Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а в 2023 году был утверждён новый бланк для бумажных трудовых книжек. Ниже вы найдёте подробный разбор всех изменений, правила заполнения, примеры шаблонов и ответы на самые частые вопросы.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Подтверждение стажа – документ, который подтверждает, сколько лет сотрудник проработал в компании.
• Юридический статус – наличие трудовой книжки является обязательным для всех работников, включая несовершеннолетних и несовершеннолетних.
• Права и обязанности – в ней фиксируются даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, а также начисленные выплаты.

Новый образец трудовой книжки (2023 г.)

В июле 2023 года Кабинет Министров утвердил постановление о начале использования трудовых книжек нового образца. Ключевые изменения:

1. Новый бланк с изменённой структурой графов.
2. Введена графа 4 для записи сведений о трудовом стаже, которые ранее вносились в графу 3.
3. Указаны более чёткие требования к записи приказов и документации при увольнении.
4. Обязательность электронного оформления для всех новых записей с 2024 года.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Переход на ЭТК начался в 2020 году. Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронной системе. Что это значит для практики:

• Все записи делаются в электронном формате и автоматически сохраняются в базе данных Фонда социального страхования.
• При увольнении сотрудник получает электронный сертификат, подтверждающий его стаж.
• В случае потери бумажной копии, электронный документ остаётся доступным через портал «Мой персональный кабинет».

Как правильно заполнить трудовую книжку (бумажную и электронную)

Заполнение бумажной трудовой книжки

1. Дата начала работы – в графе 1 указывается дата поступления сотрудника на работу.
2. Должность и подразделение – в графе 2 фиксируется должность и название подразделения.
3. Причина увольнения – в графе 3 указывается причина увольнения (по инициативе работодателя, по инициативе работника, по договору и т.д.).
4. Сведения о стаже – в графе 4 вносится информация о страховом стаже, начисленных выплатах и т.п.
5. Подписи – работодатель и сотрудник подписывают запись, а также печать организации.

Заполнение электронной трудовой книжки

1. Войдите в портал «Электронная трудовая книжка» через личный кабинет работодателя.
2. Выберите сотрудника и нажмите «Добавить запись».
3. Заполните поля: дата начала работы, должность, причина увольнения, сведения о стаже.
4. Прикрепите копию приказа о приёме/увольнении (если требуется).
5. Подтвердите запись, нажав «Сохранить» – система автоматически отправит запись в ФСС.

Период работы и страховой стаж

Периоды работы для определения страхового стажа подтверждаются сведениями о трудовой деятельности, которые фиксируются в графах 3 и 4. Важно помнить:

• Если сотрудник работал в нескольких компаниях подряд, каждый период учитывается отдельно.
• При переходе на совместительство стаж считаеться пропорционально.
• Записи о стаже в графе 4 должны быть точными, чтобы избежать ошибок при расчёте пенсии.

Увольнение: как оформить запись

1. Составьте приказ о приёме/увольнении и сохраните его копию.
2. Заполните графу 3 с указанием причины увольнения.
3. Заполните графу 4 с указанием страхового стажа, начисленных выплат и дат.
4. Подпишите запись и приложите печать организации.
5. При переходе на ЭТК загрузите копию приказа в систему.

Что делать, если трудовая книжка испорчена (залита, порвана)?

В случае повреждения бумажной трудовой книжки необходимо:

• Составить копию приказа о приёме/увольнении.
• Заполнить графу 4 с указанием всех сведений о стаже.
• Поставить в книжку отметку «Копия» и подписать.
• Сохранить оригинал в архив компании.

Трудовой договор с совместителем: нужно ли его оформлять?

Согласно Трудовому кодексу, совместитель — это работник, который работает на полную ставку в одной организации и на неполную ставку в другой. Для совместителя обязательно:

• Составить отдельный трудовой договор с каждой организацией.
• Записать сведения о совместительстве в трудовой книжке (графа 3).
• Учитывать пропорциональный страховой стаж.

Практические советы по заполнению

• Проверяйте даты начала и окончания работы: они должны быть точными.
• Внимательно заполняйте причину увольнения: ошибка может повлиять на расчёт пенсии.
• Сохраняйте копии приказов в электронном виде для быстрого доступа.
• Регулярно обновляйте данные в ЭТК, чтобы избежать просрочек.
• При переходе на новый бланк обязательно ознакомьтесь с инструкцией по заполнению.

Шаблон записи в трудовой книжке (бумажная и электронная)

Для электронных записей все поля доступны в форме «Добавить запись» в портале ЭТК. При заполнении обязательно прикрепите копию приказа.

Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж сотрудника. С переходом на новый бланк в 2023 году и обязательным использованием электронных трудовых книжек с 2024 года, работодатели и сотрудники должны внимательно следить за правильностью заполнения всех графов. Соблюдение требований поможет избежать проблем при расчёте пенсии, страховых выплат и других правовых вопросов.

Если у вас возникли вопросы по конкретным случаям (например, повреждение книжки, оформление совместителя, переход на ЭТК), всегда можно обратиться в отдел кадров или в службу поддержки портала «Электронная трудовая книжка».