Трудовая книжка, это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж работника и содержит важнейшие записи о его трудовой деятельности․ Вопрос о том, кто выдает и заполняет трудовые книжки, регулируется трудовым законодательством Российской Федерации, в частности статьей 66 Трудового кодекса РФ и другими нормативными актами․
Кто выдает трудовые книжки?
Согласно действующему законодательству, трудовые книжки выдает работодатель․
- Работодатели — юридические лица (организации, предприятия, учреждения) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, с которым заключен трудовой договор․
- Работодатели — физические лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, также обязаны оформлять трудовые книжки для своих работников․
- Работодатели — физические лица, не являющиеся ИП (например, частные лица, нанимающие работников по трудовому договору), не обязаны вести трудовые книжки․ В этом случае стаж подтверждается другими документами (например, трудовыми договорами, справками)․
Важно! Если работник ранее не работал и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан оформить её при приеме на работу;
Кто заполняет трудовую книжку?
Заполнение трудовой книжки — это обязанность работодателя или уполномоченного им лица․
Кто может заполнять трудовую книжку:
- Специалист отдела кадров, это основное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек․ Он проходит профессиональную подготовку, знает все требования к заполнению и хранению документов․
- Руководитель организации (генеральный директор, директор) может лично заполнять трудовую книжку, если на предприятии нет отдела кадров или ответственного специалиста․
- Бухгалтер или другой сотрудник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства, может заполнять трудовую книжку при наличии соответствующих полномочий․
- Ответственный сотрудник, назначенный приказом руководителя, может быть уполномочен вести трудовые книжки․ Это должно быть закреплено в должностной инструкции или приказе․
Обратите внимание! Заполнение трудовой книжки — это не просто формальность, а важная кадровая процедура, которая должна соответствовать установленным правилам․
Как оформляется трудовая книжка при приеме на работу?
При приеме на работу нового сотрудника, который ранее не работал, работодатель обязан:
- Оформить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора․
- Внести в трудовую книжку запись о приеме на работу с указанием должности, структурного подразделения, даты приема и основания приема (приказ)․
- Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (если есть)․
Пример записи в трудовой книжке:
Пример записи при приеме на работу:
Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга и продаж с 15 января 2026 года на основании приказа от 14 января 2026 года № 12-к․
Подпись: Иванов И․И․ (специалист отдела кадров)
Печать: ООО «Ромашка»
Кто несет ответственность за ведение трудовой книжки?
Ответственность за правильное ведение, хранение и заполнение трудовой книжки несет работодатель․
- Работодатель отвечает за своевременное внесение записей о приеме, переводе, увольнении․
- Работодатель обязан хранить трудовые книжки в надлежащих условиях и обеспечивать их сохранность․
- Работодатель отвечает за выдачу трудовой книжки при увольнении в последний день работы․
Важно! В случае утраты или повреждения трудовой книжки ответственность за восстановление данных несет работодатель․
Что делать, если работник обнаружил ошибку в трудовой книжке?
Если работник обнаружил неточности или неполные сведения в трудовой книжке, он вправе:
- Направить письменное заявление работодателю с просьбой внести исправления․
- Работодатель обязан рассмотреть заявление и внести корректировки в установленный срок․
- Если работодатель отказывается исправлять ошибку, работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд․
Электронные трудовые книжки: новые правила
С 2021 года в России внедрены электронные трудовые книжки․ Это не отменяет бумажные трудовые книжки, но вводит новые правила учета․
- Сведения о трудовой деятельности хранятся в СФР (Социалфонд России)․
- Работодатели обязаны сдавать отчеты в СФР (например, ЕФС-1)․
- Работник может запросить справку о трудовом стаже (СТД-СФР) в СФР․
- Бумажная трудовая книжка остается актуальной, если работник выбрал её хранение у работодателя․
Как получить информацию о трудовом стаже:
- Через личный кабинет на сайте rostrud․gov․ru․
- Через портал Госуслуг;
- Подав заявление в СФР․
Кто оплачивает бланки трудовых книжек?
Бланки трудовых книжек и вкладышей приобретает и оплачивает работодатель․
- Работодатель вправе взять с работника стоимость бланка, если это предусмотрено локальными нормативными актами․
- Стоимость бланка не должна превышать установленных законодательством норм․
- Трудовые книжки выдает и заполняет работодатель или уполномоченное им лицо․
- Основным ответственным лицом является специалист отдела кадров, но это может быть и руководитель, и другой сотрудник с соответствующими полномочиями․
- Работодатель несет ответственность за правильность, своевременность и сохранность записей․
- При обнаружении ошибок работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об исправлении․
- Электронные трудовые книжки не отменяют бумажные, но вводят новые правила учета и хранения данных․
Самое главное помнить:
Работодатель — это ключевое лицо, ответственное за выдачу, заполнение и хранение трудовых книжек․ От правильности ведения этого документа зависит трудовой стаж работника и его права в будущем․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Может ли работник сам заполнить трудовую книжку?
Ответ: Нет, заполнение трудовой книжки — это обязанность работодателя или уполномоченного им лица․ Работник не вправе самостоятельно вносить записи в свою трудовую книжку․
Вопрос 2: Может ли работодатель — физическое лицо (не ИП) вести трудовую книжку?
Ответ: Нет, работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не обязаны вести трудовые книжки․ В этом случае стаж подтверждается другими документами․
Вопрос 3: Что делать, если работодатель отказывается заполнить трудовую книжку?
Ответ: Работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд с жалобой на работодателя․ Также можно направить письменное заявление с требованием оформить трудовую книжку․
Вопрос 4: Нужно ли заверять записи в трудовой книжке печатью?
Ответ: Записи в трудовой книжке заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если есть)․ Если у организации нет печати, достаточно подписи․
Вопрос 5: Можно ли внести запись в трудовую книжку при совместительстве?
Ответ: Да, но только если работник не работает по основному месту на момент внесения записи․
Если у вас остались вопросы по теме, обратитесь к специалисту по кадрам или в трудовую инспекцию․