Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его должности, перемещения и увольнения. С 2021 года в России введены новые правила ведения трудовых книжек, а с 2026 года процесс оформления стал ещё более цифровым и прозрачным. В этой статье вы найдёте подробную, актуальную на 2026 год инструкцию по оформлению новой трудовой книжки как для работодателя, так и для сотрудника, впервые поступающего на работу.

Кто обязан оформлять трудовую книжку?

Согласно ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от , работодатель обязан оформить трудовую книжку в бумажном или электронном виде для каждого работника, который:

впервые поступает на работу;
не имеет ранее выданной трудовой книжки;
утерял или испортил свою трудовую книжку и запросил дубликат.

Важно: с 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н от . Все работодатели обязаны соблюдать эти нормы.

Что выбрать: бумажная или электронная трудовая книжка?

С 2020 года в России действует двойная система: работники могут выбирать между бумажной и электронной трудовой книжкой (ЭТК). Однако для лиц, впервые поступающих на работу после 1 января 2020 года, законодательство предполагает следующее:

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — по умолчанию. Если сотрудник не подал письменное заявление о желании получить бумажную книжку, работодатель обязан оформить ему ЭТК.
Бумажная трудовая книжка — выдаётся только по письменному заявлению работника.

Важно! С 2026 года бумажная трудовая книжка для новых сотрудников не заполняется в традиционном смысле — вместо этого создаётся электронный профиль в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР). ьный лист бумажной книжки заполняется только при выдаче дубликата или вкладыша.

Пошаговая инструкция: как оформить новую трудовую книжку

Шаг 1: Получение заявления от сотрудника

При приёме на работу работодатель обязан:

Предоставить сотруднику информацию о возможности выбора формы трудовой книжки (бумажная или электронная).
Получить от сотрудника заявление о выборе формы:

Если сотрудник хочет электронную, заявление не требуется (по умолчанию).
Если сотрудник хочет бумажную — необходимо подать заявление в произвольной форме (образец ниже).

Образец заявления на бумажную трудовую книжку:

В отдел кадров
[Наименование организации]
От [ФИО сотрудника]

Заявление

Прошу оформить мне трудовую книжку в бумажном виде, поскольку я не имею электронной трудовой книжки и не хочу её оформлять.

Подпись: ______________
ФИО: ___________________

Шаг 2: Регистрация в системе ПФР (для электронной трудовой книжки)

Если сотрудник выбрал ЭТК, работодатель должен:

Внести сведения о новом работнике в систему «Электронная трудовая книжка» через личный кабинет работодателя на сайте ПФР (pfrf.ru).
Отправить сведения в ПФР в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора.
Уведомить сотрудника о регистрации его ЭТК, можно через email, СМС или в личном кабинете на портале Госуслуг.

Шаг 3: Оформление бумажной трудовой книжки (если выбрана)

Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель должен:

Приобрести бланк трудовой книжки (только официальные бланки, утверждённые Правительством РФ, с серийным номером и защитными элементами).
Заполнить ьный лист (первая страница) в соответствии с Приложением 2 к Приказу Минтруда № 320н:

Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте;
Дата рождения, в формате ДД.ММ.ГГГГ;
Образование — по паспорту или диплому;
Специальность — по диплому или профильному образованию;
Дата заполнения — дата приёма на работу;
Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации (если есть).

Внести запись о приёме на работу в раздел «Сведения о работе»:

Дата приёма — ДД.ММ.ГГГГ;
Наименование организации — полное наименование по уставу;
Должность — точно как в трудовом договоре;
Основание — «приказ по форме № Т-1» (указать номер и дату приказа);
Подпись ответственного лица, печать, дата внесения записи.

Шаг 4: Уведомление сотрудника

Независимо от формы трудовой книжки, работодатель обязан:

Ознакомить сотрудника с записью о приёме на работу под роспись в течение 3 рабочих дней.
Выдать сотруднику трудовую книжку (бумажную или уведомление о регистрации ЭТК) под роспись в журнале учёта трудовых книжек.

Как проверить наличие электронной трудовой книжки?

Сотрудник может проверить наличие своей ЭТК через:

Портал Госуслуг — при входе в личный кабинет (требуется подтверждённая учётная запись);
Личный кабинет на сайте ПФР — раздел «Электронная трудовая книжка»;
Мобильное приложение «ПФР»;
МФЦ, по запросу с паспортом.

Работодатель может проверить наличие ЭТК у нового сотрудника через сайт ПФР — в разделе «Для работодателей» → «Проверка наличия ЭТК».

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку, он должен:

Написать заявление работодателю о потере.
Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней.
Дубликат заполняется на основании документов: приказы, трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы.
На ьном листе дубликата ставится отметка: «Дубликат».

Ошибки при оформлении — и как их избежать

Частые ошибки работодателей:

Заполнение ьного листа от руки без печати (для юридических лиц — печать обязательна, если она есть в учредительных документах).
Использование неофициальных бланков — только бланки с серийным номером и защитными элементами.
Неправильное указание основания приёма — нужно указывать номер и дату приказа, а не просто «по трудовому договору».
Не внесение записи в течение 5 дней, нарушение сроков ведения трудовых книжек.
Неоформление ЭТК для новых сотрудников без заявления — это нарушение закона.

Для новых сотрудников — бумажная трудовая книжка не заполняется автоматически, только по заявлению.
Электронная трудовая книжка — по умолчанию, если сотрудник не заявил иное.
Все записи в бумажной книжке должны соответствовать Приказу Минтруда № 320н.
Работодатель обязан вносить сведения в ПФР в течение 3 дней после приёма.
Сотрудник может проверить ЭТК через Госуслуги или ПФР.
Бумажная книжка выдаётся только при наличии заявления и только на официальном бланке.

Правильное оформление трудовой книжки — не просто формальность, а гарантия прав работника на пенсию, социальные выплаты и подтверждение трудового стажа. Соблюдение законодательства защищает как сотрудника, так и работодателя от штрафов и споров.

Рекомендация: Кадровым службам регулярно проходить обучение по Приказу № 320н и использовать официальные формы и шаблоны, доступные на сайте Минтруда и ПФР.

📌 Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Все изменения в законодательстве отслеживаются в соответствии с последними поправками и разъяснениями Минтруда РФ.