Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Правильное её ведение является обязательным требованием законодательства РФ и ряда стран СНГ. В статье рассмотрены нормативно‑правовые акты, порядок заполнения, обязанности работодателя и права работника.
Нормативно‑правовая база
- Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС «О трудовых книжках» от № 656.
- Постановление Министерства труда и социальной защиты РФ от 30 ноября 2023 г. № 47 «Об изменении постановления от 16 июня 2014 г. № 40».
- Приказ Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 305н «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Постановление Правительства РФ от № 132 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек».
- ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документация. Оформление и содержание деловых документов» (рекомендации к оформлению записей).
С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки и вкладыши к ней. С 1 сентября 2023 года вступили в силу новые правила ведения бумажных трудовых книжек, утверждённые приказом Минтруда России.
Типы трудовых книжек
- Трудовая книжка в бумажном виде – традиционный документ, оформляемый в виде книги с листами‑вкладышами.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – создаётся в системе «Госуслуги», хранится в электронном виде и имеет юридическую силу.
Выбор формы зависит от отрасли, размера организации и наличия технической инфраструктуры. При переходе на электронный вариант обязательна синхронизация данных с бумажным архивом в течение 30 дней.
Обязанности работодателя
- Обеспечить каждому новому сотруднику трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение трёх рабочих дней после оформления.
- Заполнять и подписывать все записи в соответствии с установленными формами.
- Сохранять трудовые книжки в архиве не менее 10 лет после увольнения сотрудника (для электронных – в системе с резервным копированием).
- При увольнении заверять запись печатью организации и подписью уполномоченного лица.
- Вести журнал учёта выданных и полученных трудовых книжек (для бумажных экземпляров).
Права работника
- Получить трудовую книжку в срок, указанный выше.
- Контролировать правильность записей и требовать их исправления в случае ошибок.
- При увольнении получить заверенную запись о прекращении трудовых отношений.
- Иметь доступ к своей электронной трудовой книжке через личный кабинет «Госуслуги».
Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки
Приём на работу
- Выдача трудовой книжки (бумажной или электронной).
- Запись в раздел «1. Приём на работу»:
- Дата приёма.
- Наименование организации, её ИНН, ОКПО.
- Должность, разряд, тарифная ставка.
- Срок испытательного периода (если предусмотрен).
- Подпись работника и печать (или электронная подпись) работодателя.
Перемещения, повышения, изменения условий труда
- Внести запись в раздел «2. Перемещения, повышения, изменения условий труда»:
- Дата изменения.
- Новая должность, разряд, тариф.
- Основание (приказ №, дата).
- Подписать запись уполномоченным лицом и поставить печать.
Отпуска и командировки
- В разделе «3. Отпуска» фиксировать:
- Дата начала и окончания отпуска.
- Тип отпуска (ежегодный, по уходу за ребёнком, без сохранения заработной платы и т.п.).
- При командировках указывается дата и цель поездки (по желанию, не является обязательным).
Увольнение
- Запись в раздел «4. Увольнение»:
- Дата увольнения.
- Основание увольнения (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
- Номер приказа об увольнении.
- Запись заверяется печатью организации и подписью уполномоченного лица.
- Работнику выдаётся заверенная копия записи (при необходимости – оригинал).
Корректировка ошибок
- Если обнаружена ошибка, в том же разделе делается запись исправления:
- Дата исправления.
- Текст исправления (что изменено, почему).
- Подпись и печать лица, вносящего исправление.
- Запрещается стирать, использовать корректирующую жидкость или наклеивать новые листы без официального оформления.
Особенности ведения электронных трудовых книжек
- Регистрация в системе «Госуслуги» через Личный кабинет работодателя.
- Заполнение полей происходит в онлайн‑форме, автоматически генерируются подписи и печати.
- Все изменения фиксируются в журнале аудита с указанием времени, пользователя и типа операции.
- Для печати «бумажного» варианта можно сформировать PDF‑отчёт, который имеет юридическую силу при наличии электронной подписи.
- Обеспечьте резервное копирование данных минимум раз в сутки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько времени у работодателя на выдачу трудовой книжки?
Трудовая книжка должна быть выдана в течение трёх рабочих дней после подписания трудового договора.
Можно ли использовать одну трудовую книжку в нескольких организациях?
Да, трудовая книжка переходит от одного работодателя к другому. При этом каждый новый работодатель вносит запись о приёме и увольнении.
Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ошибка исправляется в том же разделе, где была сделана запись. Вносятся дата исправления, описание ошибки и подпись уполномоченного лица. Стирать или использовать корректирующую жидкость запрещено.
Как оформить запись о переводе в другую организацию внутри группы компаний?
Оформляется как «перемещение» с указанием новой организации, её ИНН и даты перевода. При этом в старой организации делается запись об увольнении, а в новой – о приёме;
Нужно ли вести отдельный журнал учёта выданных трудовых книжек?
Да, согласно Приказу Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н, организации обязаны вести журнал учёта выданных и полученных трудовых книжек (бумажных).
Практические рекомендации
- Контролируйте сроки. Введите в календаре напоминания о необходимости заполнить запись в течение 1–2 дней после события.
- Используйте шаблоны. Подготовьте печатные формы (по ГОСТ Р 7.0.8‑2013) и электронные шаблоны, чтобы избежать ошибок.
- Обучайте персонал. Проводите инструктажи для кадровиков и руководителей подразделений раз в полгода.
- Проверяйте подписи и печати. Убедитесь, что подпись уполномоченного лица чёткая, а печать не повреждена.
- Храните архив. Для бумажных книжек используйте сухое, защищённое от прямого света помещение; для электронных – надёжный сервер с резервным копированием.
Ведение трудовых книжек – важный элемент кадрового учёта, который напрямую влияет на права работников и юридическую безопасность организации. Соблюдение нормативных актов, своевременное и корректное заполнение записей, а также правильное хранение документов позволяют избежать конфликтов и штрафов. При переходе на электронные трудовые книжки необходимо обеспечить надёжную ИТ‑инфраструктуру и обучение персонала.
Помните: каждый пункт записи – это юридический факт, который может стать решающим в трудовом споре. Поэтому подходите к ведению трудовых книжек ответственно и системно.