Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и фиксирующий сведения о его трудовой деятельности. С 1 января 2023 года введена новая форма трудовой книжки, а с 1 января 2026 года завершён переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК). В статье подробно рассматриваются нормативно‑правовую базу, порядок выдачи, заполнения, хранения, а также ответственность работодателей и права работников.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие трудовые книжки в Российской Федерации:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑66.1, 67, 68, 69.
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями, внесёнными Постановлениями Правительства РФ от № 51, от № 132, от № 373, от № 257).
3. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрировано в Минюсте РФ № 63748).
4. Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
5. Федеральный закон № 436‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части использования электронных трудовых книжек».
6. Инструкция по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс, пункт 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Основные понятия

• Трудовая книжка (бумажная) – документ установленного образца, выдаваемый работодателем в бумажной форме.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – электронный аналог, хранящийся в Единой общероссийской справочно‑информационной системе по охране труда (ЕИСОТ).
• Вкладыш – отдельный лист, в котором фиксируются сведения о награждениях, повышении квалификации и иных событиях, не требующих постоянного доступа к основной части книги.
• Дубликат трудовой книжки – заменяющий документ, выдаваемый в случае утраты, порчи или невозможности использования оригинала.

Порядок выдачи трудовой книжки

Кому и когда выдаётся

Трудовая книжка (бумажная или электронная) выдаётся:

1. Работнику при приёме на работу впервые (при наличии у него ранее не оформленной трудовой книжки – в этом случае выдается дубликат).
2. Работнику, переходящему с одной организации на другую, если он сохраняет прежний документ.
3. Работнику, который в течение 3 лет не работал (по желанию работника).

Выбор формы

С 2023 года работник имеет право выбрать форму:

• бумажную трудовую книжку (по умолчанию, если иное не указано в коллективном договоре);
• электронную трудовую книжку – для этого необходимо подписать заявление о выборе ЭТК и предоставить согласие на обработку персональных данных.

Документы, необходимые для выдачи

Порядок заполнения трудовой книжки

ьный лист

На ьном листе указываются:

• Наименование организации‑работодателя (полное, с ИНН, ОГРН).
• ФИО работника, дата рождения, место рождения.
• Серия и номер паспорта.
• Дата выдачи книги и подпись (печать) работодателя.

Записи о приёме и увольнении

Каждая запись делается в двух экземплярах (для работодателя и для работника) и должна содержать:

1. Дата и номер приказа (или иного акта), которым оформлен приём/увольнение.
2. Наименование должности, структурного подразделения.
3. Основание (трудовой договор, подр. договор, волонтёрство и т.д.).
4. Сведения о сроке испытательного периода (если он был).
5. Дата увольнения и причина (по инициативе работника, работодателя, сокращение и т.п.).

Записи о повышении квалификации, награждениях, командировках

Эти сведения фиксируются в вкладыше или в отдельном листе, если их количество превышает 5 записей. Важно указывать:

• Наименование мероприятия (курсы, семинар, аттестация).
• Дата начала и окончания.
• Организатор (учебный центр, вуз, предприятие).
• Основание (приказ, распоряжение).

Примеры правильного заполнения

Пример записи о приёме:

 № 12/2024 от Приказа директора ООО «ТехноСервис» о приёме Иванова И.И. на должность инженера‑технолога (трудовой договор № 45/2024 от ). Стаж: 5 лет.

Пример записи о повышении квалификации:

 – – Курсы повышения квалификации «Современные методы автоматизации производства», г. Москва, организатор – ООО «Образование+», приказ № 78/2025 от .

Хранение трудовых книжек

Обязанность работодателя

Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан:

• Хранить оригиналы трудовых книжек в надёжном месте, недоступном для посторонних лиц.
• Обеспечить возможность доступа к книжке работнику в любое время (по его требованию).
• Своевременно вносить записи о приёме, переводе, увольнении и иных событиях.
• При увольнении заверить запись подписью и печатью (или электронной подписью в случае ЭТК).

Сроки хранения

Трудовые книжки хранятся в течение всего периода трудовой деятельности работника и далее – до 5 лет после прекращения трудовых отношений, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Электронная трудовая книжка

ЭТК хранится в ЕИСОТ. Доступ к ней осуществляется через портал Госуслуги или специализированные сервисы работодателя. При этом:

• Записи вносятся в электронный реестр в течение 3 рабочих дней с момента оформления соответствующего акта.
• Работник может просмотреть свою ЭТК в любой момент, используя личный кабинет.
• При необходимости печатной копии работник может запросить её у работодателя (печатный вариант считается официальным документом).

Порядок замены, восстановления и выдачи дубликата

Утрата или порча

В случае утраты, кражи, порчи или уничтожения трудовой книжки работник обязан:

1. Составить заявление о потере (в свободной форме).
2. Предоставить копию паспорта и заявление в отдел кадров.
3. Работодатель оформляет приказ о выдаче дубликата и вносит в него все записи, которые были в оригинале (при наличии подтверждающих документов).

Переход на электронную форму

Работник, имеющий бумажную книжку, может в любой момент подать заявление о переводе в электронную форму. При этом:

• Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит все сведения в ЕИСОТ.
• Работнику выдаётся подтверждение о переводе (печатный лист с QR‑кодом).

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Практические рекомендации для работодателей

1. Создайте регламент внутреннего порядка ведения трудовых книжек (шаблоны приказов, формы заявлений).
2. Назначьте ответственного за кадровый учет (специалист отдела HR или бухгалтерии).
3. Обеспечьте цифровую подпись для записей в электронных книжках – это ускорит процесс и снизит риск ошибок.
4. Периодически проводите инвентаризацию трудовых книжек (раз в полугодие) и сверяйте их с данными в ЕИСОТ.
5. Обучайте персонал: проведите инструктаж по правилам заполнения, хранению и передаче трудовых книжек.
6. Сохраняйте копии всех приказов (в бумажном и электронном виде) – они нужны для восстановления записей в случае утери оригинала.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать работнику в выдаче бумажной трудовой книжки, если он выбрал электронную?

Нет. По закону работник имеет право на любую форму, но отказ в выдаче бумажного документа возможен только при наличии его согласия на перевод в электронную форму.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Необходимо оформить поправку в виде отдельного листа, где указываются: «Ошибка в записи от …, исправлено …», подпись и печать работодателя. В ЭТК исправление вносится через систему с указанием причины исправления.

Как оформить запись о приостановке трудового договора?

В соответствии с текущим законодательством приостановка договора (например, в связи с отпуском по уходу за ребёнком) не фиксируется в трудовой книжке. Информация фиксируется в личном деле сотрудника.

Нужно ли вести отдельный журнал учёта трудовых книжек?

Да. По статье 66 ТК РФ работодатель обязан вести журнал учёта выдачи и возврата трудовых книжек (бумажных). Для ЭТК журнал не требуется, но рекомендуется вести электронный реестр.

Порядок организации и ведения трудовых книжек – важный элемент кадрового учёта, который напрямую влияет на подтверждение трудового стажа, расчёт пенсий и социальных выплат. С учётом последних изменений (новая форма с 2023 г., переход к электронным книжкам, уточнённые требования к заполнению) работодателям необходимо регулярно обновлять внутренние регламенты, обучать персонал и использовать современные ИТ‑решения для автоматизации процесса.

Тщательное соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек защищает интересы как работников, так и работодателей, минимизируя риск административных штрафов и конфликтных ситуаций.

Дата актуализации: 23 мая 2026 г.