Трудовая книжка – один из ключевых кадровых документов, с которым ежедневно сталкиваются бухгалтеры и специалисты по кадровому учету. В последние годы нормативная база претерпела существенные изменения: переход на электронный формат, новые требования к ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, а также уточнение порядка проведения бухгалтерских записей. Ниже представлен подробный обзор актуальных правил, практических рекомендаций и примеров оформления, которые помогут бухгалтеру избежать ошибок и обеспечить корректный учет трудовых книжек в организации.

Нормативная база и основные понятия

• Инструкция № 58 – регламентирует ведение Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пункт 7.1: работник при получении трудовой книжки расписывается в этой книге).
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» и приказы Минтруда РФ – определяют порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек (ЭТК).
• Приказ ФНС России от  № ЕФС‑1 – единая форма сведений о трудовой деятельности, которая с 2025 года заменяет бумажную трудовую книжку при передаче данных в СФР.
• Постановление Правительства РФ от  – запрет на оформление бумажных трудовых книжек для сотрудников, впервые принятых на работу с 2025 года (только электронный вариант).

Эти нормативные акты формируют основу для бухгалтерского учета трудовых книжек: от первичного оформления до хранения, внесения изменений и предоставления данных в государственные фонды;

Бумажные трудовые книжки: требования к оформлению и учету

Оформление при приеме на работу

• ьный лист заполняется согласно образцу 2026 года (ФИО, дата рождения, профессия, серия и номер книжки).
• После выдачи трудовой книжки сотрудник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пункт 7.1 Инструкции 58).
• При оформлении дубликата необходимо заполнить ьный лист и сделать пометку «Дубликат» в соответствующем поле.

Внесение записей о работе и награждении

• Каждая строка разделена на четыре графы: дата, наименование организации, должность, основание (приказ, трудовой договор).
• Записи о награждении вносятся в отдельный раздел с указанием вида награды, номера и даты документа.
• При заполнении вкладыша к трудовой книжке соблюдаются те же правила; вкладыш считается неотъемлемой частью документа.

Хранение и выдача копий

• Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров (или у уполномоченного лица) в условиях, исключающих повреждение.
• Копия трудовой книжки заверяется ответственным лицом (секретарь, бухгалтер или кадровик) путем проставления печати и подписи с указанием «Копия верна».
• При выдаче копии работник также расписывается в книге учета движения трудовых книжек.

Электронные трудовые книжки (ЭТК): переход и особенности 2024‑2026 гг.

Когда обязателен электронный формат?

• С все newly hired сотрудники (первое трудоустройство) оформляют только ЭТК.
• Сотрудники, принятые до 2025 года, могут продолжать использовать бумажную книжку до её заполнения или до момента перехода на электронный формат по инициативе работодателя.

Порядок ведения ЭТК

• Сведения о приеме, переводе, увольнении, награждении и других кадровых событиях передаются в СФР через форму ЕФС‑1 (раздел «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»).
• Форма ЕФС‑1 подается ежемесячно не позднее 15‑го числа следующего месяца за отчетным периодом.
• В личном кабинете работника на портале «Госуслуги» отражается вся трудовая история в электронном виде.

Преимущества для работника и работодателя

• Минимизация риска утраты или повреждения документа.
• Быстрый доступ к выписке из трудовой книжки в любое время.
• Снижение трудозатрат на ведение книги учета движения трудовых книжек (все данные автоматически фиксируются в ЕФС‑1).
• Возможность оперативного предоставления сведений в ПФР, ФСС и другие государственные органы.

Обязанности бухгалтера при работе с ЭТК

• Обеспечить своевременную загрузку данных в систему бухгалтерского учета (например, в 1С:ЗУП или Контур.Экстерн) для формирования отчетности по страховым взносам.
• Контролировать корректность заполнения полей ЕФС‑1: даты, суммы выплат, коды видов доходов.
• При обнаружении ошибок оперативно направлять уточняющие сведения в СФР (корректирующая форма ЕФС‑1).
• Обеспечить сохранность электронных копий подтверждающих документов (приказы, договоры) в соответствии с требованиями архивного законодательства.

Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки и регистры

Хотя трудовые книжки сами по себе не являются объектом бухгалтерского учета, их оформление и хранение связаны с расходами на канцелярские товары, оплату труда кадровых сотрудников и, в случае электронного формата, с затратами на ИТ‑поддержку. Ниже приведены типовые проводки, которые используются бухгалтерами при учете трудовых книжек.

