Дата актуализации информации: 21:14:52 ().

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), бумажные носители по‑прежнему широко используются, особенно в небольших организациях и у работников, предпочитающих традиционный формат. Поэтому правильный учёт и реализация трудовых книжек остаётся обязательной функцией кадровой службы и бухгалтерии.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 65.1).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности».
• Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от № 09-20/140554 (СФР) о подтверждении страхового стажа при приёме на работу.
• Письмо Роструда от № 09-20/140554 о передаче полномочий по ведению учёта трудовых книжек.
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части внедрения электронных трудовых книжек».

Книга учёта движения трудовых книжек

Согласно пункту 40 Порядка ведения трудовых книжек, работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в неё. Эта книга фиксирует все операции с трудовыми книжками: приём, выдачу, передачу между подразделениями, хранение, утерю и восстановление.

Основные реквизиты записи

1. Дата операции.
2. Номер записи (последовательная нумерация).
3. ФИО сотрудника.
4. Номер и серия трудовой книжки (или вкладыша).
5. Вид операции (приём на работу, перевод, выдача на руки, возврат, утеря, восстановление).
6. Основание (приказ, договор, акт о утере и т.п.).
7. Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).

Особенности ведения

• Книга ведётся исключительно на бумажном носителе (Минтруд, письмо от ).
• Записи делаются хронологически, без пропусков и исправлений; При необходимости исправления ошибки делаются путём зачёркивания неверной записи, указания правильного варианта рядом и подписи ответственного лица.
• Нумерация записей должна быть непрерывной. При обнаружении пробела в нумерации следует сделать пояснительную запись с указанием причины пропуска и продолжить нумерацию с последующего номера.
• При переходе на электронные трудовые книжки информация о выдаче ЭТК не отражается в бумажном журнале учёта движения трудовых книжек (разъяснение Роструда).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

• Отсутствия универсального доступа к системе у некоторых работников (особенно в сельской местности).
• Требований отдельных отраслевых нормативов, сохраняющих обязательность бумажного документа.
• Необходимости хранения архивных копий для работников, уволенных до введения ЭТК.

Таким образом, в большинстве организаций ведётся двойной учёт: бумажные трудовые книжки (с журналом движения) и электронные (в системе ПФР/СФР).

Ответственность за нарушения учёта трудовых книжек

Нарушение порядка ведения книги учёта движения трудовых книжек может повлечь:

• Предупреждение или штраф от Государственной инспекции труда (ГИТ) в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение требований трудового законодательства о ведении трудовых книжек).
• Штраф от прокуратуры при выявлении факта умышленного сокрытия или falsification записей (ст. 19.7 КоАП РФ).
• Дисквалификация должностных лиц на срок от 6 месяцев до 1 года при повторных нарушениях.
• Возможные гражданско‑правовые последствия: возмещение ущерба работнику в случае утраты трудовой книжки из‑за ненадлежащего учёта.

Практические рекомендации по ведению учёта

1. Назначить ответственного сотрудника (обычно специалист отдела кадров) и утвердить его полномочия приказом руководителя.
2. Вести журнал вBound‑form (журнал с пронумерованными страницами) либо в специально разработанной печатной форме, утверждённой внутренним нормативным актом;
3. Проводить ежемесячную сверку данных журнала с личными делами сотрудников и с данными в системе ПФР/СФР (для ЭТК).
4. При выявлении ошибки немедленно оформлять акт о исправлении, подписывать его руководителем и ответственным лицом, а также хранить акт вместе с журналом.
5. Обеспечить надёжное хранение журнала: металлический шкаф с ограниченным доступом, защита от пожара и влаги.
6. Проводить ежегодное обучение ответственных сотрудников по изменениям в законодательстве и порядку ведения учёта.
7. При переходе на полностью электронный документооборот сохранить бумажный журнал за последние 5 лет в архиве (согласно требованиям хранения трудовых документов).

Учёт и реализация трудовых книжек, это не просто формальная процедура, а важный элемент обеспечения прав работников на подтверждение своего трудового стажа и получения социальных гарантий. Соблюдение требований законодательства, ведение бумажного журнала учёта движения трудовых книжек, правильное взаимодействие с системой электронных трудовых книжек и своевременное реагирование на выявленные нарушения позволяют минимизировать риски штрафов и защищают интересы как работодателя, так и работника.

Соблюдая изложенные выше нормы и рекомендации, организация сможет поддерживать порядок в документообороте, избегать претензий со стороны контролирующих органов и обеспечивать прозрачность кадрового учёта.