Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж работы. Для менеджеров, как и для любого другого специалиста, она играет ключевую роль в подтверждении квалификации, переходе на новые должности и расчётах по пенсии. В этой статье мы разберём, как правильно вести трудовую книжку менеджера, какие записи в неё вносить, как оформлять электронную трудовую книжку (ЭТК) и какие права имеет менеджер по персоналу при подписании документов.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: дата начала работы, должность, стаж, переводы, увольнения и основания для них. По закону (статья 66 ТК РФ) в неё вносятся:
- сведения о работе, которую выполняет сотрудник,
- переводы на другую постоянную работу,
- об увольнении и основания для него.
Для менеджеров это особенно важно, поскольку их должности часто меняются, а также требуют подтверждения квалификации и опыта.
Бумажная и электронная трудовая книжка
С 2026 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако бумажная версия до сих пор остаётся обязательной для некоторых организаций.
Ключевые моменты:
- Переход на ЭТК – работодатели обязаны вести учёт одновременно в бумажной и электронной форме.
- Права и обязанности – работодатель передаёт информацию в ПФР, а также хранит данные в единой базе.
- Проверка данных – работник может проверить корректность записей в ЭТК через портал госуслуг.
Согласно статье «Трудовая книжка: что это, как выглядит, для чего нужна, какие данные вносятся» (2026‑05‑13), в законе не упоминается термин «электронная трудовая книжка», но в ПФР уже используется единственная база данных.
Как записать должность менеджера в трудовой книжке?
В трудовой книжке должность должна полностью соответствовать приказу, на основании которого сотрудник был принят на работу. Важно, чтобы запись была точной и не содержала лишних уточнений, если они не предусмотрены приказом.
Пример записи (2020‑03‑13):
Менеджер
Функциональная обязанность: управление активными продажами.
Если в приказе указана более конкретная должность, например «Менеджер активных продаж», то в книжке следует использовать именно эту формулировку. В противном случае можно оставить общую запись «Менеджер» и в договоре прописать конкретные обязанности.
Права менеджера по персоналу при подписании документов
Менеджер по персоналу (HR‑менеджер) имеет право подписывать определённые документы, но не все. Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225), ответственность за ведение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя.
Новый генеральный директор может считать, что подпись менеджера по персоналу допустима на приказах о приёме на работу и трудовых договорах. Однако:
- Подпись должна быть подтверждена приказом о назначении менеджера на должность.
- Если в приказе указана подпись HR‑менеджера, то это допустимо.
- Если такой подписи нет, то подпись должна быть от лица руководителя или уполномоченного лица.
Таким образом, менеджер по персоналу может подписывать документы, если это предусмотрено внутренними нормативами компании и приказом о приёме.
Шаги по оформлению записи в трудовой книжке менеджера
- Получение приказа о приёме – в приказе должна быть указана должность и дата начала работы.
- Запись в книжке – в первой строке указывается дата начала работы, название должности, а в следующей строке – функциональная обязанность.
- Подпись руководителя – руководитель компании подписывает запись.
- Проверка и хранение – работодатель хранит копию приказа и подтверждает запись в ЭТК.
Пример оформления трудового договора с менеджером по продажам (2020)
В договоре следует указать:
- Точную должность (например, «Менеджер активных продаж»),
- Обязанности и цели, которые менеджер должен достигать,
- Условия оплаты, бонусов и премий.
После подписания договора руководитель вносит запись в трудовую книжку, подтверждая согласованную должность и обязанности.
Как проверить корректность записи в ЭТК?
Работник может проверить данные через портал госуслуг, введя номер трудовой книжки и личные данные. Если в ЭТК есть несоответствия, необходимо обратиться в отдел кадров для исправления.
Ключевые даты и нормативные акты
- – Постановление Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках».
- 2026‑05‑12 – статья «Трудовая книжка: что это, как выглядит, для чего нужна, какие данные вносятся».
- 2026‑03‑17 – статья «Электронная трудовая книжка: что это такое, как сделать и вести ЭТК».
- 2026‑05‑13 – статья «Трудовая книжка: что это такое, как выглядит, для чего нужна, какие данные вносятся».
- 2026‑02‑05 – статья «Трудовая книжка: что это, зачем нужна и как сделать».
Для менеджеров важно:
- Точно фиксировать должность и обязанности в трудовой книжке,
- Проверять корректность записей в ЭТК,
- Соблюдать требования законодательства о подписании документов,
- Обеспечивать своевременное обновление данных при переводах и увольнениях.
Следуя этим рекомендациям, менеджер сможет избежать ошибок в учёте и гарантировать правильное подтверждение своего опыта и квалификации.