Внимание! С 1 января 2023 года в России действует новая форма трудовой книжки. Все изменения регулируются Приказом Минтруда РФ № 320Н от и последующими нормативными актами. В статье подробно рассматриваются основные требования к ведению и хранению трудовых книжек, а также практические рекомендации для работодателей и работников.

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и её правовой статус
2. Новая форма трудовой книжки (с 2023 г.)
3. Кто обязан выдавать и вести трудовую книжку
4. Порядок внесения записей
5. Запрещённые сведения и избыточные требования
6. Хранение трудовой книжки
7. Электронные трудовые книжки
8. Ответственность за нарушение правил
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и её правовой статус

Трудовая книжка – это документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника, его квалификации, стаже, а также о причинах прекращения трудовых отношений. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 61‑63), трудовая книжка является официальным документом, который:

• выдаётся работнику при приёме на работу;
• ведётся работодателем в соответствии с установленными правилами;
• сохраняется работником до выхода на пенсию и далее.

Новая форма трудовой книжки (с 2023 г.)

Новая форма была введена приказом Минтруда РФ № 320Н от и вступила в силу 1 января 2023 года. Основные отличия от прежней формы:

• Упрощённый дизайн – меньше полей, более чёткая структура.
• Отсутствие устаревших сведений (например, сведения о воинском учёте, семейном положении).
• Введён отдельный раздел для дополнительного профессионального образования и повышения квалификации.
• Возможность ведения электронной версии (см. раздел 7).

Кто обязан выдавать и вести трудовую книжку

Согласно пункту 69 Трудового кодекса, обязанность вести трудовую книжку возлагается на:

1. Работодателя – в момент приёма работника на работу.
2. Организацию, где работник был ранее трудоустроен – при переводе, реорганизации, ликвидации.

Работник обязан хранить книжку в надёжном месте и предоставлять её новому работодателю по требованию.

Порядок внесения записей

Записи в трудовую книжку вносятся только уполномоченными лицами (начальником отдела кадров, бухгалтером, руководителем организации). Основные требования к записям:

• Точность даты – указывается дата начала и окончания трудовых отношений в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Полнота сведений – должность, наименование организации, код ОКВЭД, основание прекращения (по инициативе работника/работодателя).
• Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
• Шрифтовой стиль – запись делается чернилами чёрного или синего цвета, без исправлений.

Запрещённые сведения и избыточные требования

Минтруд в рамках реформы «исключил избыточные требования и устаревшие сведения». Запрещено вносить:

• Сведения о семейном положении, наличии детей, воинском учёте.
• Информацию о доходах, премиях, надбавках (это фиксируется в других документах).
• Записи о временных отпусках без указания их основания (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Если такие данные уже присутствуют в старой книжке, их не требуется удалять, но при новых записях их следует избегать.

Хранение трудовой книжки

Хранение трудовой книжки делится на две части: у работодателя и у работника.

Хранение у работодателя

• Трудовые книжки хранятся в закрытом шкафу или сейфе, недоступном посторонним лицам.
• Срок хранения – в течение всего периода трудового стажа работника плюс 5 лет после прекращения трудовых отношений (для возможности выдачи копий в случае утери).
• При реорганизации или ликвидации организации обязан передать книжки новому юридическому лицу или в архив.

Хранение у работника

• Книжка должна находиться в надёжном месте (домашний сейф, ящик с замком).
• Запрещается сдавать её в аренду, оставлять без присмотра в общественных местах.
• При утере или порче работник обязан немедленно сообщить об этом работодателю и оформить замену (см; пункт 69‑2 ТК РФ).

Электронные трудовые книжки

С 2023 года в России допускается ведение электронных трудовых книжек через портал Госуслуги. Основные условия:

• Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
• Ведёт его уполномоченный представитель работодателя через специальный сервис.
• Работник получает доступ к своей книжке через личный кабинет, где может просматривать и скачивать выписки.
• При переходе с бумажной формы на электронную необходимо оформить перевод записей в электронный реестр (посредством согласованного акта).

Ответственность за нарушение правил

Нарушения в ведении и хранении трудовых книжек влекут за собой административную и уголовную ответственность:

• Административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ): от 1 000 до 5 000 рублей для работодателя за отсутствие записи или её неправильное оформление.
• Уголовная ответственность (ч. 2 ст. 285.1 УК РФ) – за преднамеренное уничтожение или фальсификацию трудовой книжки, если это привело к ущербу работнику.
• Работник, умышленно предоставляющий недостоверные сведения в своей книжке, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Работнику необходимо:

1. Составить заявление о потере и подписать его у работодателя.
2. Получить от работодателя справку о трудовой деятельности.
3. Обратиться в отдел кадров для оформления новой книжки (выписка из ЕГРЮЛ и заявление).
4. При желании оформить электронную книжку – подать заявку через портал Госуслуг.

Можно ли использовать старую форму трудовой книжки после 2023 года?

Да, если книжка была выдана до 1 января 2023 года, её можно продолжать использовать до полного изъятия. Однако новые записи в неё должны соответствовать текущим требованиям (только разрешённые сведения).

Как оформить запись о стажировке или практике?

В новой форме предусмотрен отдельный раздел «Практика (стажировка)». Запись вносится в том же порядке, что и обычная запись о трудоустройстве, но в поле «Основание прекращения» указывается «завершение практики».

Нужно ли хранить копию трудовой книжки в архиве организации?

Да. По требованиям Минтруда организации обязаны вести архивные копии всех трудовых книжек, находящихся в их распоряжении, в течение 5 лет после прекращения трудовых отношений.

Соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек – важный элемент трудового законодательства России. Новая форма, введённая в 2023 году, упрощает процесс учёта, исключая устаревшие сведения и позволяя использовать электронные версии. Работодатели должны обеспечить правильное оформление записей, надёжное хранение бумажных и электронных документов, а работники – бережно относиться к своей трудовой книжке и своевременно сообщать о её утрате.

Помните: корректно оформленная трудовая книжка – ваш гарант получения пенсионных и социальных выплат, а также подтверждение профессионального стажа.