С 2020 года в Российской Федерации начался постепенный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к электронному формату учёта трудовой деятельности. Однако полностью отказаться от бумажного носителя пока невозможно: законодательство сохраняет право работника выбрать способ ведения трудовой книжки, а также предусматривает особый порядок её оформления, хранения и заполнения. В данной статье подробно рассмотрены нормативные основания, сроки, процедуры подачи заявлений и практические рекомендации по ведению трудовой книжки на бумажном носителе в 2024‑2026 гг.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вводит понятие электронной трудовой книжки (ЭТК) и устанавливает порядок перехода.
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – регулирует ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» – содержит инструкцию по заполнению бумажных трудовых книжек.
- Письмо Минтруда России от № 14‑2/В‑141 – разъясняет порядок подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
- Постановление Минтруда России от № 69 – утверждает бланк заявления о ведении трудовой книжки в бумажном и электронном виде.
Основные положения перехода
Согласно ч. 2 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ, работник, впервые устраивающийся на работу после , вправе выбрать один из двух способов формирования сведений о трудовой деятельности:
- Ведение трудовой книжки на бумажном носителе;
- Ведение электронной трудовой книжки (в информационной системе ПФР).
Если работник уже имел бумажную трудовую книжку до введения электронного формата, он может продолжить её ведение без подачи заявления. При желании перейти на электронный учёт необходимо подать заявление работодателю.
Сроки подачи заявления
Законодательство устанавливает следующие сроки:
- Для работников, принятых на работу до , заявление о переходе на электронную форму можно подать в любой момент до завершения переходного периода.
- Для работников, впервые устраивающихся на работу с , заявление о выборе способа ведения трудовой книжки должно быть подано не позднее 31 декабря 2020 года (позднее сроки были продлены до конца 2021 года в связи с пандемией, но актуальный нормативный акт устанавливает окончательный срок – ).
- С года ведение бумажных трудовых книжек на бумажном носителе полностью прекращается (ч. 8 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). До этой даты сохраняется право выбора.
Как оформить заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе
Заявление подаётся в письменной форме и может быть оформлено на бланке, утверждённом Минтрудом (Постановление от № 69). Основные реквизиты:
- Наименование организации (работодателя);
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- ИНН (при наличии);
- Выбранный способ ведения трудовой книжки (бумажный носитель);
- Дата подачи заявления;
- Подпись сотрудника и расшифровка;
- Отметка работодателя о получении (дата, подпись, печать).
Образец заявления можно скачать в формате MS Word с официальных сайтов Минтруда или портала «Госуслуги». После получения заявления работодатель обязан:
- Внести запись о выбранном способе ведения трудовой книжки в личную карточку сотрудника;
- Обеспечить хранение бумажной трудовой книжки в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225);
- При необходимости выдать сотруднику дубликат или выписку из трудовой книжки.
Правила заполнения и хранения бумажной трудовой книжки
Заполнение бумажной трудовой книжки осуществляется согласно инструкции, утверждённой Постановлением Правительства РФ от № 225. Ключевые моменты:
- Записи делаются только от руки чернилами синего или чёрного цвета;
- Каждая запись содержит дату приёма/увольнения, наименование организации, должность, основание (приказ, договор) и подпись уполномоченного лица;
- Запрещено использовать карандаш, корректирующие средства или замазки;
- После каждой записи ставится печать организации (если она имеется);
- Трудовая книжка хранится в личном деле сотрудника в условиях, исключающих повреждение (сухое, защищённое от прямых солнечных лучей место).
Электронная трудовая книжка ведётся в информационной системе ПФР, и работодатель освобождается от обязанности по её хранению и ведению (ч. 3 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). Однако при выборе бумажного носителя ответственность за хранение остаётся у работодателя.
Особенности 2024‑2026 гг.
По состоянию на май 2026 года:
- Большинство крупных компаний уже перевели свои кадровые службы на электронный учёт, но сохраняют возможность ведения бумажных трудовых книжек для сотрудников, сделавших соответствующий выбор;
- Малые предприятия и индивидуальные предприниматели чаще сохраняют бумажный формат из‑за простоты и низкой стоимости ведения;
- С года бумажные трудовые книжки будут полностью выведены из оборота; все данные должны быть перенесены в ЭТК до этой даты.
Практические рекомендации для работников и работодателей
Для работников
- Определитесь с предпочтительным способом ведения трудовой книжки до окончания срока подачи заявления (если вы впервые устраиваетесь на работу после ).
- Сохраните копию поданного заявления и подтверждение его получения от работодателя.
- При ведении бумажной трудовой книжки следите за актуальностью записей: своевременно вносите данные о приёме, переводе, увольнении, повышении квалификации и т.д.
- При переходе на электронную форму убедитесь, что все данные из бумажной книжки перенесены в ЭТК (можно обратиться в ПФР или через личный кабинет на портале «Госуслуги»).
Для работодателей
- Обеспечьте наличие бланков заявлений и инструкций по их заполнению в отделе кадров.
- Ведите реестр поданных заявлений с указанием даты подачи и выбранного способа ведения трудовой книжки.
- Обеспечьте надлежащие условия хранения бумажных трудовых книжек (металлические шкафы, защита от влаги и пожара).
- Проводите периодические проверки соответствия записей в трудовых книжках требованиям инструкции.
- Готовьтесь к полному переходу на электронный формат к года: начните миграцию данных, обучите кадровых сотрудников работе с ПФР и электронными сервисами.