Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника․ Несмотря на постепенный переход к электронному формату, законодательство РФ продолжает требовать от работодателей правильного ведения и хранения бумажных трудовых книжек․ Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок оформления, ведения, хранения и ответственность за нарушение требований․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 65 и ст․ 66․1 устанавливают обязательность наличия трудовой книжки при приёме на работу и порядок её выдачи․
- Постановление Правительства РФ от № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек»․
- Приказ Минтруда РФ от № 69 – инструкция по заполнению трудовых книжек․
- Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от № 245п – утверждение единой формы ЕФС-1 и порядка её заполнения (электронная трудовая книжка)․
- Приказ Минтруда России от № 320н – новые правила ведения и хранения трудовых книжек, действующие с 1 сентября 2021 года․
- Федеральный закон от № 439-ФЗ – регулирует формирование сведений о трудовой деятельности и допускает ведение бумажных книжек при отсутствии электронного варианта․
Кто обязан вести трудовую книжку?
Согласно пункту 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек:
- Трудовая книжка ведётся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней (за исключением нанимателя‑физического лица)․
- При приёме на работу впервые оформление трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее трёх рабочих дней с дня приёма․
- Если работник уже имеет трудовую книжку, работодатель обязан принять её, поставить запись о приёме на работу и далее вести её по установленным правилам․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2020 года началось формирование электронных трудовых книжек․ К 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого:
- Все сведения о трудовой деятельности должны формироваться в электронном виде через систему ЕФС-1․
- Работодатели, не перешедшие на ЭТК, обязаны продолжать вести бумажные трудовые книжки на новых бланках, утверждённых после 2023 года․
- Электронный формат исключает риск потери данных, обеспечивает оперативный доступ к информации о стаже и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом․
По данным Пенсионного фонда РФ на май 2026 года лишь около 6 млн человек выбрали электронную книжку, поэтому значительная часть работодателей всё ещё отвечает за корректное ведение бумажных вариантов․
Журнал учёта движения трудовых книжек
С 2026 года введён обязательный журнал учёта движения трудовых книжек․ Этот документ фиксирует:
- Приём и выдачу трудовых книжек (включая дубликаты)․
- Перемещение книжек между подразделениями организации․
- Хранение и архивацию книжек после увольнения работника․
Ведение журнала осуществляется в бумажном или электронном виде, но должно обеспечивать возможность быстрого поиска и предоставления информации по запросу контролирующих органов․
Порядок заполнения и хранения
Заполнение трудовой книжки
- Записи вносятся только печатным текстом или машинописным способом; рукописные записи допускаются только в случае отсутствия технической возможности и должны быть заверены подписью и печатью работодателя․
- Каждая запись содержит: дату события, наименование организации, должность, вид трудовой деятельности, основание (приказ, договор) и подпись ответственного лица․
- При увольнении делается запись о дате расторжения трудового договора и основании (по соглашению сторон, по инициативе работника и т․д․)․
Хранение трудовой книжки
- Трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода трудовых отношений․
- После увольнения книжка выдаёться работнику под расписку; если работник отказывается получить её, работодатель обязан хранить книжку в течение 50 лет․
- Дубликаты выдаются по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления (п․ 7 Правил)․
Ответственность за нарушение порядка ведения
Нарушение требований по ведению и хранению трудовых книжек влечёт:
- Административные штрафы для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 руб․) и для организаций (от 30 000 до 50 000 руб․) в соответствии со ст․ 5․27 КоАП РФ․
- Возможные гражданско‑правовые исковые требования со стороны работника (например, возмещение ущерба из‑за невозможности подтвердить стаж при назначении пенсии)․
- Дисквалификация должностных лиц на срок от 6 месяцев до 2 лет при повторных нарушениях․
Практические рекомендации для работодателей
- Провести внутренний аудит наличия и состояния всех трудовых книжек (бумажных и электронных)․
- Обеспечить обученных сотрудников, ответственных за ведение книжек, актуальными инструкциями (Минтруда № 69 и Приказ № 320н)․
- Внедрить журнал учёта движения трудовых книжек и назначить ответственного за его ведение․
- При переходе на электронный формат обеспечить интеграцию с системой ЕФС-1 и обучить кадровую службу работе с электронными подписями․
- Хранить бумажные книжки в условиях, исключающих повреждение (сухое, темное место, защищённое от огня и воды)․
- Регулярно (не реже одного раза в год) проверять актуальность записей и своевременно вносить недостающие сведения․
Трудовая книжка по‑прежнему остаётся обязательным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника․ Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек, законодательство РФ сохраняет требования к ведению и хранению бумажных вариантов․ Соблюдение установленных норм не только защищает права работников, но и помогает работодателям избежать штрафов и судебных споров․ Рекомендуется своевременно обновлять внутренние регламенты, обучать персонал и вести строгий учёт движения трудовых книжек – как бумажных, так и электронных․