Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника; В некоторых случаях сотруднику может потребоваться получить её временно‚ например‚ для предоставления в другие организации или для личного архива. Процедура оформления и выдачи такой книжки регулируется внутренними правилами предприятия и трудовым законодательством.
Что такое «трудовая книжка на время»?
Под этим обычно понимается ситуация‚ когда работодатель (отдел кадров) временно выдает сотруднику его трудовую книжку для каких-либо целей (например‚ для оформления кредита‚ поступления в учебное заведение или в другой работодатель). При этом в самой книжке делается соответствующая запись о том‚ что она выдана временно‚ на определенный срок.
Кто и когда может получить трудовую книжку временно?
Право на временное получение своей трудовой книжки имеет только сам работник‚ чьё имя указано в документе. В исключительных случаях (например‚ при тяжелой болезни‚ инвалидности) её могут получить представители по нотариально заверенной доверенности.
Типичные причины для временного выдачи:
- Предоставление в банк для оформления кредита или ипотеки.
- Предоставление в учебное заведение (колледж‚ вуз) при поступлении;
- Передача новому работодателю до оформления трудового договора (чаще это делается через службу кадров напрямую).
- Личное хранение для восстановления документов после утери или пожара.
Порядок действий в отделе кадров (кадрах)
Процедура получения трудовой книжки на время стандартна и включает несколько обязательных шагов:
- Письменное заявление. Работник пишет заявление на имя руководителя организации или начальника отдела кадров с просьбой временно выдать ему трудовую книжку. В заявлении обязательно указывается причина выдачи и срок‚ на который она нужна (например‚ «на 10 рабочих дней»).
- Оформление «листка выдачи» (корешка). В отделе кадров на основании заявления в самой трудовой книжке (на первом листе или в специально отведенном месте) делается запись:
«Трудовая книжка выдана временно на срок до [дата] для [указать цель‚ например: оформления кредита в Банке X]».
Запись заверяется подписью ответственного лица из отдела кадров и печатью организации. - Внесение записи в личную карточку работника (форма Т-2). В карточке Т-2 также делается отметка о выдаче трудовой книжки временно с указанием даты выдачи и предполагаемой даты возврата.
- Выдача документа. После оформления всех записей работнику выдают саму трудовую книжку. Важно: на время выдачи сотрудник должен оставить в отделе кадров свой паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность‚ либо внести денежный залог (если такая практика предусмотрена локальными актами компании).
Ключевые моменты и важные предупреждения
Сроки
Срок временного пользования устанавливается по согласованию сторон. Он должен быть разумным и соответствовать цели выдачи. Если сотрудник не вернул книжку в срок‚ работодатель вправе истребовать её через суд и применить дисциплинарное взыскание.
Ответственность
За период временного хранения работник несёт полную материальную ответственность за сохранность трудовой книжки. При её утере‚ порче или повреждении он обязан возместить работодателю стоимость нового бланка и затраты на восстановление записей (в соответствии со статьёй 81 Трудового кодекса РФ).
Что НЕЛЬЗЯ делать с временно выданной книжкой:
- Делать в ней самостоятельные записи или исправления.
- Передавать её третьим лицам (кроме случаев‚ прямо оговоренных в заявлении‚ например‚ в конкретный банк).
- Использовать для целей‚ не указанных в заявлении.
Возврат трудовой книжки
По истечении срока или после выполнения цели работник обязан вернуть трудовую книжку в отдел кадров. При возврате сотрудник должен:
- Подписать в журнале выдачи (если он ведется) о факте возврата.
- Получить расписку от сотрудника отдела кадров о приеме документа обратно.
- Убедиться‚ что в книжке не появилось посторонних записей или повреждений.
После возврата запись о временной выдаче в самой книжке не аннулируется. Она остается как историческая справка.
Получение трудовой книжки на время, стандартная‚ но ответственная процедура. Ключ к её успешному прохождению — чёткое и честное взаимодействие с отделом кадров: своевременное подача заявления‚ соблюдение оговоренных сроков и бережное отношение к документу. Все действия должны быть документально оформлены для защиты интересов как работника‚ так и работодателя.
Важно! Данная статья носит информационно-справочный характер. Точный порядок действий может определяться внутренними правилами и локальными нормативными актами вашей конкретной организации. Перед подачей заявления рекомендуется уточнить процедуру в отделе кадров.