Учет расходов на бланки трудовых книжек и вкладышей

Дебет 10.01 «Материалы и запасы» – получены бланки трудовой книжки и вкладыша
Кредит 60.01 «Расчеты с поставщиками» – оплата поставщику

Учет услуг по заверению копий трудовой книжки

Дебет 26.02 «Общехозяйственные расходы» – оплата услуг нотариуса или внутреннего заверения
Кредит 60.01 «Расчеты с поставщиками» – оплата за услугу

Учет расходов на ведение электронной трудовой книжки

Дебет 26.03 «Расходы на информационные технологии» – абонентская плата за ЭТК‑систему, обновление ПО
Кредит 60;01 «Расчеты с поставщиками» – оплата провайдеру услуг

Учет доходов от выдачи дубликатов справок о трудовой деятельности

Дебет 50.01 «Касса» – получение оплаты от работника за выдачу дубликата
Кредит 90.01 «Выручка» – отражение дохода

Все указанные проводки отражаются в бухгалтерском учете организации в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета (ПСБУ) и методическими указаниями Минфина РФ.

Ответственность бухгалтера и кадровика

• Нарушение порядка выдачи трудовой книжки (отсутствие подписи в книге учета движения) – административный штраф от 5 000 до 10 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Несвоевременная подача формы ЕФС‑1 – штраф от 10 000 до 20 000 руб. за каждый месяц просрочки.
• Ошибки в заполнении трудовой книжки (неверные данные о должности, датах) могут привести к отказу в назначении пенсии и последующим спорам с работником.
• Несохранность или утрата оригинала трудовой книжки – возможен возврат стоимости документа и компенсация морального вреда работнику.

Для минимизации рисков рекомендуется:

1. Ввести внутренний регламент по работе с трудовыми книжками (бумажными и электронными), утвержденный приказом руководителя.
2. Проводить ежеквартальные инструктажи для сотрудников отдела кадров и бухгалтерии.
3. Использовать проверенные программные продукты (1С:ЗУП, Контур.Экстерн, SAP SuccessFactors) с функцией автоматической генерации формы ЕФС‑1.
4. Вести журнал контроля за timely submission ЕФС‑1 и подписью в книге учета движения трудовых книжек.

Практические рекомендации и образцы документов

Чек‑лист при приеме нового сотрудника (бумажная трудовая книжка)

• Проверить наличие свободного бланка трудовой книжки и вкладыша.
• Заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, профессия, серия/номер).
• Выдать трудовую книжку сотруднику и получить его подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пункт 7.1 Инструкции 58).
• Сделать запись в личной карточке сотрудника (форма Т‑2).
• Оформить приказ о приеме на работу и передать копию в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Чек‑лист при переходе на электронную трудовую книжку

• Убедиться, что у сотрудника есть подтвержденная учетная запись на портале «Госуслуги».
• Заполнить форму ЕФС‑1 за текущий месяц, указав все изменения (прием, перевод, увольнение).
• Проверить корректность данных в личном кабинете работника (отразились ли записи о приеме, должности, заработной плате).
• Архивировать электронную копию приказа о приеме и трудового договора в системе документооборота.
• Уведомить сотрудника о возможности получения выписки из ЭТК через личный кабинет.

Образец записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Образец записи в форме ЕФС‑1 (раздел о трудовой деятельности)

Раздел 1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию
Период: – 
Страхователь: ООО «Бухгалтер-Сервис» (ИНН 7701234567)
Сотрудник: Петров Петр Петрович (СНИЛС 123‑456‑789 01)
Дата приема: 
Должность: Бухгалтер
Сумма начисленной заработной платы: 85 000 руб;
Взносы в ПФР: 12 750 руб.
Взносы в ФСС: 2 550 руб.
Взносы в ФОМС: 1 700 руб.
Доп. взносы на накопительную пенсию: 0 руб.

Трудовая книжка остается важным элементом кадрового документооборота, однако её форма и порядок ведения претерпели существенные изменения в связи с переходом на электронный учет. Бухгалтеру необходимо:

• Знать нормативные требования (Инструкция 58, ЕФС‑1, приказы Минтруда и ФНС).
• Обеспечить своевременное и точное заполнение как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
• Отражать связанные с оформлением и хранением трудовых книжек расходы в бухгалтерском учете согласно Плану счетов.
• Контролировать соблюдение сроков подачи формы ЕФС‑1 и наличия подписей в книге учета движения трудовых книжек.
• Проводить регулярное обучение персонала и использовать автоматизированные системы для минимизации ошибок.

Соблюдение этих правил позволит организации избежать штрафов, обеспечить прозрачность кадрового учета и гарантировать защиту прав работников в части подтверждения их трудового стажа и прав на пенсионное обеспечение.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и практических рекомендаций, действующих на 22 мая 2026 года.