Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка, а с 1 января 2023 года – новый образец бумажной трудовой книжки. В статье подробно рассматривается, какие записи делаются в трудовую книжку, как они выглядят и какие новые правила необходимо соблюдать.
Структура трудовой книжки нового образца
Трудовая книжка нового образца (утверждена Приказом Минтруда России от № 320н) состоит из следующих разделов:
- ьный лист – содержит ФИО, дату рождения, серию и номер документа, а также дату заполнения (число и год арабскими цифрами, месяц – прописью).
- Раздел «Записи о трудовой деятельности» – 12‑строчных листов, где фиксируются все сведения о приёме, переводах, увольнении и пр.
- Раздел «Сведения о профессиональном обучении» – курсы, аттестации, повышение квалификации.
- Раздел «Сведения о воинском учёте» (при необходимости).
1.1 ьный лист
Пример заполнения:
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Сергеевич Дата рождения: Серия и номер паспорта: 45 12 345678 Дата заполнения трудовой книжки: 15 мая 2023 года
Как оформляются записи в разделе «Записи о трудовой деятельности»
Каждая запись делается в отдельной строке и должна содержать обязательные реквизиты:
- Дата приёма (или перевода, увольнения) – число, месяц (прописью), год;
- Наименование организации (полное официальное название);
- Трудовой договор (номер, дата заключения);
- Должность (полное наименование);
- Ставка (оклад, тарифная ставка, премия);
- Основание для прекращения трудовых отношений (при увольнении) – приказ, решение суда и т.п.;
- Подпись работодателя и печать организации.
2.1 Пример записи о приёме на работу
| Дата | Наименование организации | Трудовой договор | Должность | Ставка | Подпись и печать |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 января 2021 года | ООО «ТехноСервис» | № 12 от | Инженер‑технолог | 80 000 ₽ | Иванов П. В. (подпись) + печать |
2.2 Пример записи о переводе внутри организации
| Дата | Наименование организации | Основание | Новая должность | Ставка | Подпись и печать |
|---|---|---|---|---|---|
| 15 марта 2023 года | ООО «ТехноСервис» | Приказ № 45 от | Главный инженер | 120 000 ₽ | Петров А. С. (подпись) + печать |
2.3 Пример записи об увольнении
| Дата | Наименование организации | Основание увольнения | Последняя должность | Ставка | Подпись и печать |
|---|---|---|---|---|---|
| 30 июня 2025 года | ООО «ТехноСервис» | Приказ № 78 от | Главный инженер | 120 000 ₽ | Сидоров Н. К. (подпись) + печать |
Электронная трудовая книжка
С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Ее можно просмотреть в личном кабинете на портале Пенсионного фонда России (ПФР) и на портале Госуслуг. Основные отличия от бумажного варианта:
- Записи вносятся автоматически через информационную систему работодателя;
- Отсутствует необходимость подписи и печати (подтверждение цифровой подписью работодателя);
- Доступ к документу 24/7 из любой точки с интернет‑доступом;
- Все изменения фиксируются в журнале аудита, что повышает прозрачность.
Для просмотра ЭТК необходимо:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
- Привязать свой СНИЛС к личному кабинету;
- Перейти в раздел «Трудовая книжка» и ознакомиться с записями.
Что делать, если в трудовой книжке ошибка?
Ошибки в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) устраняются в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 320н:
- Работодатель вносит запись об исправлении в следующей строке, указывая причину и дату исправления;
- Если ошибка касается даты или названия организации, требуется документальное подтверждение (копия приказа, справка из бухгалтерии);
- В случае электронного варианта исправление происходит в системе, а сотруднику отправляется уведомление.
Как выглядит полностью заполненная трудовая книжка?
Ниже – условный пример полностью заполненной трудовой книжки (бумажный вариант). В реальном документе каждая запись занимает отдельную строку, а подписи и печати находятся в нижней части листа.
На изображении показаны типичные записи о приёме, переводе, повышении квалификации и увольнении.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
6.1 Нужно ли сохранять старую трудовую книжку, если я получил новую?
Да. Трудовые книжки старого образца остаются действительными, их нельзя уничтожать. При получении новой книжки в ней делается запись о переводе всех записей из старой.
6.2 Как проверить, правильно ли внесены записи?
Сравните данные в трудовой книжке с:
- Трудовым договором;
- Приказами о приёме, переводе и увольнении;
- Справкой из бухгалтерии о начисленной заработной плате.
6.3 Можно ли самостоятельно вносить исправления?
Нет. Все изменения вносятся только работодателем (или уполномоченным представителем организации).
Заполненная трудовая книжка – это «жизненный паспорт» работника, в котором фиксируются все периоды трудовой деятельности, повышение квалификации и основания для увольнения. С 2020 года большинство работников могут пользоваться электронной трудовой книжкой, а с 2023 года действует новый бумажный образец, в котором изменён порядок оформления дат и подписи.
Тщательно проверяйте каждую запись, сохраняйте копии всех документов, подтверждающих ваши трудовые отношения, и при необходимости своевременно обращайтесь к работодателю за исправлением ошибок. Это поможет избежать проблем при расчёте пенсионных прав, получении социальных льгот и подтверждении стажа перед новыми работодателями.
Помните: правильное и полное ведение трудовой книжки – залог вашего будущего.