Трудовая книжка – один из самых важных документов в российской трудовой системе. Она фиксирует историю трудовой деятельности сотрудника, а также содержит сведения о наградах, премиях и иных достижениях. Вопрос о том, можно ли выдавать трудовую книжку работнику «на руки» во время работы, часто возникает у работодателей, особенно в небольших компаниях и организациях с ограниченными ресурсами. Ниже мы разберём правовые основы, практические рекомендации, возможные риски и лучшие практики оформления такой выдачи.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (статья 121) – устанавливает, что трудовая книжка является официальным документом, который хранится у работодателя. Работник имеет право получить копию трудовой книжки в течение 30 календарных дней с момента запроса.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек – в частности, пункт 25, который гласит: «Внесению в трудовую книжку подлежит ряд сведений о награждении за трудовые заслуги…». Это означает, что любые сведения, связанные с наградами и премиями, должны быть официально зафиксированы в книге.
• Федеральный закон «О государственной службе» (для государственных служащих) – предусматривает, что трудовая книжка должна храниться в порядке, обеспечивающем её целостность и доступность для проверки.
• Положения о хранении и передаче трудовых книжек – в большинстве случаев трудовая книжка остаётся в распоряжении работодателя, а работник получает только копию. Однако законодательство допускает передачу оригинала при соблюдении определённых условий;

Ключевые моменты из п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек

Пункт 25 уточняет, что в трудовую книжку необходимо вносить сведения о:

• Награждениях за трудовые заслуги (премии, грамоты, медали);
• Участии в конкурсах и соревнованиях;
• Получении дополнительных квалификаций и сертификатов.

Эти сведения фиксируются в оригинале, а копия сохраняется у работодателя в порядке, обеспечивающем её целостность.

Практические рекомендации по выдаче трудовой книжки во время работы

1. Согласование с руководством – перед выдачей книжки необходимо получить одобрение от руководства или ответственного за кадровый учет лица.
2. Подготовка документа – оформите акт выдачи, в котором укажите дату, время, место, а также подписи работника и лица, выдающего книгу.
3. Копия для работодателя – обязательно сделайте копию оригинала (скан или фото) и храните её в электронном архиве.
4. Сохранность документа – работнику необходимо объяснить, как хранить книгу, чтобы избежать повреждений (помех, переплет, потеря страниц).
5. Возврат книги – если работник планирует вернуть книгу, оформите акт возврата и убедитесь, что все страницы целы.
6. Сроки выдачи – если работник запрашивает книгу в течение 30 дней, выдача должна быть произведена в этот срок.

Шаблон акта выдачи трудовой книжки

Возможные риски и как их минимизировать

• Потеря или повреждение документа – при передаче книги работнику существует риск утери или повреждения. Чтобы избежать этого, храните копию и регулярно проверяйте состояние оригинала.
• Нарушение конфиденциальности – трудовая книжка содержит персональные данные. При передаче убедитесь, что работник хранит её в безопасном месте.
• Неправильное внесение сведений – если работник самостоятельно вносит данные, это может нарушить порядок ведения. Всегда проверяйте внесённые записи.
• Юридические последствия – в случае, если книга была передана и не возвращена, работодатель может быть привлечён к ответственности за нарушение законодательства о хранении трудовых книжек.

Лучшие практики

• Периодическая проверка – проводите ревизию трудовых книжек не реже одного раза в год.
• Обучение персонала – проводите тренинги по правильному обращению с трудовыми книжками.
• Электронный архив – храните электронные копии всех трудовых книжек в защищённом облачном сервисе.
• Стандартизация процедур – разработайте внутренние регламенты по выдаче и возврату трудовых книжек.
• Контроль доступа – ограничьте доступ к оригиналам только уполномоченным сотрудникам.

Выдача трудовой книжки работнику «на руки» во время работы возможна, но требует соблюдения строгих процедур и юридических норм. Главное – обеспечить сохранность документа, правильность внесения сведений и соблюдение сроков выдачи. При правильном подходе такой способ передачи не только упрощает процесс, но и повышает доверие между работодателем и сотрудником.

Если вы планируете выдавать трудовую книжку работнику, обязательно:

• Согласуйте процедуру с руководством;
• Оформите акт выдачи и возврата;
• Сделайте копию оригинала и храните её в электронном архиве;
• Обеспечьте работнику инструкции по хранению и защите документа.

Таким образом, соблюдение этих рекомендаций поможет избежать юридических рисков и обеспечит надёжную работу с трудовыми книжками в вашей организации.