Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат, бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу, а значит, работодатели обязаны строго соблюдать нормативные требования к ее ведению, хранению и учету.
В данной статье мы подробно разберем актуальные правила, регулирующие порядок работы с трудовыми книжками, а также процесс изготовления бланков и обеспечения ими работодателей.
Нормативная база: что нужно знать кадровику
Основным документом, регламентирующим работу с трудовыми книжками на сегодняшний день, является Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н. Этим приказом были утверждены:
- Новая форма трудовой книжки и вкладыша к ней;
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек;
- Правила изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.
Данный приказ вступил в силу 1 сентября 2021 года, заменив собой устаревшие постановления. Кроме того, Минтруд продолжает работу по оптимизации нормативной базы, предлагая проекты, которые исключают избыточные требования и устаревшие сведения, упрощая систему пользования документами.
Изготовление бланков трудовых книжек
Процесс создания бланков строго контролируется государством. Работодатель не имеет права печатать трудовые книжки самостоятельно или закупать их у сомнительных поставщиков.
Кто имеет право изготавливать бланки?
В соответствии с законодательством, изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется объединением «Гознак». Это гарантирует защиту документов от подделок благодаря применению специальных технологий, водяных знаков и защитных волокон в бумаге.
Обеспечение работодателей бланками
Работодатели могут приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей только через официальных распространителей, имеющих соответствующую лицензию. Порядок обеспечения выглядит следующим образом:
- Оплата и доставка: Бланки поставляются в защищенных упаковках по заявленному объему.
- Учет бланков: При получении каждая партия бланков должна быть внесена в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Важно: Работодатель обязан постоянно иметь в наличии достаточный запас бланков трудовых книжек и вкладышей, чтобы не задерживать оформление сотрудников.
Правила ведения трудовых книжек
Ведение трудовой книжки — зона ответственности работодателя. Записи должны вноситься аккуратно, без помарок и сокращений (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «пер.» вместо «переведен»).
Основные требования к заполнению
- Сроки внесения записей: Запись о работе должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу или перевода. Запись об увольнении вносится в день увольнения.
- Нумерация: Все записи в разделе «Сведения о работе» нумеруются сквозной нумерацией в пределах соответствующего раздела.
- Основание для записи: Каждая запись должна иметь ссылку на приказ (распоряжение) работодателя с указанием его даты и номера.
- Цвет чернил: Записи производятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами (черного, синего или фиолетового цвета).
Изменения при увольнении (отмена печати)
Одно из важных нововведений, направленных на упрощение работы кадровиков: при увольнении работников работодатель получил возможность заверять записи в трудовой книжке без проставления печати (если организация официально отказалась от использования печатей). Если же печать в организации имеется, она по-прежнему должна ставиться. Это правило позволяет избежать размытых оттисков и делает записи более читаемыми.
Правила хранения трудовых книжек
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, и их утеря может привести к серьезным штрафам для работодателя и проблемам для сотрудника.
Требования к хранению
- Сейфовое хранение: Бланки и заполненные трудовые книжки должны храниться в несгораемых шкафах или сейфах, запирающихся на ключ.
- Разделение хранения: Чистые бланки хранятся отдельно от заполненных трудовых книжек работников.
- Ответственность: Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек несет руководитель организации. Он своим приказом назначает уполномоченное лицо (обычно кадровика или бухгалтера), которое несет ответственность за сохранность документов.
Учет и выдача
Для контроля за движением документов на предприятии обязательно ведутся:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним: В ней регистрируются все поступившие от сотрудников (при приеме на работу) и выданные (при увольнении) трудовые книжки, а также чистые бланки.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней: В ней учитываются закупленные и выданные сотрудникам чистые бланки.
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены подписью руководителя.
Что делать при утере или порче?
Если трудовая книжка работника была утеряна или испорчена по вине работодателя, работодатель обязан:
- Издать приказ о создании дубликата трудовой книжки.
- Самостоятельно собрать документы, подтверждающие стаж работника (запросы в ПФР, ФСС, предыдущие места работы).
- Оформить дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления.
- Оплатить все расходы, связанные с оформлением дубликата.
Если работник потерял документ по собственной вине, он должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата, а работодатель обязан оказать содействие в восстановлении стажа.
Соблюдение правил ведения, хранения и учета трудовых книжек, а также порядка изготовления и закупки бланков — это не просто формальность, а важная часть кадрового делопроизводства. Актуальные правила, утвержденные Приказом Минтруда № 320н, направлены на упрощение работы специалистов по кадрам и исключение избыточных требований. Однако халатное отношение к этим документам по-прежнему грозит работодателю административной ответственностью, поэтому важно регулярно проверять соответствие своих процессов действующему законодательству.