Трудовая книжка остается одним из важнейших документов, подтверждающих стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на повсеместный переход на электронный документооборот, бумажные книжки продолжают использоваться, и правила их заполнения строго регламентированы. Один из самых частых вопросов кадровиков и сотрудников: нужна ли печать в трудовой книжке и где именно она должна стоять?
Нужна ли печать в трудовой книжке в принципе?
Согласно действующему законодательству и разъяснениям Минтруда России, печать в трудовой книжке ставится только при ее наличии в организации.
- Если организация использует печать: она должна проставляться в установленных законом местах.
- Если организация работает без печати: отсутствие оттиска в трудовой книжке не является ошибкой и не делает документ недействительным.
Где именно ставится печать?
ьный лист (первая страница)
ьный лист заполняется при первом трудоустройстве работника. В нижней части страницы указывается дата заполнения, ставятся подписи самого работника и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.
Правило: После подписей ставится печать организации (или печать кадровой службы), в которой трудовая книжка была заполнена впервые.
Записи о приеме, переводе и увольнении
При внесении записей в графу 3 (сведения о работе) и графу 4 (дата и номер приказа), подпись уполномоченного лица должна быть заверена печатью организации (если она имеется).
Важные нюансы:
— В правилах заполнения четко не прописано, с какой именно стороны листа должна находиться печать, однако общепринятая практика — ставить ее рядом с подписью ответственного лица.
— Если запись заверена подписью руководителя, ставится основная печать организации.
— Если запись заверена подписью сотрудника отдела кадров, может использоваться печать кадровой службы.
Вкладыш в трудовую книжку
Если основной бланк трудовой книжки заполнен и был выдан вкладыш, на первой странице вкладыша также ставится печать организации.
Какую именно печать использовать?
Для заверения записей в трудовой книжке допускается использование следующих вариантов:
- Основная круглая печать организации: содержит полное наименование и основные реквизиты. Это самый надежный вариант.
- Печать кадровой службы: допустима, если в организации разделены полномочия по печатям.
Важно: Использование простых штампов вместо полноценной печати может вызвать сложности при нотариальном заверении копий документа или при подаче сведений в Социальный фонд (ПФР).
Частые ошибки и важные предупреждения
Самостоятельное проставление печати
Работник не имеет права самостоятельно ставить печать организации на ьном листе или в записях, даже если предыдущий работодатель этого не сделал. Любые исправления или дополнения должны вноситься только уполномоченным лицом организации.
Печать отдела кадров
Печать отдела кадров не является обязательной «сама по себе», она ставится исключительно для заверения подписи сотрудника этого отдела. Применение печати просто «для красоты» или без соответствующей подписи недопустимо.
Заверение копий
Если сотруднику требуется копия трудовой книжки для предоставления в другую организацию, такая копия заверяется основной печатью организации и подписью ответственного лица.
Резюме
Для правильного оформления трудовой книжки придерживайтесь следующего алгоритма:
- Проверьте наличие печати: если ее нет в организации — не переживайте, ставить ее не нужно.
- ьный лист: подпись ответственного лица $
ightarrow$ печать организации. - Записи о стаже: подпись кадровика/директора $
ightarrow$ печать организации/кадров. - Тип печати: отдавайте предпочтение основной круглой печати с реквизитами.