Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника; Согласно Трудовому кодексу РФ, она выдается исключительно самому работнику при увольнении или по его письменному запросу. Однако в реальной жизни возникают ситуации, когда работник не может лично получить свой документ: болезнь, командировка, переезд в другой город, нахождение за границей и т.д. В таких случаях возникает вопрос: можно ли выдать трудовую книжку другому лицу? Ответ на него неоднозначен, но законодательство предоставляет четкий алгоритм действий.

Общее правило: трудовая книжка выдается только работнику

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку самому работнику под роспись в день увольнения. Аналогично, при запросе копий или выписок из трудовой книжки (например, для получения льгот, кредита, пенсии) документ передается только работнику или по его письменному согласию.

Важно! Трудовой кодекс РФ не предусматривает прямой возможности выдачи оригинала трудовой книжки третьему лицу, даже по устной просьбе работника. Это связано с тем, что трудовая книжка содержит персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, сведения о работе, наградах, образовании), которые защищены законом о персональных данных (ФЗ-152).

Исключение: выдача по нотариальной доверенности

Единственный законный способ передать трудовую книжку другому лицу — это нотариально заверенная доверенность.

Согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ, доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. В случае с трудовой книжкой доверенность должна:

• Быть составлена в письменной форме;
• Заверена нотариусом (только нотариальная доверенность имеет юридическую силу для получения трудовой книжки);
• Содержать полные реквизиты доверителя (работника) и доверенного лица (представителя): ФИО, паспортные данные, адреса;
• Четко указывать полномочия: «получить трудовую книжку от имени работника в организации [название]»;
• Иметь срок действия (если срок не указан — доверенность действует один год).

Представитель при получении трудовой книжки должен предъявить:

• Нотариально заверенную доверенность;
• Свой паспорт;
• Паспорт работника (копию или оригинал — по требованию кадровой службы).

Кадровая служба вправе потребовать проверки подлинности доверенности через Единый реестр нотариальных действий (ЕРНД) или посредством связи с нотариусом, выдавшим документ.

Почему не подойдут другие формы уполномочия?

Многие работники ошибочно полагают, что достаточно простой письменной доверенности, расписки или электронного заявления. Это неправильно.

• Простая письменная доверенность — не имеет юридической силы для получения трудовой книжки. Кадровики не обязаны принимать такой документ.
• Электронное заявление — даже если работник отправил его через корпоративный портал или почту, это не заменяет нотариальную доверенность.
• Устное согласие — недопустимо. Работодатель несет ответственность за утрату или неправомерную выдачу трудовой книжки.

Пример из практики: В 2024 году Роструд в Письме № ПГ/14294-6-1 от подтвердил, что передача трудовой книжки третьему лицу без нотариальной доверенности нарушает требования законодательства о защите персональных данных и может повлечь административную ответственность работодателя (ст. 13.11 КоАП РФ).

Альтернативы: выдача копий и выписок

Если работник не может лично получить оригинал трудовой книжки, он может запросить выписку или копию документа. Это безопасный и законный способ предоставить информацию третьим лицам (например, банку, Пенсионному фонду, новому работодателю).

Порядок выдачи выписок:

1. Работник подает письменное заявление в кадровую службу с просьбой выдать выписку из трудовой книжки.
2. Кадровик оформляет выписку на бланке организации, заверяет ее печатью и подписью руководителя.
3. Выписка передается работнику лично или по его письменному согласию — почтой или электронно (если работник предоставил адрес для отправки).

Важно! Согласно Письму Роструда от , передача копий трудовой книжки третьим лицам допустима только при наличии письменного согласия работника на обработку его персональных данных.

Что делать, если работник не может явиться за книжкой в другой город?

Судебная практика (в т.ч. по делам, рассматриваемым в ГАРАНТ.РУ) однозначна: работник не обязан приезжать в другой город за трудовой книжкой.

В таких случаях работодатель обязан:

• Направить трудовую книжку по почте только с письменного согласия работника (ст. 84.1 ТК РФ);
• Или оформить нотариальную доверенность на получение документа доверенным лицом в городе нахождения работодателя;
• Или направить выписку из трудовой книжки по запросу работника.

Отказ в отправке трудовой книжки по почте без согласия работника — нарушение трудового законодательства и повод для обращения в трудовую инспекцию.

Риски для работодателя

Неправомерная выдача трудовой книжки третьему лицу без нотариальной доверенности может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ — штраф до 75 000 рублей для организации и до 20 000 рублей для должностного лица за нарушение законодательства о персональных данных;
• Гражданскую ответственность — если документ будет использован мошенниками для получения кредита, пенсии или трудоустройства;
• Репутационный ущерб — потеря доверия со стороны сотрудников и партнеров.

В 2025 году в рамках усиления контроля за обработкой персональных данных Роскомнадзор начал проводить выборочные проверки в организациях, где были зафиксированы случаи выдачи трудовых книжек без доверенностей.

Практические рекомендации

Для работодателей и кадровых служб:

• Не выдавайте трудовую книжку без нотариальной доверенности — даже если работник «сам просил».
• Объясните сотруднику порядок оформления доверенности: где и как её заверить, какие документы нужны.
• Предложите альтернативу: выписку из трудовой книжки — она легальна, безопасна и часто достаточна для целей третьих лиц.
• Сохраняйте копии доверенностей в личном деле работника как доказательство соблюдения закона.
• Используйте электронные сервисы: если работник оформил электронную трудовую книжку, выписки можно отправить через портал Госуслуг — это удобно и безопасно.

Для работников:

• Если вы не можете лично получить трудовую книжку — заранее оформите нотариальную доверенность.
• Не передавайте оригинал трудовой книжки третьим лицам, даже родственникам — без доверенности.
• Запросите выписку — она имеет ту же юридическую силу для большинства целей (пенсия, кредит, трудоустройство).

Выдать трудовую книжку другому лицу можно, но только по нотариально заверенной доверенности. Любые иные формы уполномочия — устные, письменные, электронные — не являются законными основаниями для передачи оригинала документа. Это не бюрократия — это защита ваших персональных данных и прав работника.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумага. Это история вашей профессиональной жизни. Её передача должна быть строго регламентирована и защищена законом.

Соблюдение этих правил — залог законности, безопасности и доверия в трудовых отношениях.