Трудовая книжка — один из важнейших документов‚ подтверждающих стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на масштабную цифровизацию‚ бумажные носители всё ещё остаются актуальными․ В этой статье мы подробно разберем‚ как изменились бланки трудовых книжек‚ кто имеет право их выпускать и как теперь работодателям работать с новыми образцами․

Электронные и бумажные: как сосуществуют форматы

В 2020 году в России стартовал масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это решение позволило создать цифровую базу данных о стаже граждан․ Однако это вовсе не означало полную отмену бумажных вариантов․ Многие работники решили сохранить бумажную трудовую‚ и за годы с 2020 года накопилось огромное количество таких документов․ Поэтому‚ несмотря на развитие ЭТК‚ бумажные трудовые книжки продолжают применяться и требуют правильного оформления․

Новый образец 2023 года: главное нововведение

С 1 января 2023 года в России начали использоваться трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним․ Соответствующее постановление обязало работодателей оформлять документы на обновленных бланках․ Работники при этом могут без ограничений продолжать использовать свои старые трудовые книжки, они не теряют своей силы и не подлежат обязательной замене․ Новые бланки требуются только в случае заведения трудовой книжки впервые или при необходимости выдачи дубликата․

Ключевым нормативным актом‚ регулирующим эти изменения‚ стал Приказ Минтруда от № 320н․ Именно им была введена новая форма трудовых книжек‚ а также утвержден актуальный порядок их ведения и хранения․

Кто производит бланки: монополия Гознака

Выпуск трудовых книжек строго контролируется государством․ Согласно новым правилам‚ которые утвердил Минфин‚ изготавливать бланки и вкладыши бумажных трудовых книжек‚ которые ведут работодатели‚ теперь сможет только одна компания — АО «Гознак»․

Минфин установил строгий порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей․ Это сделано для защиты от подделок и контроля за оборотом строгой отчетности․

Новый порядок обеспечения бланками

С 2023 года изменилась логистика и снабжение․ Работодателям теперь нужно по-новому работать с бланками трудовых книжек․ Главные изменения коснулись процесса закупки:

• Заблаговременное планирование․ С 2023 года работодателям требуется заранее договариваться о том‚ когда и как поставщик (Гознак или уполномоченные распространители) поставит бланки трудовых книжек․
• Жесткий регламент․ Минфин изменил порядок‚ по которому организации обеспечиваются чистыми бланками․ Теперь процесс заказа и доставки формализован и требует от кадровиков и бухгалтеров более внимательного отношения к срокам․
• Учет и хранение․ Бланки остаются документами строгой отчетности․ Приказ Минтруда № 320н детально описывает‚ как именно работодатель должен хранить как чистые бланки‚ так и заполненные трудовые книжки работников․

Что делать со старыми бланками?

Частый вопрос у кадровиков: можно ли продолжать использовать старые бланки‚ купленные до 2023 года? Ответ: да‚ можно․ Если у работодателя остались запасы трудовых книжек старого образца‚ их разрешается выдавать сотрудникам до полного исчерпания этих запасов․ Однако при покупке новых партий организация получит исключительно бланки нового образца․

Ключевые отличия нового бланка

Новая форма трудовой книжки и вкладыша в нее‚ утвержденная Приказом № 320н‚ имеет ряд визуальных и структурных отличий от своей предшественницы:

1. Уменьшенный размер․ Новая трудовая книжка стала более компактной‚ что делает её удобнее для хранения и переноски․
2. Обновленные степени защиты․ Гознак внедрил современные элементы защиты от подделок‚ включая новые водяные знаки и специальные нити․
3. Измененная структура сведений о работе․ Сведения о награждениях теперь выделены в отдельный раздел‚ а общая структура граф стала более логичной для внесения записей․

Рекомендации для работодателей

Чтобы избежать штрафов и нарушений трудового законодательства‚ работодателям следует соблюдать несколько простых правил:

1. Спланируйте закупку бланков на год вперед‚ учитывая новые правила взаимодействия с поставщиками․
2. Не выбрасывайте и не списывайте старые бланки, их можно законно использовать․
3. Ознакомьте сотрудников кадровой службы с Приказом Минтруда № 320н‚ чтобы все записи вносились строго по-новому․
4. Помните‚ что если работник перешел на электронную трудовую книжку‚ но затем решил вернуться к бумажной‚ ему выдается именно бланк нового образца․

Переход на бланки трудовых книжек нового образца с 1 января 2023 года стал важным шагом в модернизации кадрового документооборота․ Государство усилило контроль за производством (монополия Гознака) и распределением бланков‚ а также обновило правила их ведения․ Работодателям важно быть в курсе этих изменений‚ чтобы грамотно совмещать ведение электронных и бумажных трудовых книжек‚ не нарушая действующее законодательство․