Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ От правильности и аккуратности её заполнения зависит не только репутация работодателя, но и права работника․ Особенно актуальным становится вопрос: можно ли оставлять две пустые строки между записями в трудовой книжке? На этот и другие сопутствующие вопросы мы ответим в данной статье․

Нормативная база: что говорит закон?

Заполнение трудовых книжек регулируется несколькими ключевыми нормативными актами:

• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69 — утверждает Инструкцию по заполнению трудовых книжек;
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г․ № 320н — устанавливает Порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• Трудовой кодекс РФ — содержит общие требования к ведению трудовой документации․

Согласно этим документам, в трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике;
• информация о выполняемой работе;
• записи о переводе на другую постоянную работу;
• сведения об увольнении;
• основания прекращения трудового договора;
• сведения о награждениях за успехи в работе․

При этом ни один нормативный акт не содержит прямого запрета на наличие двух пустых строк между записями․ Однако это не означает, что такие пропуски допустимы в любом случае․

Когда допустимо оставлять две строки?

Согласно пункту 1․2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление № 69), записи должны вноситься в строгом хронологическом порядке без пропусков․ Однако есть исключения:

При наличии печатей

Если на предыдущей записи стоит печать, которая занимает одну-две строки, то их можно пропустить․ Например:

В данном случае пропуск двух строк под печатью допустим, так как печать является официальным реквизитом записи․

При переходе на новую страницу

Если запись заканчивается на границе страницы, а следующая запись начинается на новой странице, допускается оставлять несколько пустых строк для эстетики и удобства чтения․

Почему нельзя оставлять две пустые строки без оснований?

Необоснованные пропуски между записями могут привести к следующим проблемам:

• Ошибки при проверке: Инспекторы труда или Пенсионного фонда могут усомниться в подлинности документа;
• Необходимость дубликата: При обнаружении ошибок работодателю может потребоватся оформить дубликат трудовой книжки, что усложняет процесс;
• Проблемы при трудоустройстве: Новый работодатель или кадровое агентство может усомниться в подлинности записей;
• Юридические риски: В случае споров о трудовом стаже некорректное оформление может быть использовано против работодателя․

Поэтому рекомендуется заполнять все строки подряд, без пропусков․

Как правильно заполнить трудовую книжку при наличии двух строк?

Если между записями осталось две пустые строки, их можно заполнить следующим образом:

Внести дополнительную информацию

Например, если работник был награжден почетной грамотой или прошел повышение квалификации:

Заполнить дублирующей записью

Если нет дополнительной информации, можно продублировать последнюю запись с пометкой «Запись дублирована для заполнения строки»:

Однако такой способ не является идеальным и может вызвать вопросы у проверяющих органов․

Образец правильного заполнения трудовой книжки

Рассмотрим пример корректного заполнения трудовой книжки без пропусков:

Обратите внимание: каждая запись пронумерована, дата и номер приказа указаны корректно, печати проставлены на каждой записи․

Ответственность работодателя за неправильное заполнение

Согласно статье 5․27 КоАП РФ, нарушение правил ведения трудовых книжек может повлечь:

• предупреждение;
• наложение административного штрафа на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей;
• наложение административного штрафа на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей․

Кроме того, неправильное оформление может привести к:

• отказу в назначении пенсии;
• проблемам при трудоустройстве;
• судебным разбирательствам․

Часто задаваемые вопросы

❓ Можно ли оставлять две пустые строки между записями?

Ответ: Только если между записями стоит печать, занимающая одну-две строки․ В остальных случаях это недопустимо․

❓ Что делать, если между записями осталось две пустые строки?

Ответ: Заполнить их дополнительной информацией или продублировать последнюю запись с пометкой․

❓ Можно ли зачеркнуть пустые строки?

Ответ: Нет, зачеркивания не допускаются․ Рекомендуется заполнить строки корректными записями․

❓ Нужно ли ставить печать на каждой записи?

Ответ: Да, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, на каждой записи должна стоять печать организации․

❓ Что делать, если работодатель не поставил печать на записи?

Ответ: Работодатель обязан внести исправление и поставить печать․ В противном случае запись может быть признана недействительной․

Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок, споров и административной ответственности․ Помните: трудовая книжка — это официальный документ, от которого зависит трудовая судьба работника․

Полезные ссылки и нормативные акты

• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г․ № 320н
• Трудовой кодекс РФ
• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ

Дата публикации статьи: 22 мая 2026 г․