Дата актуализации: 23 мая 2026 г․

Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина․ Несмотря на обсуждения о возможной отмене бумажных трудовых книжек, Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) продолжает регулировать порядок их ведения, заполнения и хранения․ В данной статье подробно рассматриваются нормы ТК РФ, касающиеся заполнения трудовых книжек, а также практические аспекты перехода к электронным форматам․

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – определяет понятие трудовой книжки и порядок её выдачи․
• Статья 66․1 ТК РФ – регулирует ведение трудовых книжек в электронной форме․
• Статья 66․2 ТК РФ – устанавливает требования к записям, внесённым в трудовую книжку․
• Постановление Правительства РФ от № 225 – «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и внесения в них записей»․

Общие требования к заполнению трудовой книжки

Согласно ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек, при заполнении документа необходимо соблюдать следующие принципы:

• Достоверность – все сведения должны соответствовать фактам трудовой деятельности․
• Полнота – в книжке отражаются все периоды работы, переводы, повышения, награды и увольнения․
• Последовательность – записи вносятся хронологически, без пропусков․
• Чёткость и читаемость – текст должен быть разборчивым, без исправлений и зачёркиваний (при необходимости исправления оформляются согласно установленному порядку)․
• Подписи и печати – каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации․

Порядок заполнения при приёме на работу

1. При приёме сотрудника на работу кадровая служба проверяет наличие трудовой книжки (или оформляет новую, если её нет)․
2. В разделе «Сведения о работе» делается первая запись:
• Дата приёма;
• Наименование организации (полное, согласно учредительным документам);
• Должность, которую занимает сотрудник;
• Трудовой договор (номер и дата заключения)․
3. Запись заверяется подписью руководителя отдела кадров и печатью организации․
4. Если сотрудник ранее имел трудовую книжку, в неё вносится запись о предыдущем месте работы (согласно пункту 2․1 Правил)․

Записи о переводах, повышениях и наградах

Трудовой кодекс предусматривает обязательное внесение в трудовую книжку следующих сведений:

• Перевод на другую должность (внутри организации или в другое структурное подразделение) – указывается дата перевода, новая должность и подразделение․
• Повышение по службе – аналогично переводу, но с указанием повышения квалификации или разряда․
• Награды и поощрения – внесение записи о награждении государственными наградами, благодарностями, премиями и другими формами поощрения․

Каждая такая запись оформляется отдельным абзацем, заверяется подписью уполномоченного лица и печатью․

Завершение трудовой деятельности и выдача книжки

При увольнении сотрудника:

1. В трудовой книжке делается запись об увольнении:
• Дата увольнения;
• Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т․д․);
• Номер и дата приказа об увольнении․
2. Запись заверяется подписью руководителя и печатью организации․
3. Трудовая книжка выдаётся сотруднику в день увольнения под расписку․

Особенности отправки книжки почтой при увольнении

Если по соглашению сторон трудовая книжка отправляется сотруднику почтой (например, при удалённом увольнении), необходимо:

• Внести запись об отправке в книге движения трудовых книжек (ведётся в отделе кадров)․
• Указать дату отправки, номер почтового отправления и ФИО получателя․
• Сохранить копию квитанции о отправке в личном деле сотрудника․

Такие требования закреплены в пункте 3․2 Правил ведения трудовых книжек․

Переход к электронным трудовым книжкам

С 2021 года в России действует возможность ведения трудовых книжек в электронной форме (статья 66․1 ТК РФ)․ Основные положения:

• Сотрудник может выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную․
• Электронная трудовая книжка формируется в системе «Госуслуги» и доступна работодателю через личный кабинет․
• Записи в электронную книжку вносятся работодателем в течение пяти рабочих дней после события (приём, перевод, увольнение и т․д․)․
• При увольнении работник получает выписку из электронной трудовой книжки в виде PDF‑документа, заверенного электронной подписью․

Минздравсоцразвития отмечает, что отмена бумажных трудовых книжек не станет социальным шоком, если предусмотрен 10‑летний переходный период для тех, кто привык к традиционному формату (см․ заявление А․Сафонова)․

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Регулярно обновлять внутренние инструкции по заполнению трудовых книжек с учётом изменений в ТК РФ и Правилах․
2. Проводить обучение сотрудников отдела кадров правилам внесения записей (особенно при переходе на электронный формат)․
3. Вести журнал движения трудовых книжек с обязательной фиксацией дат отправки почтой и получения расписок․
4. При обнаружении ошибки в записи немедленно оформлять исправление согласно пункту 2․4 Правил (зачёркивание не допускается, исправление оформляется отдельной строкой с ссылкой на ошибочную запись)․
5. Хранить копии всех приказов, связанных с трудовыми книжками, в течение минимум 75 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов)․

Трудовой кодекс РФ чётко регламентирует порядок заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек, обеспечивая защиту прав работников и прозрачность трудовых отношений․ Несмотря на обсуждения о возможной отмене бумажных форм, действующие нормы ТК РФ и Правила ведения трудовых книжек остаются обязательными для всех работодателей․ Постепенный переход к электронным трудовым книжкам предоставляет дополнительные удобства, однако требует соблюдения установленных процедур и внимания к деталям․ Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, кадровые службы смогут избежать ошибок, обеспечить законопослушное ведение документации и минимизировать риски споров с работниками․