ошибку в электронной трудовой книжке?

Да. Исправление производится через портал «Госуслуги» по запросу работодателя. При необходимости работник может потребовать подтверждающие документы.

Вопрос 4: Как проверить, правильно ли учитывается мой стаж при расчёте пенсии?

Получите выписку из личного кабинета ПФР или обратитесь в отделение Пенсионного фонда с запросом о подтверждении страхового стажа.

Вопрос 5: Какие документы нужны для исправления записи о работе в опасных условиях?

Трудовой договор, приказ о переводе в опасные условия, медицинскую справку и, при необходимости, акт проверки условий труда.

Трудовая книжка – важнейший документ, отражающий профессиональную историю гражданина. Записи в неё вносит исключительно работодатель (или уполномоченный орган в особых случаях). Ошибки в записях могут привести к уменьшению пенсии, отказу в выплатах и другим проблемам. Поэтому при обнаружении неточностей необходимо действовать быстро: писать заявление, привлекать трудовую инспекцию и, при необходимости, обращаться в суд.

Помните, что правильное ведение трудовой книжки – залог безболезненного получения социальных выплат в будущем.

Дата публикации: 23 мая 2026 г.