Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажный формат продолжает существовать и иметь юридическую силу. Поэтому работодателям по-прежнему крайне важно соблюдать установленные правила ведения‚ хранения и учета трудовых книжек.

В данной статье мы подробно разберем актуальные нормативные требования‚ порядок заполнения и хранения этих документов‚ чтобы кадровики и руководители могли избежать ошибок и штрафов.

Нормативная база: чем регулируется?

На сегодняшний день ведение трудовых книжек регулируется несколькими ключевыми нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) — устанавливает базовые принципы и гарантии.
• Приказ Минтруда России от № 320н — это актуальный документ‚ утвердивший новую форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек. Именно он пришел на смену старым правилам и инструкции.
• Постановление Правительства РФ от № 225 — Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (с учетом последующих изменений‚ включая Постановление Правительства РФ от № 132).
• Постановление Минтруда России от № 69 — Инструкция по заполнению трудовых книжек (действует в части‚ не противоречащей Приказу № 320н);

Примечание: Инструкция Госкомтруда СССР от № 620 фактически не применяется в современных реалиях.

Оформление трудовой книжки впервые

Одно из самых важных правил касается работников‚ которые устраиваются на работу впервые. Согласно законодательству:

Оформление трудовой книжки работнику‚ принятому на работу впервые‚ осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

При этом в трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

1. Фамилия‚ имя‚ отчество (без сокращений).
2. Дата рождения.
3. Образование‚ профессия‚ специальность (на основании предоставленных документов).

Основные правила заполнения

При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо строго соблюдать следующие принципы:

• Записи производятся аккуратно‚ без помарок и сокращений; Все даты указываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными‚ год — четырехзначными (например‚ ).
• Записи о выполняемой работе вносятся только на основании приказа (распоряжения) работодателя‚ не позднее недельного срока со дня издания приказа.
• Запись об увольнении вносится в день увольнения и должна точно соответствовать формулировке ТК РФ со ссылкой на соответствующую статью и пункт.
• Каждая запись в разделах о работе и награждениях должна иметь свой порядковый номер.

Использование бланков старого образца

Многие работодатели задаются вопросом: что делать с бланками старого образца? Ответ однозначен: имеющиеся бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца могут использоваться без ограничения срока. Переход на новые бланки не обязывает уничтожать или списывать старые запасы.

Изменения и нововведения (с 2021 по 2026 год)

С 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда № 320н‚ который существенно обновил порядок работы с трудовыми книжками. Ключевые изменения‚ актуальные и в 2026 году:

1. Новая форма трудовой книжки и вкладыша — изменения коснулись в основном внешнего вида бланка и некоторых формулировок.
2. Упрощение порядка исправления ошибок, теперь неверную запись можно зачеркнуть (в разделах о награждениях и персональных данных)‚ чего ранее делать было нельзя. В разделе о работе зачеркивания по-прежнему недопустимы‚ ошибки исправляются признанием записи недействительной.
3. Дистанционные работники — уточнен порядок внесения записей для сотрудников‚ работающих удаленно.

Хранение и учет трудовых книжек

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу лица. Это оформляется приказом работодателя. Как правило‚ такая ответственность возлагается на кадровика‚ а в небольших организациях — на бухгалтера или руководителя.

Книга учета трудовых книжек

Книгу (журнал) учета трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести‚ как и прежде. Однако теперь ее содержание может определять самостоятельно. Работодатель вправе разработать удобную для себя форму журнала‚ хотя многие по-прежнему используют унифицированную форму.

Правила хранения

Трудовые книжки и вкладыши являются документами строгой отчетности. Они должны храниться:

• В несгораемых сейфах или металлических шкафах.
• В условиях‚ исключающих их порчу‚ хищение или утерю.
• При увольнении работника трудовая книжка выдается ему на руки в день увольнения. Если работник за ней не явился‚ работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости забрать документ‚ после чего работник может получить ее по почте (с его согласия) или забрать лично.

Ответственность работодателя

Несоблюдение правил ведения‚ хранения и учета трудовых книжек влечет за собой серьезные последствия:

1. Административная ответственность, согласно ст. 5.27 КоАП РФ‚ нарушение трудового законодательства грозит штрафами для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей‚ а для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении штрафы еще выше.
2. Материальная ответственность — если работодатель по своей вине лишил работника возможности трудиться (например‚ несвоевременно выдал трудовую книжку)‚ он обязан возместить работнику неполученный заработок.

Правила ведения и хранения трудовых книжек требуют от работодателя внимательности и строгого соблюдения нормативных актов‚ в первую очередь, Приказа Минтруда № 320н и Постановления Правительства № 225. Главное — своевременно вносить корректные записи‚ обеспечить надежное хранение бланков и вести обязательный учет. Это не только защитит права работников‚ но и обезопасит саму организацию от штрафов и судебных исков.