В условиях глобализации и активной миграции кадров вопрос о признании документов о стаже, выданных в других государствах, становится все более актуальным․ Трудовая книжка на иностранном языке — это документ, который часто предоставляют иностранные граждане при трудоустройстве в России, а также наши соотечественники, вернувшиеся из-за рубежа․ Как правильно работать с таким документом работодателю и что нужно знать сотруднику? Разберемся во всех нюансах․
Общие правила и законодательная база
Согласно действующему российскому законодательству, официальные документы, подтверждающие стаж работы, должны быть оформлены на русском языке․ Если трудовая книжка ведется на иностранном языке (например, на украинском, белорусском, казахском или любом другом), она не может быть принята работодателем в первозданном виде для подтверждения стажа․
Здесь важно сделать историческую ремарку․ Но в Вашем случае трудовая книжка оформлена после распада СССР и велась не по правилам ведения трудовых книжек образца 1974 года, которые требовали внесения записей синхронно в раздел на русском языке․ Этим же постановлением были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, а постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года ー инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях․ Советские трудовые книжки имели обязательный русскоязычный блок, чего нельзя сказать о документах независимых государств, выпущенных после 1991 года․
Что делать с иностранной трудовой книжкой?
Если сотрудник предъявляет трудовую книжку, заполненную исключительно на иностранном языке, работодатель не имеет права просто переписать из нее данные в российский бланк․ Существует строгий алгоритм действий:
- Оценка документа․ Прежде всего, необходимо установить, является ли страна, выдавшая документ, участницей международных соглашений с РФ (например, страной СНГ)․ Для граждан некоторых стран (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) действуют упрощенные правила․
- Оформление перевода․ Если документ не имеет юридической силы на территории РФ без перевода, необходимо сделать нотариально заверенный перевод трудовой книжки на русский язык․
- Открытие нового бланка․ Для иностранного гражданина (если он не является высококвалифицированным специалистом или лицом, освобожденным от оформления СНИЛС и трудовой книжки) оформляется новый бланк российской трудовой книжки․ В нее не вносятся записи из иностранного документа, но общий стаж, подтвержденный нотариальным переводом, может быть указан в разделе «Сведения о работе» общим итогом․
Особенности заполнения дубликата
В случае утери документа или его порчи, возникает необходимость восстановления данных․ Особенности заполнения дубликата трудовой книжки описаны в статье 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек․ 7․1․ Дубликат трудовой книжки заполняется на основании подтверждающих документов․ Если работник предоставил справки с прежних мест работы на иностранном языке, они также подлежат нотариальному переводу․ Только после этого данные могут быть внесены в дубликат․
Наименование организации на двух языках
Отдельный вопрос возникает, когда речь идет о записях внутри российской трудовой книжки․ Оформление трудовой книжки сотрудника: допускается ли указывать наименование организации-работодателя в трудовой книжке на русском и иностранном языках? Правила ведения и хранения трудовых книжек строго регламентируют: записи в трудовой книжке производятся на государственном языке РФ — русском․ Указание наименования компании на иностранном языке (например, в скобках рядом с русским названием) не допускается, так как это нарушает унификацию записей и может привести к проблемам при последующем подтверждении стажа․
Цифровизация: электронная трудовая книжка (ЭТК)
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ Россиянам доступен сравнительно новый формат учета стажа — электронная трудовая книжка․ Переход на ЭТК начался в 2020 году, и к 2026 году эта система стала неотъемлемой частью кадрового документооборота․
Электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя․ Просмотреть сведения о стаже сотрудник может через портал «Госуслуг» или личный кабинет на сайте Социального фонда России․
Как это связано с иностранцами? Если гражданин другой страны впервые устраивается на работу в Россию, на него автоматически заводится ЭТК․ Все записи о его работе в российской компании будут вноситься в цифровую базу СФР․ Однако иностранный стаж (из бумажной трудовой книжки на иностранном языке) в ЭТК не переносится автоматически — он учитывается только на основании бумажных нотариально заверенных переводов при назначении пенсии․
Краткий чек-лист для работодателя
- Не принимайте трудовую книжку на иностранном языке как действующий документ без перевода․
- Требуйте нотариально заверенный перевод, если страна не входит в ЕАЭС (или иное соглашение)․
- Не вписывайте иностранные названия компаний в бланк российской трудовой книжки․
- Помните, что советские образцы 1974 года с параллельным русским текстом действительны, если записи велись синхронно․
- При утере оформляйте дубликат строго по Инструкции, опираясь только на переведенные на русский язык подтверждающие документы;
- Учитывайте данные электронной трудовой книжки, которая ведется только в цифровом формате․
Трудовая книжка на иностранном языке требует внимательного и грамотного подхода․ Главное правило — ни одна запись не должна противоречить российскому законодательству, а вся информация должна быть доступна для прочтения на русском языке․ Соблюдение инструкций и своевременное нотариальное заверение переводов обезопасит как работодателя от штрафов, так и сотрудника от потери заслуженного стажа․