Трудовая книжка (ТК) — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Правильное её ведение — обязанность работодателя. С 2026 года действуют обновлённые правила, утверждённые Приказом Минтруда России от № 320н (в действующей редакции) и новым стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2025, заменившим стандарт 2016 года. Нарушение правил ведения ТК может привести к административной ответственности и создаст проблемы работнику при оформлении пенсии или других социальных выплат.

Общие принципы и структура записей

Записи вносятся на основании трудового договора и локальных нормативных актов (прежде всего, приказов или распоряжений работодателя).

ьный лист (первая страница)

Заполняется при первой выдаче ТК. Указываются:

• ФИО работника полностью.
• Дата рождения.
• Сведения об образовании (по желанию).
• Дата выдачи ТК.
• Подпись работника и руководителя организации, печать.

Раздел «Сведения о работе»

Это основной раздел. Записи нумеруются последовательно. Каждая запись имеет формат:

Порядок внесения основных типов записей

Приём на работу

Вносится в день фактического допущения к работе или в день подписания трудового договора, если работа начинается позже. Указывается:

• Должность, специальность, профессия (с точным наименованием из штатного расписания).
• Дата начала работы.
• Основание: номер и дата трудового договора.
• Условия: тип договора (срочный/неопределённый), режим работы (полная/неполная), вахтовый метод (если применимо).

Увольнение

Вносится в день увольнения (последний рабочий день). Обязательно указывается:

• Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.
• Статья (пункт) Трудового кодекса РФ, на основании которой происходит увольнение (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
• Фраза «Уволен с работы».

Перевод (постоянный)

Вносится с даты перевода. Указывается новая должность, структурное подразделение, условия труда. Важно: запись о временном переводе (в т.ч. для замещения отсутствующего) не вносится.

Совместительство (внутреннее и внешнее)

Запись вносится только по письменному заявлению работника и только основным работодателем (по месту основной работы). В записи указывается, что работа осуществляется по совместительству, и указывается вторая организация (для внешнего совместительства).

Как правильно исправлять ошибки (самый важный раздел)

Запрещено: зачёркивать ошибочные слова, делать пометки «исправлено», «верно», использовать корректор или белила.

Порядок исправления (аннулирование и внесение новой записи):

1. В следующей по порядку строке (например, если ошибка в записи № 2, то в строке № 3) вносится запись об аннулировании ошибочной.
2. В графе «Запись» пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна.»
3. В этой же строке, сразу после этого, делается правильная запись (полностью, как при первом внесении).
4. Дата в этой строке — дата внесения исправления.

Таким образом, ошибочная запись № 2 формально остаётся в книжке, но юридически аннулируется последующей.

Особые случаи и изменения в 2026 году

Закрывающая запись при переходе на ЭТК

Если работник переходит на электронную трудовую книжку (ЭТК) у предыдущего работодателя, тот обязан сделать в бумажной ТК закрывающую запись. После этого новый работодатель не вносит в эту бумажную книжку никаких записей. Работник должен предоставить новый работодателю выписку из ЭТК.

Копия трудовой книжки

Если работник работает по срочному договору или вахтовым методом и нуждается в подтверждении трудовой деятельности, на последнем листе после всех записей делается:

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025

С 18 августа 2026 года вступает в силу новый стандарт. Он уточняет требования к:

• Форматам и структуре записей.
• Оформлению ьного листа.
• Использованию защитных элементов (водяные знаки, голограммы).
• Правилам переплёта и хранения;

Ключевое: стандарт не меняет существа правил из Приказа № 320н, но задаёт более строгие технические требования к бланкам и заполнению. Работодателям необходимо обновить типовые бланки ТК.

Чек-лист для работодателя: что проверить перед внесением записи

1. Есть ли на руках оригинал трудовой книжки (или выписка из ЭТК)?
2. На основании какого приказа/распоряжения вносится запись? Он подписан и пронумерован?
3. Дата в записи соответствует дате документа-основания (приказа) или дате события (приём/увольнение)?
4. Всё ли написано разборчиво, без сокращений (кроме «г.»)?
5. Указана ли статья ТК РФ при увольнении?
6. Поставлены ли подпись ответственного лица (обычно начальник отдела кадров или HR-специалист) и печать организации?
7. Не требуется ли для этого типа записи заявление работника (как при совместительстве)?
8. Если есть сомнения в правильности предыдущей записи — применяли ли вы процедуру аннулирования, а не зачёркивание?

Внесение записей в трудовую книжку — формальная, но критически важная процедура. Основные принципы, которые нельзя нарушать: никаких зачёркиваний, точность, полнота и законность. Ошибки, даже несущественные на первый взгляд, могут быть признаны недействительными, что потребует сложного исправления и поставит под сомнение стаж работника. В 2026 году обращайте особое внимание на действие нового ГОСТа и на обязательное наличие закрывающей записи при переходе сотрудника на электронный формат ведения ТК.

Примечание: Настоящая статья является справочным материалом и не заменяет консультации юриста. Для решения конкретных спорных ситуаций обращайтесь к специалисту по трудовому праву.