Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Она строго охраняется законом‚ и за ее сохранность работодатель несет полную ответственность. Но что делать‚ если сотрудник просит выдать трудовую книжку на время? Например‚ для оформления кредита‚ получения субсидии или подтверждения стажа в другом ведомстве? В этой статье мы подробно разберем‚ как действовать кадровику или руководителю в такой ситуации‚ чтобы не нарушить закон.

Законодательная база: можно ли выдавать трудовую книжку на руки?

Согласно статье 62 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку только в день увольнения. Во всех остальных случаях по просьбе сотрудника работодатель должен предоставить копию трудовой книжки или выписку из нее‚ заверенные надлежащим образом‚ в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления.

Действующее законодательство не предусматривает временную выдачу оригинала трудовой книжки работающему сотруднику. Если работодатель просто возьмет с работника расписку о том‚ что тот забрал документ на пару дней‚ в случае проверки Трудовая инспекция (ГИТ) может оштрафовать компанию по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Какие риски несет работодатель?

Выдача оригинала трудовой книжки на время — это серьезный риск для работодателя. Рассмотрим основные негативные последствия:

• Штрафы от ГИТ. Отсутствие трудовой книжки у работодателя в период действия трудового договора является нарушением. Даже если сотрудник принесет расписку‚ инспектора она не убедит.
• Утрата или порча документа. Если сотрудник потеряет книжку‚ восстанавливать ее придется работодателю. Это долгий и сложный процесс‚ требующий рассылки запросов в архивы и предыдущие места работы.
• Судебные иски. Если работник потеряет трудовую‚ он может обратиться в суд и потребовать возместить ему ущерб (например‚ из-за невозможности оформить пенсию или получить кредит). Практика показывает‚ что суды часто встают на сторону работников‚ даже если была написана расписка о добровольной передаче документа.
• Проблемы с ведением учета. Трудовые книжки и вкладыши к ним являются документами строгой отчетности. Книга учета движения трудовых книжек должна вестись на бумажном носителе‚ и временная выдача оригинала нарушает порядок этого учета.

Что делать‚ если сотруднику срочно нужен оригинал?

Часто банки‚ органы соцзащиты или посольства требуют именно оригинал трудовой книжки. Как помочь сотруднику‚ не нарушая закон?

Выдача заверенной копии

В 90% случаев для оформления ипотеки‚ визы или пособия достаточно правильно заверенной копии.

1. Работник пишет заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки.
2. Кадровик снимает копии со всех заполненных страниц.
3. На каждом листе ставится заверительная надпись: «Верно»‚ должность лица‚ заверившего документ‚ подпись‚ расшифровка подписи и дата.
4. Если копия нужна для целей пенсионного страхования или социальных выплат‚ с 2023 года обязательно добавляется надпись: «Подлинник документа находится в ООО «Название»».
5. Листы прошиваются‚ нумеруются‚ и на сшивке ставится печать и подпись.

Предоставление сведений о трудовой деятельности (выписка из ЭТК)

С учетом цифровизации все больше работников переходят на электронную трудовую книжку (ЭТК). Начиная с 2021 года при приеме на работу впервые в 2026 году и позже трудовая книжка оформляется исключительно в электронной форме. Сведения о трудовой деятельности храняться в базе Социального фонда России (СФР).

Если сотрудник перешел на ЭТК‚ он может в любой момент:

• Получить выписку из электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги».
• Обратиться в МФЦ или отделение СФР за бумажной выпиской.
• Запросить у текущего работодателя сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выдается в день увольнения или по заявлению работника в течение 3 дней).

Многие банки и ведомства уже принимают выписки из ЭТК вместо оригинала бумажной трудовой книжки.

Исключительные случаи: как оформить временную выдачу (если без этого никак)

Если организация-запроситель категорически отказывается принимать копию или выписку из ЭТК и требует только оригинал‚ работодатель может пойти навстречу‚ но должен сделать это по всем правилам делопроизводства:

1. Письменное заявление. Сотрудник пишет заявление: «Прошу выдать мне оригинал трудовой книжки на срок до 5 рабочих дней для предоставления в ПФР (банк и т.д.)».
2. Приказ. Работодатель издает приказ о временной выдаче документа (хотя прямого указания в ТК РФ на это нет‚ приказ снимает часть ответственности с кадровика).
3. Расписка работника. В ней обязательно должно быть указано: ФИО работника‚ серия и номер трудовой книжки‚ цель выдачи‚ срок‚ на который выдается документ‚ и обязательство вернуть его в целости.
4. Внесение записи в Книгу учета. В книге учета движения трудовых книжек делается отметка о временной выдаче (например‚ указывается дата выдачи и номер расписки).

Важно: Даже при наличии расписки‚ если трудовая книжка не будет возвращена в срок‚ работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости вернуть документ.

Ответственность работника за невозврат

Если сотрудник не возвращает трудовую книжку в указанный в расписке срок‚ работодатель должен:

• Направить работнику письменное уведомление с требованием немедленно вернуть документ.
• Если книжка утеряна работником‚ он должен написать заявление о выдаче дубликата. В этом случае работодатель оформляет дубликат‚ а все расходы по восстановлению записей несет работник (или взыскиваются через суд‚ если работник отказывается).

Резюме

Выдача оригинала бумажной трудовой книжки работающему сотруднику на время — это нарушение трудового законодательства‚ которое влечет за собой риски штрафов и судебных исков. Оптимальный и законный путь — выдача заверенной копии или предоставление сведений из электронной трудовой книжки. Если же выдача оригинала неизбежна‚ обязательно фиксируйте этот факт заявлением сотрудника‚ его распиской и приказом по организации‚ чтобы минимизировать риски для компании.