Основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника‚ — это трудовая книжка установленного образца. Её ведение и хрование строго регламентированы. С 1 января 2022 года действуют новые Правила‚ утверждённые Приказом Минтруда России от № 320н‚ которые заменили старые нормы. Несоблюдение этих правил влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

I. Общие положения и ключевые изменения

1. Нормативная база: Основной документ — Приказ Минтруда России от № 320н (с изменениями). Он утвердил новую форму трудовая книжка и Правила ведения и хранения трудовых книжек.
2. Форма документа: Действует единая форма трудовой книжки (обложка тёмно-зелёного цвета) и вкладыша к ней (для внесения записей‚ если место в книжке закончилось). Старые «красные» книжки больше не изготавливаются.
3. Обязательность: Трудовая книжка обязательна для всех работников‚ заключивших трудовой договор на срок более 5 дней. Для договоров ГПХ/служебных контрактов — не ведётся.
4. Электронный формат: С 1 января 2022 года работодатель вправе вести электронную трудовую книжку (ЭТК) вместо бумажной. С 1 января 2024 года для всех новых работников (заключивших договор после ) ЭТК ведётся обязательно (ст. 62.1 ТК РФ).
5. Переход на ЭТК: Работник может отказаться от ведения ЭТК в пользу бумажной‚ но сделать это можно только один раз и только до 1 марта года‚ следующего за годом начала ведения ЭТК. Отказ оформляется письменным заявлением.
6. Ответственность за бланки: Изготовление бланков трудовая книжка и вкладышей — исключительное право федеральных государственных унитарных предприятий (п. 31 Правил). Работодатель должен закупать бланки только у уполномоченных организаций.

II. Правила получения и выдачи бланков

7. Заказ бланков: Работодатель (или его филиал/представительство) самостоятельно заказывает бланки у производителя‚ указанного на сайте ФГУ «Труд».
8. Учёт бланков: Каждый бланк имеет индивидуальный номер. Работодатель обязан вести строгий учёт полученных и выданных бланков в специальном журнале.
9. Выдача работнику: При приёме на работу работодатель обязан в первый рабочий день выдать работнику трудовая книжка (или вкладыш‚ если у него уже есть книга).
10. Бесплатная выдача: Выдача бланка (книжки или вкладыша) работнику производится бесплатно. Запрещено взимать за это какую-либо плату.
11. При увольнении: При увольнении работнику на основании его письменного заявления трудовая книжка выдается в день увольнения (последний рабочий день). В этот же день вносятся все необходимые записи.
12. Хранение невыданных книжек: Трудовые книжки работников‚ находящихся в отпуске‚ командировке или временно не работающих по иным причинам‚ хранятся у работодателя в сейфе или ином защищённом от несанкционированного доступа месте.

III. Правила заполнения и внесения записей

13. Первичное оформление: В первую страницу вносятся сведения о работнике: ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ специальность (по документу об образовании)‚ сведения о предыдущем месте работы (если есть).
14. Дата начала работы: Запись о приёме на работу вносится не позднее дня‚ следующего за днём фактического допущения к работе. Указывается полное наименование работодателя (с указанием организационно-правовой формы)‚ дата заключения трудового договора‚ номер договора.
15. Должность и подразделение: Указывается наименование должности в соответствии со штатным расписанием и наименование структурного подразделения (если оно есть).
16. Основание для записи: Каждая запись должна содержать номер и дату издания приказа (распоряжения) о приёме‚ переводе‚ увольнении и т.д.
17. Подписи и печать: Все записи завершаются подписью руководителя организации (его заместителя) или уполномоченного лица и печатью организации. Подпись должна быть разборчивой.
18. Запрещённые записи: Запрещено вносить записи‚ не связанные с трудовыми отношениями (о семейном положении‚ национальности‚ политических взглядах‚ участии в забастовках и т.п.).
19. Исправления и помарки: Не допускаются исправления‚ подчистки‚ зачёркивания в уже внесённых записях. Если ошибка допущена‚ её зачёркивают одной чертой‚ рядом пишут правильный вариант‚ ставият дату и подпись ответственного лица.
20. Запись об увольнении: Вносится обязательно с указанием точной формулировки из приказа (например‚ «уволен по соглашению сторон»‚ «уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей»).
21. Запись о переводе: При переводе на другую работу (в т.ч. в другую организацию по соглашению сторон) делается новая запись о приёме на работу‚ а старая не зачёркивается. Указывается основание перевода.
22. Запись об отпуске: Запись о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска не вносится. Вносятся только записи о увольнении и восстановлении.
23. Запись о взыскании: Запись о дисциплинарном взыскании (замечание‚ выговор) вносится только на основании вступившего в законную силу приказа. При снятии взыскания делаеться соответствующая запись.
24. Запись о постановке на учёт: Запись о постановке на учёт в качестве безработного в службе занятости не вносится.
25. Запись о воинском учёте: Сведения о воинском учёте (категория запаса‚ военный билет) не вносятся в трудовую книжку.
26. Заполнение вкладыша: Вкладыш используется‚ когда место в книжке закончилось. Он вкладывается в последнюю страницу книги и прошивается вместе с ней. Все записи на вкладыше ведутся по тем же правилам.
27. Завершение книги: При заполнении последней страницы книги (или вкладыша) делается запись «Запись исчерпана» с датой и подписью уполномоченного лица. После этого выдается новый бланк (новая книга или вкладыш).

