Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 1 января 2023 года в России вводятся новые бланки трудовых книжек (образец N 1 к приказу Минтруда РФ от  № 320н). С 1 сентября 2021 года закреплены правила их заполнения, а в 2026 году эти правила уже полностью отработаны в практике работодателей.

Правовые основы

• Приказ Минтруда РФ № 320н от  «О правилах ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от  N 2425 «О введении в действие трудовых книжек нового образца».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – общие требования к записям.

Все записи вносятся черной чернильной ручкой (или электронным способом в ЭТК) без исправлений. При необходимости исправления прежняя запись зачеркивается одной линией, а рядом делается ссылка на исправление.

Структура нового бланка

Как заполнить ьный лист

1. В графе «Фамилия, имя, отчество» укажите полные данные без сокращений.
2. В графе «Дата рождения» запишите дату в формате ДД.MM.ГГГГ.
3. Укажите пол (М/Ж).
4. Запишите серию и номер книжки (пример: А 12 123456).
5. В графе «Дата выдачи» укажите дату, когда книжка была выдана работнику.
6. В графе «Место выдачи» – название организации‑работодателя.
7. Подпись работодателя и печать (если есть) ставятся внизу ьного листа.

Если меняются фамилия, имя или отчество, прежние данные зачеркиваются одной линией, а рядом пишутся новые.

Запись о приёме на работу

Пример записи (строка 1):

Пошагово:

1. Укажите номер записи (следующий по порядку).
2. Запишите дату оформления записи (дата подписи приказа).
3. Укажите полное наименование организации (с юридическим адресом).
4. Укажите структурное подразделение (если в организации несколько отделов).
5. Пропишите должность полностью, без сокращений.
6. В графе «Основание» напишите «Приём на работу».
7. В графе «Ссылка на приказ» укажите номер и дату приказа, а также подпись и печать работодателя.

Запись о переводе, повышении, смене должности

Пример (строка 2):

Ключевые моменты:

• В графе «Должность» указывают новую должность.
• Если меняется подразделение – в графе «Структурное подразделение» пишут новое.
• Основание – «Перевод», «Повышение», «Перевод с повышением» и т.п.
• Ссылка на приказ оформляется так же, как в записи о приёме.

Запись об увольнении

Пример (строка 3):

Важно:

• В графе «Основание» указывается точная формулировка причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению штата и т.д.).
• Если формулировка меняется (например, исправление ошибки), прежняя запись зачеркивается, а рядом делается пометка «Запись за № 3 недействительна, уволен …».
• Ссылка на приказ обязана включать номер, дату и подпись руководителя.

Изменение фамилии, имени, отчества

Согласно Приказу 320н, при изменении ФИО:

1. В ьном листе прежние данные зачеркиваются одной линией (не двойной).
2. Сразу рядом пишутся новые данные, без пробела между зачеркиванием и новыми данными.
3. Подпись работодателя и печать ставятся рядом с исправлением.
4. В графе 4 (примечания) делается ссылка на документ, подтверждающий изменение (паспорт, свидетельство о браке и т.п.).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК вводится в действие с 2023 года, но многие организации продолжают вести бумажные книжки. При работе с ЭТК следует помнить:

• Записи вносятся в электронный реестр через лицевой кабинет работодателя в системе «Госуслуги» или в специализированных сервисах (Контур.ЭТК, Мой Дело и др.).
• Все поля, указанные в бумажном образце, присутствуют в электронном интерфейсе – дата, организация, подразделение, должность, основание, ссылка на приказ.
• При увольнении система автоматически генерирует запись об увольнении и отправляет уведомление работнику.
• Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК в электронном виде.

Оформление дубликата трудовой книжки

С 1 января 2024 года изменён порядок выдачи дубликатов. Порядок:

1. Работник подаёт заявление (образец можно скачать здесь) с указанием причины (утрата, повреждение и т.п.).
2. Работодатель оформляет приказ о выдаче дубликата, указывает номер оригинала и причину.
3. В дубликате повторяються все записи оригинала, а в графе 4 делается ссылка «Дубликат, выдан по приказу № … от …».
4. Если оригинал был утерян, в оригинале делается запись «Запись за № х недействительна, дубликат выдан …» и зачеркивается.

Часто задаваемые вопросы

Как быстро проверить правильность записи?

Сравните запись с приказом работодателя. Дата, номер приказа и подпись должны совпадать. Ошибки в наименовании организации или должности считаются нарушением.

Можно ли использовать сокращения в названиях должностей?

Нет. По правилам приказа 320н должности указываются полностью без сокращений.

Что делать, если в книжке уже есть ошибка?

Зачеркнуть ошибочную запись одной линией, написать «недействительно», добавить правильную запись в следующей строке и указать ссылку на исправление (например, «Запись за № 5 недействительна, исправление – запись за № 6»).

Нужна ли печать организации в ЭТК?

В электронном виде печать не ставится, но запись подтверждается цифровой подписью уполномоченного лица.

Скачать готовые образцы

• ьный лист (PDF)
• Образец записи о приёме на работу (DOCX)
• Образец записи о переводе/повышении (DOCX)
• Образец записи об увольнении (DOCX)
• Заявление о выдаче новой трудовой книжки (DOCX)

Заполнение трудовой книжки нового образца – процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения приказа 320н. Правильные записи защищают интересы как работника, так и работодателя, позволяют избежать проблем при получении пенсии, соцльных выплат и при последующем трудоустройстве.

Помните: любые исправления должны быть выполнены одной линией и сопровождаться подписью и печатью (или цифровой подписью в ЭТК). При соблюдении этих правил ваша трудовая книжка будет соответствовать требованиям законодательства 2026 года.