Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Её правильное ведение — прямая обязанность работодателя и гарантия защиты ваших трудовых прав. С 1 января 2023 года действует новый порядок, связанный с введением обновлённых бланков и развитием системы электронных трудовых книжек (ЭТК).

Нормативная база: на что опираться?

Основные документы, регулирующие порядок:

• Трудовой кодекс РФ (статья 66.1, 85 и др.).
• Постановление Правительства РФ № 794 от (с изменениями) — «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек…».
• Приказ Минтруда России № 698н от — форма бланка трудовой книжки и вкладыша к ней.

Кто отвечает за заполнение?

Ответственность лежит на работодателе (его кадровом подразделении или уполномоченном лице). Обязанности включают:

1. Оформление ТК при приёме на работу.
2. Внесение записей об изменениях (переводы, повышения, увольнение).
3. Хранение ТК (при увольнении, выдача работнику, при его просьбе — хранение у работодателя).
4. Оформление дубликата при утере или порче;

Какие бланки используются с 2023 года?

Действуют новые бланки установленного образца (утверждены Приказом Минтруда № 698н). Старые бланки, изданные до 2023 года, продолжают использоваться до их исчерпания.

Пошаговая инструкция по заполнению (для бумажного варианта)

ьный лист (первая страница)

Заполняется при выдаче дубликата или вкладыша. Для первоначального заполнения (при приёме) используется только вкладыш.

• ФИО — полностью, по паспорту.
• Дата и место рождения.
• Сведения об образовании (кем и когда окончено, номер документа).
• Сведения о предыдущей работе (если есть) — по желанию работника.
• Дата выдачи и подпись работника, печать организации.

Основная часть (вкладыши)

Все записи делаются на отдельных вкладышах чёрным чернилами (шариковая ручка) разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений.

Запись о приёме на работу (первичная):

1. Дата заключения трудового договора (дд.мм.гггг).
2. Наименование организации (полное, как в Уставе).
3. Основное государственное регистрационное число (ОГРН) организации.
4. Трудовая функция (название должности, профессии) и код профессии/должности по ОКПДТР или ОКЗ.
5. Дата фактического допуска к работе (может совпадать с датой договора).
6. Основание (приказ, распоряжение) с указанием номера и даты.
7. Подпись работника и расшифровка (ФИО), должность лица, внесшего запись, его подпись и расшифровка.
8. Печать организации.

Запись об увольнении:

1. Дата увольнения (дд.мм.гггг).
2. Наименование организации и ОГРН.
3. Основание увольнения — точная формулировка статьи ТК РФ (например, «п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ») и номер приказа/распоряжения.
4. Подписи работника и должностного лица, печать.

Записи о переводах, поощрениях, награждениях:

Структура аналогична: дата, наименование организации, ОГРН, суть изменения/поощрения, основание (номер и дата документа), подписи, печать.

Вкладыш в трудовую книжку

Это отдельный документ, который вклеивается в ТК. Используеться, если в книжке закончились страницы или для внесения записей в случае:

• Смены наименования организации (при реорганизации, изменении названия).
• Изменения ОГРН (при смене юридического адреса, реорганизации).
• Внесения записи о работе в предыдущей организации (если работник представил её).

Заполнение вкладыша аналогично заполнению основной страницы, но указывается, что это вкладыш, и он скрепляется печатью и подписью работодателя.

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

• ЭТК ведётся в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности), информация передаётся в Фонд социального страхования (ФСС) автоматически.
• Работник вправе получить выписку из ЭТК в бумажном виде по своему заявлению.
• При увольнении работодатель обязан направить сведения в ФСС в течение 3-х дней.
• Если у работника уже есть ЭТК, а он устраивается на новую работу, бумажную книжку не выдают. Все записи идут в ЭТК.

Когда выдаётся дубликат трудовой книжки?

Дубликат (новый бланк) выдаётся при:

• Утере бумажной ТК.
• Порче (нечитаемость записей, повреждение корешка).
• Отсутствии (если книжка не была выдана при увольнении).

Порядок:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель запрашивает в архиве (или у предыдущих работодателей) сведения о трудовой деятельности.
3. На основании полученных сведений заполняется новый бланк ТК (ьный лист и вкладыши).
4. В дубликате делается запись: «Дубликат трудовой книжки серии XXX № YYY выдан в связи с…».
5. Дубликат выдаётся работнику под расписку, а старая (найденная) книжка аннулируется.

Типичные ошибки, которых следует избегать

• Исправления, помарки, зачёркивания в записях. Ошибку нужно завести заново на новом вкладыше.
• Сокращения в наименованиях организаций, должностях, статьях ТК РФ.
• Отсутствие печати или её нечитаемость.
• Неполное указание оснований (только «уволен по собственному желанию», без ссылки на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
• Неправильный код профессии/должности.
• Заполнение ьного листа при первичном приёме на работу (это ошибка!).

Хранение и передача трудовых книжек

• При увольнении ТК (бумажная или выписка из ЭТК) обязательно выдаётся работнику в день увольнения (под расписку).
• Если работник не явился за книжкой, работодатель обязан направить её ему заказным письмом с уведомлением.
• Хранение у работодателя возможно только по письменному заявлению работника (например, если он уже имеет ЭТК и не хочет бумажный вариант). В этом случае работодатель хранит ТК в сейфе, а при запросе выдаёт её в течение 3-х дней.
• Архивное хранение — после увольнения работника его ТК (если не была выдана) хранится в архиве организации 75 лет.

Данная инструкция носит справочно-информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций необходимо консультироваться с юристом или контролирующими органами (Государственная инспекция труда, ПФР).