Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, можно ли её отправить по почте, если работник подал электронное заявление, актуален как для работодателей, так и для сотрудников. Ниже разберём законодательные основы, порядок оформления и сроки исполнения, а также приведём образец заявления.
Законодательная база
- Статья 84.1 Трудового кодекса РФ – регулирует порядок выдачи трудовой книжки при увольнении. В части 6 этой статьи говорится о возможности отправки книги по почте с письменным согласием работника.
- Трудовой кодекс РФ – устанавливает, что работник имеет право получить трудовую книжку в течение 3 дней после увольнения.
- Постановление Минтруда РФ от г. – уточняет, что в случае отказа от личного получения книжки работодатель обязан направить её по почте с согласия работника.
Когда можно отправлять трудовую книжку по почте?
Согласно действующему законодательству, отправка трудовой книжки по почте возможна в следующих случаях:
- Работник не забрал книгу в последний рабочий день.
- Работник отказался от личного получения книги.
- Работник попросил отправить книгу по почте, указав конкретный адрес.
- Работник подписал заявление с согласие на отправку по почте.
Важно, чтобы в заявлении содержался чёткий адрес, собственноручная подпись работника и, при необходимости, контактные данные (телефон, e‑mail).
Как оформить заявление?
Заявление может быть подано как в бумажном виде, так и в электронном формате (если компания использует электронный документооборот). Ниже приведён образец заявления.
Образец заявления (печатный)
14 мар. 2023 г.
От: ФИО работника
Должность: …
Отдел: …
Адрес: …
Телефон: …
Эл. почта: …
Я, ФИО работника, прошу отправить мне трудовую книжку по почте на указанный выше адрес. Принимаю к сведению, что письмо будет отправлено в течение 3 дней с момента получения данного заявления.
Подпись: _______________________
Образец заявления (электронный)
В электронном виде заявление должно быть подписано цифровой подписью работника и содержать те же данные, что и в бумажном варианте. При наличии системы электронного документооборота (например, «Мой Дело») заявление можно отправить напрямую в отдел кадров.
Сроки исполнения
После получения письменного (или электронного) заявления работодатель обязан:
- Подтвердить получение заявления в течение 24 часов.
- Отправить трудовую книжку по почте в течение 3 дней с момента получения заявления.
- Сохранить копию заявления и подтверждение отправки (например, накладную почтовой службы).
Если работник не получил книгу в указанный срок, он имеет право обратиться в отдел кадров с требованием о повторной отправке.
Отправка по почте: практические нюансы
- Почтовая служба должна быть надёжной (например, «Почта России» или курьерская служба с трекинг‑номером).
- Если работник указал адрес другого лица (супруги, родственника), то в заявлении должно быть указано согласие на передачу книги третьему лицу.
- При отсутствии письменного согласия работник не может получить книгу по почте.
- Работодатель обязан хранить книгу до момента её передачи, даже если она отправлена по почте.
Когда электронное заявление не подходит
Если компания не перешла на электронный документооборот, электронное заявление не будет признано действительным. В таком случае работник должен предоставить бумажный вариант заявления, подписанный собственноручно;
Что делать, если работник не получил книгу?
- Проверить статус отправки в системе почтовой службы.
- Обратиться в отдел кадров с письменным запросом о повторной отправке.
- Если книга не найдена, работник может потребовать компенсацию за потерю документа.
Отправка трудовой книжки по почте по электронному заявлению возможна, но при этом необходимо соблюдение следующих условий:
- Наличие письменного (или электронного) согласия работника с чётким адресом.
- Соблюдение сроков: подтверждение получения заявления в течение 24 часов, отправка книги в течение 3 дней.
- Надёжная почтовая служба и сохранение копий документов.
- В случае отказа от личного получения книги, работодатель обязан оформить письменное согласие.
Таким образом, отправка трудовой книжки по почте по электронному заявлению – законный и практичный способ, если соблюдены все требования законодательства и внутренние процедуры компании.