В 2023 году в России введена новая форма трудовой книжки (форма № Т-1). Многие работодатели и сотрудники задаются вопросом: нужно ли заменять уже существующие книжки старого образца на новые? В этой статье разберём, какие правила действуют, какие документы требуются и как правильно оформить переход.
Что изменилось с 1 января 2023 года?
С 1 января 2023 г. в стране начали действовать трудовые книжки нового образца, утверждённые Приказом Минтруда России от № 320н. Основные изменения:
- Обновлённый дизайн и структура документа.
- Изменён порядок разделения разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;
- Введён новый вкладыш к книжке, где фиксируются сведения о профессиональном обучении и дополнительных квалификациях.
Однако замена старой книжки обязательна только при её полной «завершённости» (т.е. когда в ней уже записаны все сведения о работе сотрудника). Если книжка ещё не полностью заполнена, её можно продолжать использовать.
Старая vs. Новая форма
| Параметр | Старая форма | Новая форма |
|---|---|---|
| Кол-во страниц | Обычное количество | Увеличено количество страниц для более детального заполнения |
| Раздел «Сведения о работе» | Один блок | Раздел разделён на два подпункта |
| Вкладыш | Отсутствует | Включён вложенный документ с информацией о профессиональном обучении |
Нужно ли менять уже существующие книжки?
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 1250, обменять имеющиеся у работников книжки на новые не требуется. Если у работодателя есть бланки старого образца, их можно использовать без ограничения срока.
Ключевые положения:
- Трудовые книжки, заведённые до , сохраняют свою юридическую силу.
- Необходимо менять только те книжки, которые полностью заполнены и больше не могут быть дополнены.
- Незаполненные или частично заполненные книжки старого образца могут использоваться до конца их «жизненного цикла».
Что делать с оставшимся запасом старых бланков?
Если в компании остался неиспользованный запас книжек старого образца, их можно продолжать использовать до полного расходования. После окончания запаса следует перейти на новую форму.
Как оформить замену старой книжки на новую?
Замена происходит по следующей процедуре:
- Сбор документов:
- Паспорт или иной документ, подтверждающий личность сотрудника.
- Заявление о замене старой книжки на новую (в свободной форме).
- При необходимости – копия трудового договора и справка о работе;
- Подача заявления в отдел кадров или в бухгалтерию.
- Получение новой книжки и её заполнение согласно новым требованиям.
- Внесение сведений из старой книжки в новую (например, сведения о предыдущей работе, датах, местах работы).
Важно: при переходе в новую форму не требуется удалять сведения, уже записанные в старой книжке. Они переносятся в соответствующие разделы новой.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать старую книжку после ? – Да, если она ещё не полностью заполнена. Как только все строки будут заполнены, её следует заменить.
- Нужно ли оформлять отдельный акт замены? – Оформляется заявление сотрудника и запись в приказе организации о замене документа.
- Какие сроки действия новой формы? – Новая форма действует с и не имеет ограничения по сроку действия, пока не будет заменена новыми нормативными актами.
- Можно ли полностью отказаться от бумажных книжек? – В законодательстве нет запрета на электронные формы, однако на текущий момент они не являются обязательными.
- Трудовые книжки старого образца не нужно заменять принудительно, если они ещё не полностью заполнены.
- С вводится новая форма, но её использование начинается только при полном «завершении» старой книжки.
- При замене необходимо собрать паспорт, заявление и, при необходимости, дополнительные документы.
- Все сведения из старой книжки переносятся в новую, что сохраняет непрерывность трудовой истории сотрудника.
Таким образом, правильный подход – поэтапно переходить к новой форме, сохраняя при этом законность и точность ведения кадровой документации.
Автор: кадровый специалист, 21 мая 2026 г.