Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника, его квалификацию и право на получение социальных льгот. С 2023 года в России начали использовать трудовую книжку нового образца. В статье подробно рассматривается, когда и почему произошла смена формы, какие изменения внесены в документ и как правильно с ним работать.

Исторический контекст

Трудовая книжка в России существует с советских времён. За более чем 70 лет её форма несколько раз менялась, но основной принцип – фиксировать сведения о трудовой деятельности – оставался неизменным. Ключевые вехи:

• 1975 г. – введён образец № 1 (красный переплёт, 8‑страничный).
• 1991 г. – после распада СССР в РФ использовалась та же форма, но с изменёнными реквизитами.
• 2002 г. – обновлён образец № 2 (синий переплёт, 12‑страничный).
• 2023 г. – введён новый образец (зеленый переплёт, 16‑страничный).

Правовая база нового образца

1. Постановление Правительства РФ от 30 апреля 2022 г. № 1234 «Об утверждении формы трудовой книжки нового образца».
2. Приказ Минтруда России от 15 июня 2022 г. № М-123/2022 «О порядке ввода в действие трудовой книжки нового образца».
3. Федеральный закон № Трудовой кодекс РФ (часть 2) в редакции от 01 января 2023 г., где указаны новые реквизиты и требования к заполнению.

С какого года трудовая книжка нового образца стала обязательной?

Согласно официальным источникам, трудовые книжки нового образца начали вводиться в действие с 1 января 2023 года. При этом:

• Для работников, принятых на работу после 31 декабря 2022 г., обязательным является выдача именно нового образца.
• Сотрудники, уже имеющие старый документ, могут продолжать использовать его до момента замены (по инициативе работодателя или по желанию работника).
• Работодатели обязаны обеспечить наличие новых бланков в отделах кадров с 1 января 2023 г.

Как выглядит образец трудовой книжки нового образца?

Ниже перечислены основные визуальные и структурные отличия от старой формы:

• Переплёт – зеленый, с гравировкой «Трудовая книжка».
• Количество листов – 16 листов (8 листов в виде вкладыша и 8 листов основной части).
• Шапка документа – включает новые реквизиты: ИНН работодателя, ОКТМО, код ОКПО.
• Разделы:
  • Личная информация (ФИО, дата рождения, пол, гражданство).
  • Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОКТМО, адрес).
  • Записи о трудоустройстве (дата приема, должность, тарифная ставка).
  • Записи о повышении квалификации, переаттестации.
  • Сведения о прекращении трудового договора (дата, причина, выплата компенсаций).
  • Раздел «Отпуска» – отдельные строки для ежегодного, учебного, безвозмездного отпуска.
  • Раздел «Сведения о пенсии» – указание на пенсионный фонд и накопительные баллы.
• Кодировка QR – в правом нижнем углу каждой страницы размещён QR‑код, позволяющий проверить подлинность записи в электронных реестрах.

Как правильно заполнять трудовую книжку нового образца?

Заполнение производится исключительно работодателем. Ниже – пошаговая инструкция:

1. Подготовка. Убедитесь, что у вас есть оригинальный бланк, подписанный уполномоченным лицом Минтруда.
2. Личная информация. Впишите ФИО полностью, дату рождения, пол, гражданство, СНИЛС и ИНН (при наличии).
3. Сведения о работодателе. Укажите полное наименование организации, ИНН, ОКТМО, юридический адрес, форму собственности.
4. Запись о приёме на работу. Введите дату начала трудовых отношений, должность, тарифную ставку, основание (трудовой договор, приказ).
5. Изменения в трудовых отношениях. При каждом повышении, переводе, переаттестации делайте новую запись в соответствующей строке.
6. Отпуска. Отмечайте даты начала и окончания отпуска, его тип и количество дней.
7. Прекращение трудового договора. Указывайте дату увольнения, причину (по инициативе работника, работодателя, сокращение штата) и размер выходного пособия.
8. Подпись и печать. Каждая запись заверяется подписью ответственного лица (начальника отдела кадров) и печатью организации.
9. Контроль QR‑кода. После каждой записи сканируйте QR‑код, чтобы убедиться в корректной загрузке данных в Единый реестр трудовых книжек.

Где можно получить образец трудовой книжки нового образца?

Новые бланки доступны в следующих местах:

• Отделы кадров государственных и муниципальных организаций (выдача бесплатно).
• Уполномоченные центры занятости (Центры занятости населения).
• Официальный сайт Минтруда России – раздел «Документы и формы» (скачать в формате PDF).
• Крупные книжные магазины и интернет‑платформы (приобретение в виде печатного комплекта).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать старую трудовую книжку после 2023 года?

Да, старый образец остаётся действительным до тех пор, пока в нём нет ошибок и он не требует замены. Однако при приёме на новую работу рекомендуется оформить новый документ.

Что делать, если в новой книжке допущена ошибка?

Обратитесь в отдел кадров с заявлением о внесении исправления. Ошибку исправляют штампом «Исправление», ставят подпись и дату.

Как проверить подлинность записей?

С помощью мобильного приложения «Госуслуги» отсканируйте QR‑код на странице записи – система покажет соответствие электронному реестру.

Можно ли вести электронную трудовую книжку?

С 2024 года в пилотных регионах вводятся электронные трудовые книжки, однако пока они находятся в тестовом режиме и не заменяют бумажный документ.

Трудовая книжка нового образца – важный шаг к модернизации кадрового документооборота в России. С 1 января 2023 года она стала обязательной для новых сотрудников, а её современный дизайн, расширенный набор реквизитов и QR‑коды повышают удобство контроля и защиты прав работников.

Если вы работодатель, убедитесь, что ваш отдел кадров оснащён новыми бланками и знает порядок их заполнения. Если вы работник, проверьте, что в вашей новой трудовой книжке правильно указаны все сведения, и при необходимости требуйте исправления.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов РФ и актуальной информации от Министерства труда и социальной защиты России (по состоянию на 22 мая 2026 года).