Дата актуализации: , 19:28:46

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
2. Новый образец трудовой книжки (с 1 января 2023)
3. Нормативно‑правовая база
4. Порядок выдачи и заполнения
5. Переход со старого образца
6. Электронная трудовая книжка
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
На её основании рассчитываются социальные выплаты: пенсионные баллы, выплаты по временной нетрудоспособности,
пособия по беременности и родам, а также учитывается при определении права на отпуск.

До 2023 года в России использовались несколько вариантов бланков, однако все они имели одинаковый юридический статус.
С введением нового образца упростилась система учёта, а также появился единый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Новый образец трудовой книжки (с 1 января 2023)

Постановление Правительства РФ от № 1250 ввело в действие трудовые книжки нового образца.
С 1 января 2023 года они стали обязательными для всех работодателей.

• ьный лист – содержит ФИО, дату рождения, пол, серию и номер книжки, а также место её выдачи.
• Раздел «Основные места работы» – в него вносятся сведения о каждом месте, где работник был официально трудоустроен.
• Раздел «Дополнительные сведения» – записи о прохождении военной службы, учебе, добровольных пенсионных взносах и т.п.
• Раздел «Сведения о пенсионных баллах» – заполняется только после 2024 года в соответствии с новыми правилами расчёта пенсии.

Новый образец отличается более чёткой структурой и наличием полей для указания даты начала и окончания каждого периода
работы, что упрощает проверку на отсутствие наложения стажа (см. пункт 4 «Порядок заполнения»).

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и заполнения трудовой книжки:

• Статья 66 Трудового кодекса РФ – определяет, что трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек».
• Инструкция Минтруда РФ от № 69 «Об инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от № 1250 «О введении в действие трудовых книжек нового образца».
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении порядка выдачи, замены и хранения трудовых книжек нового образца».

Все перечисленные документы обязательны к исполнению как работодателями, так и работниками.

Порядок выдачи и заполнения

Кто обязан выдавать трудовую книжку?

Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку (нового образца) в следующих случаях:

1. При приёме на работу (при наличии у работника старой книжки – её заменяют на новую).
2. При переводе работника в другое подразделение, если в новом месте работы требуется отдельная запись.
3. По заявлению работника, если он ранее не имел трудовой книжки.

Как оформить запись о новом месте работы?

Запись вносятся в раздел «Основные места работы» по следующей схеме:

1. Указать наименование работодателя, ИНН, ОКВЭД.
2. Указать должность и вид занятости (полный/неполный день, совместительство).
3. Внести дату начала и дату окончания трудового договора (если договор бессрочный – ставится «по настоящее время»).
4. Отметить основное/второстепенное место работы. С 2023 года работник может иметь несколько основных мест, но каждый период должен быть проверен на отсутствие наложения.
5. Подписать запись руководителем организации и поставить печать.

Как избежать двойного учёта стажа?

При оформлении записи необходимо сравнивать даты с уже существующими записями в книжке. Если периоды перекрываются, работодатель обязан:

• Уточнить у работника, какой из периодов является «основным», а какой – «второстепенным».
• Отразить в книжке только один из перекрывающихся периодов в разделе «Основные места работы».
• В случае необходимости указать оба периода, но в разных разделах (основное/второстепенное).

Переход со старого образца на новый

Если у работника уже есть трудовая книжка старого образца, порядок её замены выглядит так:

1. Работник подаёт заявление о выдаче новой книжки (по форме, утверждённой Минтрудом).
2. Работодатель проверяет наличие всех записей в старой книжке.
3. Все сведения переносятся в новую книжку вручную; электронный перенос пока не предусмотрен законом.
4. Старую книжку возвращают работнику в виде дубликата (можно хранить в архиве организации).

Важно: замена книжки не обнуляет трудовой стаж. Стаж считается суммой всех периодов, указанных в обеих книжках.

Электронная трудовая книжка

С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), но она имеет несколько особенностей:

• ЭТК доступна только через портал Госуслуги и требует подтверждения личности через ЕСИА.
• После выбора электронного варианта возвращение к бумажному формату невозможно (см. информацию из интернета).
• Все записи в ЭТК вносятся работодателем в электронном виде, а подтверждаются цифровой подписью.
• ЭТК автоматически синхронизируется с Пенсионным фондом, что упрощает расчёт пенсионных баллов.

Для большинства малых предприятий пока предпочтительнее использовать традиционную бумажную форму, так как процесс внедрения ЭТК требует наличия у работодателя специального программного обеспечения и сертификатов.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли трудовая книжка в 2026 году?

Да. Трудовая книжка (бумажная или электронная) остаётся официальным документом, подтверждающим трудовой стаж. Без неё невозможно оформить пенсию, получить некоторые виды социальных выплат и подтвердить стаж для повышения квалификации.

Можно ли оформить несколько основных мест работы одновременно?

С 2023 года работник может иметь несколько основных мест работы, но каждый период должен быть чётко разграничен и не должен пересекаться с другими записями в разделе «Основные места работы».

Как получить дубликат потерянной трудовой книжки?

Работник подаёт заявление в отдел кадров текущего работодателя, который оформляет дубликат в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (Приложение N 2 к постановлению Правительства РФ).

Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?

Да, если работник и работодатель согласовали такой вариант. После выбора электронного формата возврат к бумажному невозможен.

Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка ведения трудовой книжки?

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение порядка ведения и хранения трудовой книжки предусмотрен штраф для работодателя от 5 000 до 10 000 рублей.

Основные изменения касаются:

• Структурированного оформления записей о местах работы;
• Возможности иметь несколько основных мест работы при условии отсутствия наложения периодов;
• Перехода к электронному формату, который уже активно внедряется.

Для работников важно своевременно проверять правильность записей в своей книжке и при необходимости подавать заявления о её замене или исправлении.
Для работодателей – строго соблюдать нормативные требования (ст. 66 ТК РФ, постановления № 225, № 1250, приказ Минтруда № 320н) и вести учёт без ошибок, иначе они рискуют получить административные штрафы.

Помните: трудовая книжка – ваш ключ к социальным гарантиям. Берегите её, проверяйте записи и своевременно обновляйте данные.

Статья подготовлена на основе открытых источников и актуальна на 23 мая 2026 года.