Трудовая книжка – это официальный персональный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации трудовая книжка ведётся на каждого работника, независимо от формы собственности организации и вида трудового договора.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, статья 66 – «Трудовая книжка».
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (в редакции от ).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 69, ред. от ).
• Федеральный закон от о введении электронных трудовых книжек (ЭТК).

Кто обязан вести трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ и пункту 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, трудовая книжка ведётся на каждого работника в следующих случаях:

1. При приёме на работу впервые (если у сотрудника ещё нет трудовой книжки).
2. При переводе на другую работу внутри той же организации, если ранее книжка не велась.
3. При переходе работника к новому работодателю – предыдущая книжка передаётся новому нанимателю.
4. Если работник сам выбрал бумажный формат ведения трудовой книжки либо ещё не подал заявление о переходе на электронный формат (действительно до ).

Электронная vs бумажная трудовая книжка в 2026 году

С 1 января 2020 г. в России начал действовать Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). По состоянию на :

• Электронная трудовая книжка является основным способом учёта трудовой деятельности. Сведения о работе, стаже, награждениях формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионный фонд РФ.
• Бумажная трудовая книжка сохраняется в двух случаях:
  • работник сам выбрал такой способ ведения документа;
  • работник ещё не подал заявление о переходе на электронный формат (переходный период завершается );

Порядок заполнения трудовой книжки

Заполнение производится уполномоченным лицом организации (как правило, специалистом отдела кадров или уполномоченным сотрудником бухгалтерии). Основные этапы:

1. Оформление титульного листа – указываются ФИО, дата и место рождения, пол, образование, профессия, специальность, серия и номер документа.
2. Внесение сведений о работе – для каждого места работы указываются:
   • дата приёма и увольнения;
   • наименование организации;
   • должность, род занятий;
   • основание для внесения записи (приказ, трудовой договор и т.п.).
3. Запись о награждениях и поощрениях – указываются наименование награды, дата и основание.
4. Подписи и печати – запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она предусмотрена).

Особенности ведения дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае утраты, порчи или изменения личных данных работника. Порядок оформления дубликата регламентирован пунктом В Приказа Минтруда России № 320н:

• Запрос работника о выдаче дубликата.
• Проверка наличия оригинальных записей в личном деле и в электронном реестре ПФР.
• Заполнение дубликата на основании имеющихся сведений (с пометкой «Дубликат»).
• Выдача дубликата работнику под расписку.

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения

Нарушение установленного порядка ведения, учёта, хранения и выдачи трудовых книжек влечёт ответственность, установленную законодательством РФ:

• административная ответственность (штрафы для должностных лиц и организаций);
• дисциплинарная ответственность (выговор, замечание, увольнение);
• в случае умышленного причинения вреда – возможна уголовная ответственность.

Практические рекомендации для работодателей

1. Назначить ответственного за ведение трудовых книжек (лучше – специалиста отдела кадров с доступом к электронному реестру ПФР).
2. Вести внутренний журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
3. Регулярно проводить инструктаж сотрудников, ответственных за заполнение, по актуальным нормативным актам.
4. При переходе на электронный формат обеспечить timely подачу заявлений работниками и своевременную передачу данных в ПФР.
5. Хранить бумажные трудовые книжки в условиях, исключающих повреждение (сухое, темное место, защищённое от огня и влаги).

Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую стаж и права работника на социальные гарантии. Несмотря на активное внедрение электронных форм, трудовая книжка ведёться на каждого работника в бумажном виде, пока сотрудник не выбрал иной способ учёта. Соблюдение установленных правил заполнения, хранения и передачи данных обеспечивает законность трудовых отношений и защищает интересы как работника, так и работодателя.