Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. С 1 января 2023 г. в России действует новая форма трудовой книжки, а с 1 сентября 2024 г. введены обновлённые правила заполнения. В статье мы разберём, как правильно оформить каждую запись, приведём практические примеры и напомним о ключевых нюансах, которые могут вызвать проблемы в будущем.
Общие принципы заполнения
- Трудовая книжка должна быть заполнена в строгом соответствии с Приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320Н и Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69.
- Записи делаются в порядке их появления: сначала ьный лист, затем разделы «Приём на работу», «Перевод», «Увольнение» и т.д.
- Каждая запись должна содержать полные данные (дата, место, должность, основания, подпись руководителя, печать организации).
- При внесении поправок в существующую запись необходимо оформить корректировку в соответствии с пунктом 4 ст. 77 ТК РФ.
- Неправильное заполнение ьного листа может создать проблемы при проверке трудового стажа, поэтому его оформление требует особого внимания.
ьный лист
На ьном листе фиксируются основные сведения о работнике:
- ФИО, дата рождения, место жительства, серия и номер трудовой книжки.
- Печать организации, подпись руководителя.
- Дата выдачи книжки.
Пример заполнения ьного листа (согласно образцу 2026 г.)
ьный лист
| ФИО | Иванов Иван Иванович |
| Дата рождения | |
| Место жительства | Москва, ул. Ленина, д. 10 |
| Серия и номер | СО 123456 |
| Дата выдачи | |
| Печать | — |
| Подпись руководителя | Петров Петр Петрович |
Запись о приёме на работу
Приём на работу оформляется в первом разделе. В таблице ниже приведён образец записи, актуальный на 2026 г.
Запись о приёме на работу
| № | Дата | Место работы | Должность | Основание | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «Рога и Копыта» | Инженер-строитель | Приём на работу по трудовому договору | Петров П.П. |
Ключевые моменты:
- В столбце 3 указывается полное название организации.
- В столбце 4 — должность, с указанием вида деятельности (если применимо).
- В столбце 5 — точное основание (например, «Приём на работу по трудовому договору»).
- В столбце 6, подпись руководителя и печать.
Запись о переводе (смене места работы)
Перевод оформляется в отдельном разделе. Пример записи о переводе сотрудника из одной организации в другую.
Запись о переводе
| № | Дата | Место работы (новое) | Должность (новое) | Основание | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|
| 2 | АО «ТехноСервис» | Старший инженер | Перевод по внутреннему приказу | Сидоров С.С. |
Запись об увольнении (прекращении трудового договора)
Увольнение фиксируется в разделе «Увольнение». Важно указать точную причину и дату увольнения.
Запись об увольнении
| № | Дата | Основание | Подпись |
|---|---|---|---|
| 3 | Уволен по соглашению сторон (п. 1 ст. 77 ТК РФ) | Петров П.П. |
Корректировка неверной записи
Если в трудовой книжке была допущена ошибка, её необходимо исправить, а не удалить. В соответствии с пунктом 4 ст. 77 ТК РФ, в том же разделе добавляется новая запись‑поправка.
Пример корректировки
| № | Дата | Основание | Подпись |
|---|---|---|---|
| 4 | Запись за номером 3 недействительна. Внесено исправление: «Уволен по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ)» | Петров П.П. |
Дубликаты трудовой книжки
С 1 января 2024 г. порядок выдачи дубликата трудовой книжки изменён. Дубликат оформляется в том же формате, но с отметкой «Дубликат» в ьном листе.
Ключевые требования:
- Дубликат выдаётся по письменному заявлению работника.
- В ьном листе добавляется надпись «Дубликат» и дата выдачи.
- Весь остальной материал копируется без изменений.
Электронная трудовая книжка
С 1 января 2023 г. возможно оформление трудовой книжки в электронном виде. При переходе на электронный формат необходимо:
- Получить согласие работника.
- Провести миграцию данных из бумажной книжки.
- Соблюдать требования к цифровой подписи и хранению данных.
Практический чек‑лист для кадровика
- Проверьте, что у сотрудника есть актуальная форма трудовой книжки (п. 60 Инструкции о трудовых книжках).
- Заполните ьный лист с печатью и подписью.
- Внесите запись о приёме, переводе, увольнении в соответствующие разделы.
- При необходимости внесите поправки, отмечая «Запись за номером ___ недействительна».
- Сохраните копию всех документов в электронном архиве.
- При выдаче дубликата отметьте «Дубликат» в ьном листе.
- Если работник переходит на электронную трудовую книжку, оформите согласие и перенесите данные.
Правильное заполнение трудовой книжки — ключ к надёжному подтверждению трудового стажа. Соблюдение новых форм и правил, указанных в приказах Минтруда, избавит от проблем при проверке, обеспечит юридическую чистоту трудовых отношений и поможет сотруднику избежать лишних вопросов в будущем.
Если у вас возникли вопросы по конкретным случаям заполнения, обратитесь к Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69) или к специалисту по кадровому учёту.