Трудовая книжка – один из важнейших кадровых документов, без которого невозможно оформить прием, перевод, увольнение и многие другие кадровые действия. В статье подробно рассмотрены нормативные акты, новые формы, порядок заполнения и типовые образцы записей, а также ответы на часто задаваемые вопросы.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка (ТК) – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника: даты приема, перевода, увольнения, а также причины прекращения трудового договора. В ней фиксируются:

• Фамилия, имя, отчество и дата рождения.
• Сведения о образовании и квалификации.
• Записи о приёме на работу, переводах, повышениях, изменениях ФИО.
• Записи об увольнении (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по сокращению и др.).

Трудовая книжка хранится у работника, а её заполнением занимается только работодатель (или уполномоченный представитель).

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок ведения трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, пункты о содержании и порядке заполнения ТК.
2. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 225 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
3. Приказ Минтруда РФ от № 320н «Об утверждении формы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также порядка их ведения и хранения».
4. Постановление Правительства РФ от № 1250 «Об утверждении новых образцов трудовых книжек и вкладышей к ним».
5. Письмо Минтруда РФ от № 14‑6/В‑1049 – разъяснение, что старый образец продолжает действовать и не требует обязательного обмена.

Все указанные акты действуют на текущую дату .

Новые формы и образцы (2021‑2026)

С 2021 года в оборот введены новые бланки трудовых книжек и вкладыши. Ключевые изменения:

• Увеличено количество страниц для записей (до 12 листов вкладыша).
• Введён отдельный столбец для указания ЭТК (электронной трудовой книжки).
• Титульный лист теперь содержит графу «Дата выдачи вкладыша» и место для печати работодателя.
• Записи о смене фамилии, имени, отчества оформляются с указанием номера, даты и органа, выдавшего документ (паспорт, свидетельство о браке и т.п.).

Образцы бланков и вкладышей можно скачать бесплатно с официальных ресурсов Минтруда или портала Buhonline.

Порядок заполнения трудовой книжки

Приём на работу

1. Заполняется первая строка (стр. 2‑3) «Принят(а) на работу»:
   • Дата приёма.
   • Наименование организации, её ИНН и ОКПО.
   • Должность (полное название). При совместительстве – указать обе должности.
   • Основание приёма (трудовой договор, приказ, договор подряда).
2. Подпись работника и печать (если используется) ставятся в правой части записи.
3. Ссылка на приказ о приёме (№, дата) указывается в колонке «Копия приказа (справки)».

Перевод, повышение, изменение условий труда

1. В новой строке указывается дата перевода/повышения.
2. Указывается новая должность, новое подразделение, новое основание (приказ №, дата).
3. Если перевод сопровождается изменением условий труда (оклад, график), это фиксируется в отдельной колонке «Условия труда».
4. При переходе на выборную должность (например, руководитель проекта) в колонке «Основание» указывается «по согласованию с Советом директоров» и пр.

Увольнение (прекращение трудового договора)

1. Заполняется строка «Уволен(а)»:
   • Дата увольнения.
   • Причина увольнения – формулировка берётся из ТК РФ (например, «по собственному желанию», «по сокращению численности»).
   • Основание (приказ, соглашение сторон, решение суда).
2. Подпись работника ставится в колонке «Подпись работника», печать работодателя – в колонке «Печать».
3. Если увольнение происходит в связи с переходом на ЭТК, в отдельной графе делается отметка «Перевод в электронную форму».

Изменение ФИО, даты рождения

1. Запись вносится в колонку «Изменения» с указанием:
   • Нового ФИО (или даты рождения).
   • Номера, даты и органа, выдавшего документ (паспорт, свидетельство о браке и т.п.).
2. Запись заверяется подписью работодателя и печатью.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2023 года работодатели могут оформить ЭТК. При этом:

• На титульном листе делается отметка «Перевод в электронную форму» с указанием даты и номера акта о переводе.
• В бумажной книжке фиксируется запись о переводе (см. пункт 4.3).
• ЭТК хранится в системе ЕФС‑1 и доступна работнику через портал Госуслуг.

Примеры типовых записей (в виде таблицы)

Кто отвечает за корректное заполнение?

Ответственность за правильность записей несёт:

• Работодатель (директор, главный бухгалтер, специалист по кадрам) – обязан обеспечить заполнение в соответствии с инструкцией Минтруда.
• Кадровый специалист – непосредственно вносит записи, проверяет наличие приказов и справок.
• Работник – имеет право проверять записи и требовать исправления ошибок.

За нарушение порядка заполнения предусмотрена административная ответственность (штрафы для юридических лиц в размере от 5 000 до 50 000 рублей).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли менять старый образец трудовой книжки на новый?

Нет. По письму Минтруда от № 14‑6/В‑1049 старый образец продолжает действовать, и его обменять на новый не требуется. Работодатель может использовать любой из действующих образцов.

Как оформить запись о смене фамилии после брака?

Запись вносится в колонку «Изменения» со ссылкой на свидетельство о браке: «См. Свидетельство о браке № 12345 от , выдано ЗАГСом г. Москва».

Можно ли подписывать запись в трудовой книжке электронно?

Для бумажной трудовой книжки подпись должна быть рукописной. Электронные подписи применяются только в ЭТК (система ЕФС‑1).

Что делать, если в записи допущена ошибка?

Ошибка исправляется следующим образом:

• Ставится черта через ошибочный текст.
• Вносятся правильные данные рядом, подпись работника и печать работодателя.
• В правом верхнем углу делается пометка «Исправление» и указывается дата.

Полезные ссылки и скачивание образцов

• Приказ Минтруда № 320н (форма бланков)
• Образцы заполнения трудовой книжки (Buhonline)
• Электронная трудовая книжка (Госуслуги)
• Памятка по заполнению от «Система Кадры»

Трудовая книжка – документ, требующий внимательного и точного оформления. С 2021 года введены новые формы и упрощённые правила, но основные принципы остаются прежними: запись должна соответствовать приказу, быть подписана обеими сторонами и заверена печатью работодателя. Соблюдая указанные в статье рекомендации, вы избежите типичных ошибок и обеспечите законность кадровых действий;

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту по кадрам или в отдел кадров вашей организации.