Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, бумажные варианты всё ещё востребованы у определённых категорий работников. В данной статье мы подробно рассмотрим:

нормативную базу (статьи ТК РФ и иные акты);
различия между бумажной и электронной трудовой книжкой;
порядок оформления, ведения и хранения;
учёт движения трудовых книжек в отделе кадров;
практические рекомендации для работников и кадровиков.

Нормативная основа: статьи Трудового кодекса РФ

Статья 66 ТК РФ – «Трудовая книжка»

Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В ней фиксируются:

сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях;
информация о наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
данные о периодах работы во вредных и опасных условиях;
иные сведения, предусмотренные законодательством.

Статья также регламентирует порядок выдачи, замены и хранения трудовых книжек.

Статья 66.1 ТК РФ – «Электронная трудовая книжка»

С 1 января 2020 года введена норма, позволяющая вести трудовую книжку в электронном виде. Статья 66.1 ТК РФ устанавливает:

право работника подать заявление о переходе на электронный формат;
обязанность работодателя в течение трёх рабочих дней обеспечить доступ к электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или иной утверждённый информационный ресурс;
равнозначность электронной и бумажной форм с точки зрения юридической силы.

Важно: исключений для совместителей в статье 66.1 нет – они также обязаны получать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде.

Иные нормативные акты

Постановление Правительства РФ от № 437 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
Приказ Минтруда России от № 627н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения»;
Методические рекомендации по учёту движения трудовых книжек (Порядок 320н).

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Преимущества бумажной формы

Не требует доступа к интернету и электронной подписи;
Привычна для старшего поколения работников;
Может храниться в личном архиве без риска кибератак.

Преимущества электронной формы

Мгновенный доступ к выписке и справке через личный кабинет;
Исключает риск потери, повреждения или подделки документа;
Упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом и другими государственными органами;
Снижает расходы на печать, хранение и пересылку бумажных экземпляров.

Как выбрать формат?

Работник может:

Оставить бумажную трудовую книжку (если она уже ведётся и работник не подавал заявление о переходе);
Перейти на электронный формат, подав заявление в бумажном или электронном виде;
Вести оба формата одновременно (для личного удобства), однако официальным считается тот формат, который указан в последнем заявлении работника.

Оформление и ведение трудовой книжки

Первичное оформление при приёме на работу

Согласно пункту 5 части первой статьи 77 ТК РФ, при приёме на работу работодатель обязан:

Заполнить титульный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
Сделать первую запись о приёме на работу (дата, наименование организации, должность, трудовой договор № и дата);
Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации.

Внесение изменений

Каждое событие, влияющее на трудовую стаж (перевод, увольнение, награждение, отпуск по уходу за ребёнком и т.д.) оформляется отдельной записью:

Дата события;
Наименование документа, на основании которого внесено изменение (приказ, соглашение и т.д.);
Краткое содержание изменения;
Подпись ответственного лица и печать.

Выдача выписки и справки

По требованию работника работодатель обязан в течение трёх рабочих дней выдать:

Выписку из трудовой книжки (в бумажном виде или электронном выписке из ЭТК);
Справку о стаже и заработке (при необходимости для пособий, кредитов и т.д.);

Хранение и учёт движения трудовых книжек

Хранение у работодателя

Трудовые книжки сотрудников, которые не выбрали электронный формат, хранятся в отделе кадров в условиях, обеспечивающих их сохранность:

В металлических шкафах или сейфах с ограниченным доступом;
При соблюдении температурного режима (не выше 25 °C) и влажности (не более 60 %);
С ведением журнала учёта движения трудовых книжек (форма по Порядку 320н).

Журнал учёта движения трудовых книжек

В журнале фиксируются:

Дата приёма/выдачи книжки;
ФИО сотрудника;
Номер книжки и серия;
Основание (приказ о приёме, увольнении, переводе и т.д.);
Подпись ответственного лица.

Образец журнала можно скачать в разделе «Методические материалы» на официальном сайте Минтруда России.

Хранение электронных трудовых книжек

Электронные трудовые книжки хранятся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (СЭТОД). Доступ к ним обеспечивается через:

Личный кабинет на портале «Госуслуги»;
Корпоративный портал работодателя (при наличии интеграции с СЭТОД);
Мобильное приложение «Соцзащита».

Срок хранения электронных записей – не менее 50 лет после последней записи о трудовой деятельности.

Переход на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

Подготовка заявления – работник пишет заявление о переходе на электронный формат (можно в свободной форме, но обязательно указать ФИО, дату рождения, номер СНИЛС и предпочтительный способ получения выписки).
Подача заявления – в бумажном виде (отдел кадров) или через личный кабинет на «Госуслугах».
Обработка заявления работодателем – в течение трёх рабочих дней работодатель направляет запрос в Пенсионный фонд о включении работника в реестр ЭТК.
Подтверждение перехода – после получения подтверждения от ПФР работник получает уведомление о successful переходе и может сразу пользоваться электронной выпиской.
Информирование сотрудников – отдел кадров проводит инструктаж о том, как получить выписку, как проверить корректность записей и куда обращаться при ошибках;

Примечание: если работник ранее уже имел электронную трудовую книжку, повторное подача заявления не требуется.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли иметь две трудовые книжки (бумажную и электронную)?: Да, но только одна из них считается основной в соответствии с последним заявлением работника. Вторая может вестись для личного удобства, но не имеет юридической силы при спорах.
Что делать, если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка?: Работник направляет запрос в отдел кадров своего работодателя (или последнего работодателя, если запись относится к прошлому месту работы). Работодатель в течение пяти рабочих дней направляет корректирующее заявление в ПФР.
Нужно ли заверять выписку из электронной трудовой книжки нотариально?: Нет. Выписка, полученная через личный кабинет на «Госуслугах» или иной утверждённый ресурс, имеет ту же юридическую силу, что и заверенная бумажная выписка.
Как хранить бумажную трудовую книжку после увольнения?: Сотрудник может забрать её на руки. Если работник не забрал книжку в течение трёх месяцев, работодатель обязан хранить её в архиве не менее 50 лет.

Трудовая книжка – это не просто формальность, а важный инструмент подтверждения трудового стажа и социальных прав гражданина. В 2026 году coexistируют две равнозначные формы: традиционная бумажная и современная электронная. Знание нормативной базы (статьи 66 и 66.1 ТК РФ, приказы Минтруда, постановления Правительства), умение правильно оформлять записи, вести учёт движения и оперативно получать выписки помогут как работникам защищать свои права, так и кадровикам избегать штрафов и споров.

Следует помнить, что переход на электронный формат – это право, а не обязанность. Выбор остаётся за работником, однако работодатель обязан обеспечить возможность реализации этого права в установленные законом сроки.

Статья подготовлена на основе актуальной информации законодательства РФ и официальных разъяснений Минтруда России на .