Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника в России. С 2021 года в России действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, а с 2026 года введён переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Ниже вы найдёте подробный разбор всех этапов, необходимых документов и практических советов.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника (приём на работу, перевод, увольнение, изменение должности, начисление заработной платы и т.д.). Она обязательна для всех граждан РФ, которые работают по трудовому договору, и используется работодателем, пенсионными фондами, налоговыми органами и другими структурами.

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка должна:

• содержать сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, месте жительства, ИНН, СНИЛС;
• быть оформлена в течение пяти рабочих дней со дня приёма на работу;
• содержать записи о каждом изменении трудового статуса.

Бумажная трудовая книжка: как оформить и вести

С 2021 года в России применяются новые бланки трудовых книжек, а с 2026 года бумажный вариант может использоваться только при наличии определённых обстоятельств (например, при приёме граждан, не имеющих права на ЭТК).

2.1 Как оформить бумажную трудовую книжку впервые

1. Получите паспорт, ИНН, СНИЛС и документы об образовании (если они требуются работодателем).
2. Подайте заявление в отдел кадров работодателя.
3. Работодатель оформит трудовой договор и выдаст трудовую книжку.
4. Запись в книжке должна быть внесена в течение пяти рабочих дней со дня приёма.

Если у сотрудника нет трудовой книжки, но он впервые устроился на работу после 2021 года, то ему может быть оформлена только электронная трудовая книжка (см. пункт 3).

2.2 Как вести бумажную трудовую книжку

Ведение бумажной трудовой книжки осуществляеться по следующим правилам:

• Записи делаются в ьном листе и в вкладках (по каждому месту работы).
• Вкладка содержит сведения о месте работы, должности, графе 3 (дата начала работы) и графе 4 (документ-основание);
• При увольнении в последнюю рабочую дату делается запись об увольнении.
• В случае перевода работника в другое место работы – запись о переводе с указанием приказа и даты.

2.3 Как получить дубликат бумажной трудовой книжки

1. Обратитесь в отдел кадров работодателя с заявлением о выдаче дубликата.
2. Предоставьте копию оригинала трудовой книжки (если он у вас есть) и документы, подтверждающие личность.
3. Получите дубликат в течение 10 рабочих дней (срок может варьироваться в зависимости от организации).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как оформить, где посмотреть и как вести

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной, который хранится в системе Системы Федерального реестра (СФР) и доступен через портал Госуслуги и Портал работодателя.

3.1 Как оформить ЭТК

1. Соберите необходимые документы: паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом об образовании (если требуется).
2. Подайте заявление в отдел кадров работодателя. Работодатель инициирует процесс оформления в СФР.
3. После подтверждения данных в СФР, ЭТК автоматически создаётся и доступна в личном кабинете.

Оформление ЭТК производится в течение пяти рабочих дней со дня приёма на работу.

3.2 Где посмотреть ЭТК

• Через портал Госуслуги: войдите в личный кабинет, выберите раздел «Трудовая книжка».
• Через портал работодателя (если он подключён к системе КЭДО).
• Через СФР – доступен только для работодателя.

3.3 Как вести ЭТК

Ведение ЭТК осуществляется работодателем через систему КЭДО (Кадровый электронный документооборот). Для каждой записи необходимо:

1. Выбрать тип события: приём, перевод, увольнение, изменение должности.
2. Заполнить поля: дата, место работы, должность, документ-основание (номер и дата приказа).
3. Подтвердить запись в системе.

Работник может просматривать все записи в режиме реального времени.

3.4 Как получить выписку из ЭТК

Выписка может быть получена через:

• Портал Госуслуги – в разделе «Выписка из ЭТК».
• МФЦ (Многофункциональный центр).
• ПФР (Пенсионный фонд России).
• Через работодателя (если он предоставляет такой сервис).

Как правильно внести запись в трудовую книжку

Ниже приведён образец формата записи, который применим как к бумажной, так и к электронной трудовой книжке.

При переводе работника в другое место работы в графе 3 указывается новая дата начала работы, а в графе 4 – номер приказа о переводе.

Как получить дубликат трудовой книжки (бумажной и электронной)

Для бумажной трудовой книжки дубликат оформляется в отделе кадров работодателя. Для ЭТК дубликат не требуется, так как данные доступны в реальном времени. При необходимости можно запросить выписку из ЭТК, которая будет иметь юридическую силу.

Чек‑лист работодателя для внедрения КЭДО и ЭТК

1. Проверьте, что у всех сотрудников есть актуальные паспортные данные, ИНН, СНИЛС.
2. Убедитесь, что система КЭДО подключена к СФР.
3. Обучите сотрудников работе с порталом Госуслуг и личным кабинетом работодателя.
4. Проведите аудит существующих бумажных трудовых книжек и определите, какие из них можно перевести в ЭТК.
5. Обеспечьте хранение бумажных копий в соответствии с требованиями Минтруда (срок хранения – 5 лет после увольнения).
6. Проведите контрольный аудит записей в течение 30 дней после внедрения.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли получить бумажную трудовую книжку после 2026 года? – Да, но только в исключительных случаях (например, при приёме граждан, не имеющих права на ЭТК). В большинстве случаев будет оформлена только ЭТК.
• Как подтвердить наличие у работника ЭТК? – Работник может показать выписку из ЭТК через Госуслуги.
• Что делать, если в ЭТК пропущена запись? – Работодатель должен внести исправление через КЭДО. Если это невозможно, можно запросить дубликат бумажной трудовой книжки.
• Можно ли использовать бумажную трудовую книжку для получения пенсии? – Да, но только если она содержит все необходимые записи. В противном случае потребуется проверить данные в ЭТК.

Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую деятельность граждан РФ. С 2021 года в России действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, а с 2026 года введён переход на электронную трудовую книжку. Работодатели и работники должны знать, как оформить, вести и проверять эти документы, чтобы избежать конфликтов с государственными органами и обеспечить правильное начисление заработной платы и пенсионных накоплений.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки портала Госуслуги.