С 1 января 2023 года в России действует обновленная форма бумажной трудовой книжки․ Одновременно с этим с 2020 года активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Эти изменения направлены на цифровизацию учета трудовой деятельности, упрощение процедур и повышение безопасности данных․ В данной статье подробно разберем, какие правила действуют в 2026 году, как заполнять документы и что делать работодателю․
Ключевые даты и нормативные акты
- С 1 января 2020 года — начал действовать механизм ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Сотрудник может выбрать формат․
- С 1 января 2023 года — введен в действие новый бланк бумажной трудовой книжки (Постановление Правительства РФ от № 1250, Приказ Минтруда России от № 320н)․
- С 1 сентября 2021 года — новые правила заполнения трудовых книжек (даже старых бланков)․
- До 1 сентября 2027 года, действует актуальная форма бланка (Приказ Минфина от № 55н)․
Важно! Уже заведенные (до ) бумажные трудовые книжки не нужно менять на новые․ Ведутся они по старым правилам, но с учетом общих требований с 2021 года․
Что такое «трудовая книжка нового образца»?
Под «новым образцом» понимается обновленный бланк бумажной трудовой книжки, утвержденный в 2021 году․ Основные отличия:
- Изменена структура и количество разворотов (в разделе «Сведения о работе» — 14 разворотов вместо 12)․
- Уточнены реквизиты и поля для заполнения․
- Исключены некоторые устаревшие формулировки из инструкции по ведению․
Новые бланки можно было начать применять с 1 января 2022 года, но обязательное использование началось с 1 января 2023 года․
Правила заполнения трудовой книжки в 2026 году
Для новых сотрудников (принятых с )
Если сотрудник не подал заявление на электронный формат, ему выдается бумажная книжка нового образца․ Заполнение происходит по новым правилам:
- Обложка содержит герб РФ и все обязательные реквизиты․
- Записи о работе делаются только на основании документов (приказ, трудовой договор)․
- Каждая запись должна содержать: дату, наименование документа, номер, подпись ответственного лица и печать организации (если требуется)․
- Запрещено делать пометки, исправления, подчистки․
Для сотрудников, уже имеющих старую книжку
Если у работника есть старая (до 2023 г․) бумажная книжка:
- Ее не заменяют на новую․
- Все последующие записи (о переводах, увольнении, новых работах) вносятся в ту же книжку по правилам, действующим с ․
- Если старая книжка утеряна, выдается дубликат в форме старого образца (до ), так как с 2023 года новые бланки не используются для дубликатов старых книжек․
Главное правило с 2023 года: Новые бумажные бланки (с гербом) используют только для впервые выданных книжек․ Для всех остальных случаев (дубликаты, продолжение ведения) применяются бланки старого образца (без герба), которые еще могут быть в наличии у работодателя․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной формат с 2026 года
С 2020 года сотрудник имеет право выбрать электронный формат․ В 2026 году этот тренд только усиливается․
Как работает ЭТК?
- Информация о трудовой деятельности (прием, увольнение, перевод, награждения) вносится работодателем в Единую цифровую систему (ЕЦС) в СФР․
- Сотрудник может в любой момент получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР․
- Электронная запись имеет такую же юридическую силу, как и запись в бумажной книжке․
Как перейти на электронный формат?
