Трудовая книжка – обязательный кадровый документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. С 2023 г. действует новый бланк бумажной трудовой книжки, утвержденный Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. В статье подробно описан порядок разложения (т.е. оформления, ведения и хранения) трудовых книжек, приведены образцы заполнения и правила выдачи дубликатов.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. «Об утверждении бланка бумажной трудовой книжки и порядка её оформления».
• Пункт 3 Порядка заполнения трудовых книжек: даты указываются арабскими цифрами (день.месяц.год, где месяц и день – двузначными, год – четырехзначным).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑67) – требования к ведению и хранению кадровых документов.

Что изменилось в 2023 году?

Новый бланк упрощает оформление, устраняет дублирование полей и вводит единый формат записи дат. Кроме того, упрощённый порядок выдачи дубликата теперь оформляется в электронном виде через HR‑системы.

Структура нового бланка

В таблице ниже указаны основные разделы, которые необходимо заполнить:

Пошаговый процесс разложения (оформления) трудовых книжек

1. Подготовка бланка. Заказать бумажные формы по ГОСТ 10731‑79 (или использовать электронный шаблон в системе HR‑Модуль).
2. Заполнение первой страницы. Внести ФИО, дату рождения, паспортные данные. Дату заполнять в виде (день.месяц.год).
3. Оформление раздела «Трудовая деятельность».
   • Указать название организации, ИНН, ОГРН.
   • Внести дату начала работы, должность, подразделение.
   • При необходимости добавить сведения о предыдущих местах работы (если они есть).
4. Заполнение последующих страниц. Каждый новый рабочий период заполняется на отдельной странице, начиная с новой страницы.
5. Подписи и печати. После заполнения каждой страницы необходимо поставить подпись сотрудника и (при наличии) печать организации.
6. Ведение журнала учёта. В журнале (или в электронной базе) фиксируется номер страницы, дата заполнения и номер листа.
7. Хранение. Оригинал хранится в кадровом отделе в закрытом шкафу, а копия (при необходимости) – в электронном виде в HR‑системе.

Выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся в следующих случаях:

• Потеря оригинала.
• Повреждение страниц.
• Требование сотрудника о выдаче копии для подачи в другую организацию.

Порядок выдачи

1. Сотрудник подаёт заявление в HR‑отдел (в свободной форме).
2. HR‑специалист проверяет данные в журнале учёта и в электронной базе.
3. На основании проверки составляется акт о выдаче дубликата.
4. Дубликат оформляется по той же форме, что и оригинал, и подписывается обеими сторонами.
5. В журнале фиксируется номер выдачи, дата и номер листа.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты. Использовать только арабские цифры, день и месяц – двузначными, год – четырёхзначным (например, ).
• Отсутствие подписи сотрудника. Подпись обязательна на каждой заполненной странице.
• Неучтённые переводы. При каждом переводе в новую организацию или подразделение необходимо оформить отдельную страницу.
• Неправильное хранение. Оригинал должен находиться в закрытом шкафу, доступном только уполномоченным лицам.

Соблюдение установленного порядка разложения (т.е. оформления, ведения и хранения) трудовых книжек позволяет:

• Обеспечить юридическую силу кадровых документов.
• Упростить процесс аудита и проверок.
• Сократить количество ошибок при выдаче дубликатов.
• Повысить эффективность работы кадрового отдела.

При правильном подходе к заполнению и хранению трудовых книжек организация минимизирует риски, связанные с кадровыми спорами, и обеспечивает полную прозрачность в отношении трудовой истории каждого сотрудника.

Источник: информация актуальна на 23 мая 2026 г., опубликована в официальных документах Минтруда России и в открытых методических рекомендациях.