Трудовая книжка – это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж гражданина. Она регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и имеет установленную форму‚ обязательную для всех работающих лиц. В статье подробно рассмотрены правовые основания‚ содержание‚ порядок ведения и хранения как бумажной‚ так и электронной трудовой книжки.

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – определяет‚ что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника‚ выполняемой им работе‚ переводах на другую постоянную работу‚ об увольнении‚ основаниях прекращения трудового договора и сведениях о награждениях.
• Статья 66;1 ТК РФ (введена Федеральным законом от  № 439‑ФЗ) – регулирует формирование электронной трудовой книжки (ЭТК) в виде сведений о трудовой деятельности‚ хранящихся в электронной базе Социального фонда России (СФР).
• Постановления Правительства РФ и приказы Минтруда России‚ уточняющие образцы заполнения‚ порядок выдачи дубликатов и хранения документов.

Согласно данным на 01:39:50 ()‚ актуальная редакция статей 66 и 66.1 ТК РФ действует без изменений с .

Что вносится в трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Личные данные работника (ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия‚ специальность).
2. Сведения о приёме на работу (дата‚ номер и наименование приказа‚ должность‚ структурное подразделение).
3. Информация о переводах на другую постоянную работу (внутри организации или в другую организацию).
4. Сведения о повышении квалификации‚ переобучении‚ аттестации.
5. Данные о награждениях за успехи в работе (грамоты‚ благодарности‚ премии).
6. Основания прекращения трудового договора (увольнение по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ сокращение штата‚ и т.д.) с указанием соответствующих статей ТК РФ.
7. Дата выдачи дубликата (в случае утери или порчи оригинала).

В электронной трудовой книжке указанные сведения хранятся в структурированном виде в базе СФР и доступны работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя.

Бумажная vs электронная трудовая книжка

С 1 января 2020 года в России действует обязательная возможность ведения трудовой книжки в электронной форме. Работник‚ принятый на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору)‚ получает ЭТК по умолчанию‚ однако может выбрать бумажный вариант.

Порядок ведения и хранения трудовой книжки

При приёме на работу

• Работодатель выдаёт новую трудовую книжку (бумажную) либо формирует первую запись в ЭТК.
• Вносится запись о приёме: дата‚ номер и наименование приказа‚ должность‚ подразделение.
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (для бумажной формы).

При переводе‚ повышении или изменении условий труда

• Делается запись о переводе (внутри организации) или о приёме на новую постоянную работу (в другую организацию).
• Указываются основания (приказ‚ соглашение) и дата вступления в силу изменений.

При увольнении

• Вносится запись об увольнении: дата‚ основание (статья ТК РФ)‚ номер и наименование приказа.
• В бумажной книжке ставится отметка «Уволен» и подпись работника о получении трудовой книжки.
• В ЭТК запись формируется автоматически при передаче данных в СФР.

Хранение

• Бумажная трудовая книжка хранится у работника. При утере работник может запросить дубликат у последнего работодателя (или в архиве организации).
• Электронная трудовая книжка хранится в СФР не менее 50 лет после последней записи или до достижения работником пенсионного возраста плюс 10 лет (в зависимости от категории).

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

Нарушение требований ст. 66 и 66.1 ТК РФ влечёт:

• Административную ответственность должностных лиц (штраф от 5 000 до 50 000 рублей).
• Возможное признание записи недействительной‚ что может повлечь трудовые споры при подтверждении стажа.
• При умышленном искажении сведений – уголовная ответственность по статье УК РФ о подделке документов.

Рекомендуется вести внутренний контроль и периодически проводить аудит трудовых книжек (бумажных и электронных) в отделе кадров.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. Закон допускает параллельное ведение‚ однако основным считается тот формат‚ который выбран работником в заявлении при приёме на работу.

Как получить дубликат бумажной трудовой книжки?

Необходимо обратиться к последнему работодателю (или в архив организации) с заявлением и документом‚ подтверждающим личность. Дубликат выдаётся в течение трёх рабочих дней.

Как проверить достоверность сведений в ЭТК?

Сведения доступны в личном кабинете на портале «Госуслуги» в разделе «Трудовая деятельность». При расхождениях следует обратиться в СФР или к работодателю для уточнения.

Нужно ли заверять записи в электронной трудовой книжке печатью?

Нет. В ЭТК заверение осуществляется электронной подписью работодателя при передаче данных в СФР.

Какие сведения не вносятся в трудовую книжку?

Личные данные‚ не связанные с трудовой деятельностью (например‚ семейное положение‚ ИНН‚ СНИЛС – за исключением случаев‚ когда они требуются для оформления пособий).

Трудовая книжка остаётся ключевым документом‚ подтверждающим трудовой стаж и профессиональный путь гражданина. С введением электронной формы процесс ведения стал более прозрачным‚ надёжным и доступным. Однако независимо от выбранного формата соблюдение требований ТК РФ (статьи 66 и 66.1) является обязательным для работодателей и защищает права работников.

Следует помнить:

• Все записи должны быть точными‚ своевременными и подтверждаться соответствующими приказами или соглашениями.
• Хранение и предоставление сведений о трудовой деятельности должно обеспечивать конфиденциальность и защиту от несанкционированного доступа.
• При возникновении сомнений в правильности ведения трудовой книжки рекомендуется обращаться к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.

Соблюдение этих простых правил гарантирует‚ что трудовая книжка будет надёжно отражать ваш профессиональный опыт и послужит solid основой для получения пенсии‚ пособий и новых карьерных возможностей.