IV. Хранение‚ учёт и передача

28. Ответственность за хранение: Работодатель несёт полную ответственность за сохранность всех трудовых книжек‚ находящихся у него (как выданных‚ так и невыданных).
29. Номерной учёт: Все трудовые книжки и вкладыши должны быть пронумерованы и учтены в журнале регистрации (форма Журнала не установлена‚ но он должен содержать номер бланка‚ ФИО работника‚ дату выдачи‚ подпись ответственного).
30. Место хранения: Хранятся в сейфе или металлическом шкафу‚ исключающем доступ посторонних лиц. Доступ только у ответственного кадровика и/или бухгалтера.
31. Срок хранения: Трудовая книжка (и все приложения к ней) хранится у работодателя в течение 75 лет после увольнения работника (ст. 62.2 ТК РФ‚ п. 36 Правил).
32. Передача при смене собственника: При реорганизации‚ продаже или изменении собственника имущества организации все трудовые книжки передаются новому работодателю по акту приёма-передачи с указанием количества и номеров бланков.
33. Архивирование: По истечении срока хранения (75 лет) трудовые книжки подлежат уничтожению по акту‚ с соблюдением требований законодательства об архивном деле.
34. Выдача копий: По письменному заявлению работника (или его наследников) работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки (или выписку из неё). Срок подготовки, 3 рабочих дня. За копию плата не взимается.
35. Восстановление утерянной книжки: При утере трудовая книжка восстанавливается на основании заявления работника и данных из архивов работодателя. Выдаётся новая книга с записью «Восстановлена». Старая (утерянная) при её обнаружении недействительна.

V. Особенности ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)

36. Платформа: Ведение ЭТК осуществляется через интегрированную информационную систему (например‚ СБИС‚ Контур.Эльба‚ 1С:Зарплата и управление персоналом) с подключением к Единой государственной системе (ЕГИС ТК) через портал Госуслуг.
37. Обязанность работодателя: С все работодатели обязаны вести ЭТК для вновь принимаемых работников. Для старых сотрудников (принятых до 2024 года) ведение ЭТК — право работодателя‚ но если начали‚ то для этого работника вести ЭТК обязательно.
38. Согласие работника: Для перевода на ЭТК нужно письменное согласие работника (заявление). Без согласия ведётся бумажная книжка.
39. Формирование записи: Запись в ЭТК формируется на основании электронного приказа (или приказа‚ введённого в систему вручную). Подпись руководителя ставится электронной подписью (УКЭП).
40. Доступ работника: Работник в любой момент может посмотреть свою ЭТК через личный кабинет на Госуслугах (с подтверждённой учётной записью).
41. Совмещение форматов: Если у работника уже есть бумажная книжка‚ а работодатель переходит на ЭТК‚ то бумажная книга остаётся у работника. Новые записи вносятся только в ЭТК. При увольнении работник получает вывод на бумагу из ЭТК.
42. Ответственность за достоверность: Работодатель отвечает за достоверность и полноту сведений в ЭТК наравне с бумажным носителем.

VI. Краткий чек-лист для кадровика и бухгалтера

• Закупайте бланки только у уполномоченного производителя (ФГУ «Труд»).
• Ведите строгий номерной учёт всех бланков.
• Выдавайте книжку/вкладыш бесплатно в первый день работы.
• Вносите записи точно по тексту приказа‚ с датой‚ номером‚ подписью и печатью.
• Не допускайте исправлений‚ помарок‚ посторонних записей.
• Храните все книжки (даже невыданные) в сейфе. Срок хранения — 75 лет.
• При увольнении выдавайте книжку в последний день.
• При переходе на ЭТК получите письменное согласие работника.
• Обеспечьте работникам доступ к их ЭТК через Госуслуги.
• Будьте готовы по заявлению выводить ЭТК на бумагу.

Соблюдение 35 правил ведения и хранения трудовых книжек — это не просто формальность‚ а защита прав работника и работодателя. Правильно заполненная трудовая книжка — ключевой документ для расчёта пенсии‚ получения пособий и подтверждения стажа. В эпоху цифровизации важно уметь работать как с бумажным‚ так и с электронным форматом‚ помня о главном: достоверность‚ полнота и сохранность сведений о трудовой деятельности каждого сотрудника.

Статья составлена на основе Приказа Минтруда России от № 320н‚ Постановления Правительства РФ от № 225‚ Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов. Актуально на 2024 год. Рекомендуется проверять изменения в законодательстве.