Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. С 1 сентября 2021 г. в России вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минфина № 320н), а с 2026 г. появились уточнения и дополнения, связанные с электронными трудовыми книжками (ЭТК) и цифровой системой ПФУ. В этой статье мы разберём, как правильно вносить записи, как их исправлять, как защищать от недобросовестных изменений и какие нюансы стоит учитывать как работнику, так и кадровику.

Что такое трудовая книжка и почему она важна

• Печатная трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения: приём на работу, перевод, увольнение, стаж и награды.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, который появился в России 5 лет назад. Он позволяет работодателям и работникам вести учёт без бумажных копий.
• Ошибки в записях могут привести к проблемам при оформлении пенсии, получении пособий, а также при проверке работодателем.

Новые нормативные требования (2026 г.)

В 2026 г. основные требования закреплены в следующих документах:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – § 28, § 29, § 30.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые приказом Минфина от 19 мая 2021 г. № 320н.
• Положение о работе с электронными трудовыми книжками (ПФУ) – обновлённое в 2025 г.
• Положение Минтруда о начислении и учёте наград.

Ключевые изменения 2026 г. включают:

1. Обязательность использования синего, фиолетового или чёрного чернил (шариковая, гелевая или перьевая) при внесении записей.
2. Возможность добавления записей на отдельной странице при наличии открытой страницы после последней записи – но только в случае, если это предусмотрено приказом Минфина;
3. Уточнение формулировок для записей об увольнении по собственному желанию и по инициативе работодателя.
4. Расширение раздела «Сведения о награждении» – теперь в него включаются и денежные выплаты, и материальные поощрения.

Как правильно вносить записи в трудовую книжку

Приём на работу

Запись должна содержать:

• Дата начала работы.
• Наименование организации и её ИНН.
• Должность и вид деятельности.
• Условия работы (зарплата, график).
• ФИО работника.

Пример записи (печатная):

 г. – Приём на работу в ООО «Ромашка» (ИНН 1234567890) в должности инженера по проектированию. З/П = 35 000 ₽.

Перевод на другую постоянную работу

Запись должна включать:

• Дата перевода.
• Наименование новой организации.
• Новая должность.
• Сведения о предыдущей работе (если перевод в рамках одной компании, указывайте отдел).

Пример:

 г. – Перевод на должность руководителя отдела продаж в ООО «Ромашка» (ИНН 1234567890). Предыдущая должность – менеджер по продажам.

Увольнение

Запись об увольнении должна содержать:

• Дата увольнения.
• Основание (согласно ТК РФ): по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон, по истечении срока договора и т.д.
• ФИО работника.

Пример:

 г. – Увольнение по собственному желанию. ФИО: Иванов Иван Иванович.

Сведения о награждении

Включайте:

• Дата получения награды.
• Наименование награды (например, «За выдающиеся достижения в работе»).
• Сумма денежного вознаграждения (если есть).
• Сведения о материальном поощрении (подарок, отпуск и т.д.).

Пример:

 г. – Награждение за выдающиеся достижения в работе. Денежное вознаграждение: 10 000 ₽. Материальное поощрение: 5‑дневный отпуск.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог печатной книжки, который хранится в системе ПФУ. Он позволяет:

• Уменьшить бумажный документооборот.
• Обеспечить более быстрый доступ к данным при проверках.
• Автоматически обновлять стаж и начислять пенсионные выплаты.

Ключевые моменты работы с ЭТК:

1. Ввод данных осуществляется через ПФУ – платформа Фонда Участников.
2. Все изменения фиксируются в системе с отметкой времени и подписью ответственного сотрудника.
3. При переходе на ЭТК необходимо согласовать с работодателем и получить подтверждение о переносе всех записей из печатной книжки.
4. Для корректного учёта стажа важно, чтобы данные в ЭТК совпадали с данными в печатной книжке (если она существует).

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

Исправления допускаются только в соответствии с ТК РФ и Правилами. Важно помнить:

• Исправление должно быть сделано в течение 10 рабочих дней с момента обнаружения ошибки.
• Внесение исправления в печатной книжке оформляется письменным заявлением работника и подтверждается подписью работодателя.
• В ЭТК исправление фиксируется автоматически, но также требуется подпись руководителя в системе.
• После исправления в печатной книжке необходимо передать копию в кадровый отдел для обновления данных в ПФУ.

Как защитить записи от недобросовестных изменений

Для обеспечения целостности данных применяются следующие меры:

• Записи в печатной книжке вносятся ручкой (шариковая, гелевая, перьевая) с использованием синего, фиолетового или чёрного чернил.
• После внесения записи необходимо подписать и поставить печать работодателя.
• В ЭТК все изменения фиксируются в журнале аудита с отметкой времени и подписью.
• Регулярные контрольные проверки со стороны кадрового отдела и бухгалтерии.
• При обнаружении несоответствий необходимо сразу уведомить Минтруд и оформить заявление о нарушении.

Практические примеры записей (2026 г.)

Правильное ведение трудовой книжки – это не только соблюдение закона, но и защита прав и интересов работника. В 2026 г. новые требования к оформлению записей, появление электронной трудовой книжки и усиление контроля за корректностью данных делают процесс более прозрачным и удобным. Работодатели должны обеспечить своевременное и точное внесение записей, а работники – внимательно проверять информацию и своевременно сообщать о любых ошибках. Соблюдение всех правил гарантирует, что трудовой стаж будет учтён корректно, а права на пенсию и другие социальные выплаты будут защищены.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям (например, как оформить увольнение по собственному желанию в ЭТК), обратитесь в отдел кадров вашей организации или в региональный отдел Минтруда. Для более детальной информации можно скачать актуальный бланк трудовой книжки и инструкцию по заполнению, доступные на официальных порталах государственных услуг.