С 1 января 2023 года в России введена обновлённая форма трудовой книжки нового образца, действующая до 1 сентября 2027 года. Эта статья подробно разберёт, как правильно приобретать такие бланки, кто отвечает за их хранение и выдачу, а также какие санкции предусмотрены за нарушения.
Порядок приобретения бланков трудовых книжек
Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые нанимают работников, важно знать, где и как покупать новые формы:
- Официальные поставщики – лицензированные компании, имеющие право реализации государственных бланков.
- Кассовые и товарные чеки – оплата может производиться без НДС (НДС в чеке не выделен).
- Цена – в 2022 году стоимость составила 218,50 руб. за один экземпляр.
- Электронные ресурсы – некоторые сайты (например, moscowastral.ru) предлагают бланки в электронном виде, однако для официального использования требуется печать на бумаге, соответствующей требованиям ГОСТ.
Важно: изменения, связанные с введением новых бланков, не отменяют обязательного использования старой формы до 31 декабря 2022 года. С 1 января 2023 года обязательна только новая версия.
Где купить?
Для приобретения новых трудовых книжек рекомендуется обращаться в:
- Официальные дистрибьюторы, указанные в Постановлении Правительства РФ от № 1315.
- Компании, имеющие сертификат соответствия ГОСТ Р 7.0.97-2015.
- Платформы КуплюСразу.ру и Авито – здесь можно найти предложения от проверенных продавцов, однако необходимо проверять подлинность бланков.
Назначение ответственного сотрудника
Для обеспечения правильного ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек в организации необходимо назначить ответственного лица. Обычно этим поручение отводится:
- Бухгалтерию или финансовому отделу.
- Отделу кадров / HR‑отделу.
- Специальному отделу по охране труда (в крупных компаниях).
Ответственный сотрудник обязан:
- Закупать бланки у проверенных поставщиков.
- Вести журнал учёта выданных и возвращённых книжек.
- Обеспечить их надлежащее хранение (защищённый шкаф, ограниченный доступ).
- Организовать выдачу новому работнику в течение 30 дней с даты его приёма на работу.
Штрафы за нарушения
Нормативные акты предусматривают санкции за неправильное оформление и использование трудовых книжек:
- Штраф для организации – от 10 000 до 50 000 рублей за нарушение порядка выдачи.
- Штраф для руководителя – от 5 000 до 30 000 рублей.
- В случае выявления поддельных или несоответствующих бланков – приостановка деятельности организации до устранения недостатков.
Кроме финансовых санкций, возможны административные меры, включая привлечение к дисциплинарной ответственности сотрудников, которые участвовали в выдаче неправильных документов.
Налоговые аспекты
Расходы на приобретение трудовых книжек считаются экономически обоснованными и могут быть отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль.
При этом, если бланк оплачивается кассовым или товарным чеком без НДС, то в бухгалтерском учёте НДС не учитывается, а стоимость фиксируется как обычный расход.
Часто задаваемые вопросы
Как оформить вторую копию трудовой книжки?
Вторая копия (вкладыш) оформляется в том же виде, что и основной документ, и передаётся в пенсионный фонд для регистрации. При потере оригинала работник может подать заявление о выдаче дубликата.
Можно ли купить трудовые книжки в розничной торговле?
Да, значительная часть новых бланков реализуется в розничных магазинах, однако важно проверять, что они соответствуют требованиям ГОСТ и имеют необходимые сертификаты.
Как рассчитывается НДС при продаже трудовых книжек?
Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ, НДС начисляется при реализации товаров, включая трудовые книжки, если продавец является плательщиком НДС.
Для успешного и законного приобретения и использования трудовых книжек нового образца необходимо:
- Покупать бланки только у официальных поставщиков, проверяя их соответствие ГОСТ.
- Назначить ответственного сотрудника, который будет вести учёт и контролировать выдачу.
- Соблюдать установленные сроки и формы оформления, чтобы избежать штрафов.
- Учитывать налоговые последствия расходов на бланки.
Соблюдение этих рекомендаций позволит организации минимизировать риски, избежать санкций и обеспечить корректное оформление трудовых отношений.