- Сотрудник подает работодателю заявление о желании получать сведения в электронном виде (можно в любой момент);
- Работодатель обязан:
- Внести сведения о трудовой деятельности в ЕЦС СФР․
- При кадровых мероприятиях (прием, увольнение) подавать отчетность ЕФС-1 в СФР․
- Если сотрудник ранее имел бумажную книжку, после перехода на ЭТК бумажный документ больше не ведется․
Внимание, работодатель! Если сотрудник не подал заявление на ЭТК, вы обязаны вести для него бумажную трудовую книжку (старую или новую, в зависимости от даты приема)․ Даже если заявления нет, бумажный документ обязателен․ При этом отчетность ЕФС-1 в СФР подается в любом случае․
Таблица: Сравнение форматов трудовых книжек в 2026 году
| Критерий | Бумажная трудовая книжка (старый образец) | Бумажная трудовая книжка (новый образец) | Электронная трудовая книжка (ЭТК) |
|---|---|---|---|
| Кому выдается | Сотрудникам, принятым до , и на дубликаты | Только впервые принятым сотрудникам (с ), если они выбрали бумажный формат | Любому сотруднику по его заявлению (с 2020 года) |
| Бланк | Без герба РФ (до 2023 г․) | С гербом РФ, 14 разворотов в разделе «Сведения о работе» | Отсутствует (цифровая запись в ЕЦС СФР) |
| Ведение | По правилам до (с учетом общих изменений) | По новым правилам с | Автоматическое внесение данных работодателем в ЕЦС |
| Хранение | У работника или у работодателя (по соглашению) | У работника (выдается при увольнении) | В цифровом виде на портале СФР/Госуслуг |
| Дубликат | Выдается в форме старого образца | Не выдается (новые бланки не используются для дубликатов) | Выдается электронная выписка |
Практические рекомендации для работодателя в 2026 году
- Определите ответственного за ведение трудовых книжек (бумажных и электронных)․ Это может быть кадровик или бухгалтер․
- Приобретайте бланки правильно:
- Для новых сотрудников (с ), выбравших бумажный формат, — только новые бланки (с гербом)․
- Для продолжения ведения старых книжек и дубликатов — старые бланки (без герба), если они есть в наличии․
- С 2026 года новые бумажные бланки не заводятся для сотрудников, принятых ранее․ Акцент — на ЭТК․
- При приеме на работу обязательно уточняйте у сотрудника:
- Есть ли у него трудовая книжка (бумажная)?
- Хочет ли он перейти на электронный формат (подать заявление)?
- Внесите все записи своевременно (при приеме, увольнении, переводе) как в бумажную книжку, так и в ЕЦС СФР (отчетность ЕФС-1)․
- Обучайте персонал работе с ЭТК: как получить выписку, где хранить данные․
- Храните бумажные книжки (если они у вас) в условиях, обеспечивающих их сохранность (сейф, архив)․
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли в 2026 году выдать новую бумажную книжку сотруднику, принятому в 2020 году?
Нет․ Если сотрудник принят до и у него нет трудовой книжки, вы выдаетe дубликат в форме старого образца (без герба)․ Новые бланки (с гербом) используют только для впервые выданных книжек с ․
Что делать, если сотрудник хочет сменить бумажную книжку на электронную?
Он подает вам заявление․ Вы прекращаете вести бумажный документ, начинаете вносить все сведения в ЕЦС СФР и подавать отчетность ЕФС-1․ Бумажную книжку (если она была) возвращаете сотруднику или уничтожаете по его заявлению (с оформлением акта)․
Обязательно ли иметь бумажный документ, если есть ЭТК?
Нет․ Если сотрудник подал заявление на ЭТК, бумажная трудовая книжка не ведется․ Все сведения хранятся только в электронном виде․ Но если заявления нет — бумажный документ обязателен․
Какой бланк использовать для записи об увольнении в 2026 году?
Запись делается в ту книжку, которая ведется:
- Если ведется старая бумажная — в старую (по старым правилам)․
- Если ведется новая бумажная (с 2023 г․) — в новую (по новым правилам)․
- Если ведется ЭТК — запись вносится в ЕЦС СФР, бумажная книжка не заполняется․
Система ведения трудовых книжек в России с 2023 года стала гибридной: сохраняется возможность ведения бумажного документа (но по-новому), но основной вектор, на переход к электронной трудовой книжке․ В 2026 году работодателю необходимо:
- Четко разделять, какой формат ведется для каждого сотрудника․
- Использовать правильные бланки (новые — только для впервые выданных с 2023 г․)․
- Строго соблюдать сроки внесения записей и подачи отчетности (ЕФС-1) в СФР․
- Поощрять переход сотрудников на электронный формат, так как это упрощает учет и снижает риски утери документа․
Следите за обновлениями на портале СФР и Минтруда, так как законодательство в сфере цифровизации труда продолжает развиваться․
Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и практики применения законодательства на 2026 год․ Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву․