Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В 2026 году действуют обновленные правила её ведения‚ утверждённые приказами Минтруда России от № 320н и Минфина от № 55н. Данное руководство объединяет ключевые аспекты оформления как бумажной‚ так и электронной трудовой книжки.

Виды трудовых книжек: бумажная и электронная

С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако работник вправе получить и бумажный вариант.

Бумажная трудовая книжка

• Изготавливается на специальных защищённых бланках‚ которые должны быть произведены ГОЗНАКом и приобретены у официального поставщика.
• Форма бланка и правила заполнения утверждены указанными приказами.
• Может быть дополнена вкладышем‚ если все страницы одного из разделов заполнены. Вкладыш является неотъемлемой частью‚ без него книжка недействительна.
• Оформляется работодателем при первом трудоустройстве гражданина.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Ведётся в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД)‚ которую обслуживает Социальный фонд России (СФР).
• Сведения вносятся работодателем в электронном виде на основании трудового договора.
• Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК (официальный документ на бумаге) через Госуслуги‚ СФР или МФЦ.
• При увольнении работник имеет право на получение трудовой книжки на руки (в бумажном виде)‚ если ранее велась только ЭТК. Это оформляется специальной записью.

Порядок оформления трудовой книжки впервые

Очень важно: Оформление трудовой книжки впервые осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приёма на работу (ст. 66.1 ТК РФ).

Что делает работодатель:

1. Приобретает бланк у официального поставщика (для бумажного варианта).
2. Заполняет ьный лист:
   • ФИО‚ дата и место рождения.
   • Сведения о образовании (по желанию работника).
   • Дата выдачи и подпись сотрудника кадровой службы.
3. Вносит первую запись о приёме на работу (раздел 1). Указывает наименование организации‚ дату заключения трудового договора‚ основание (приказ‚ договор)‚ должность‚ подпись руководителя и печать.
4. Регистрирует книжку в журнале учёта движения трудовых книжек.

Что делает работник:

• Предоставляет паспорт и СНИЛС.
• При получении бумажной книжки ставит свою подпись на ьном листе и в графе 13 (если книжка выдаётся на руки).

Правила заполнения и ведения (ключевые графы)

Записи вносятся чётким почерком‚ без исправлений‚ помарок и сокращений. Используются шариковая ручка чёрного или синего цвета.

Раздел 1 (Сведения о работе)

• Приём‚ перевод‚ увольнение — указывается суть изменения.
• Наименование организации‚ структурного подразделения — полное название.
• Дата заключения/изменения/расторжения трудового договора.
• Основание — номер и дата приказа‚ номер и дата договора.
• Должность — с учётом структуры подразделения.
• Подпись работника — ставится после каждой записи.

Раздел 2 (Сведения об образовании)

Заполняется по желанию работника на основании документа об образовании (диплом‚ аттестат). Указываются дата и наименование учебного заведения‚ документ‚ номер‚ специальность.

Графа 13 (Особые отметки)

Это критически важная графа для электронных книжек и выдачи на руки.

• При выдаче трудовой книжки на руки (как бумажной‚ так и при переходе с ЭТК) в графе 13 делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ». Далее ставится подпись работника.
• При оформлении дубликата указывается основание (утрата‚ повреждение) и ссылка на приказ.
• При испорченной книжке (залита и т.д.) в графе 4 (раздел 1) делается отметка: «Книжка испорчена (залита)»‚ ставится подпись и печать. Все дальнейшие записи ведутся в новую книжку (дубликат). Копия приказа об испорчении хранится в личном деле.

Дубликат‚ утрата и повреждение трудовой книжки

Порядок оформления дубликата

1. Работник подаёт заявление и документы (паспорт‚ СНИЛС‚ при наличии — справку об утере из МВД).
2. Работодатель (последний по времени) запрашивает сведения о трудовой деятельности в СФР (если велась ЭТК) или в предыдущие организации (для бумажных).
3. На основании полученных сведений и приказа работодателя оформляется дубликат на новом бланке.
4. В дубликате воспроизводятся все записи из оригинала‚ включая даты и подписи.
5. На первом листе дубликата делается отметка: «Дубликат».

Особый случай: испорченная (но не утерянная) книжка

Если книжка физически повреждена (залита coffee‚ порвана)‚ но есть в ней записи:

• В испорченной книжке на каждой странице с записями делается отметка: «Испорчена» с подписью и печатью работодателя.
• Оформляется дубликат‚ в который переносятся все читаемые записи.
• Испорченная книжка хранится в личном деле работника как приложение к дубликату.

Электронная трудовая книжка в 2026 году: практические шаги

Как оформить (для работодателя)

• Работодатель обязан иметь электронную подпись для взаимодействия с ЕГИС ТД.
• При приёме на работу (даже если у сотрудника есть бумажная ТК) обязательно вносит сведения в ЭТК: дату приёма‚ должность‚ подразделение‚ основание (приказ).
• При увольнении также вносит запись в ЭТК.
• Если работник не отказался от бумажной ТК‚ записи вносятся в оба документа (бумажный и электронный).

Как получить и посмотреть (для работника)

1. Через Личный кабинет на Госуслугах (самый удобный способ). Нужен аккаунт с подтверждённой личностью.
2. Через Личный кабинет на портале СФР.
3. В МФЦ — по заявлению с паспортом.
4. У работодателя — можно получить выписку из ЭТК на бумаге (официальный документ).

Оформление при увольнении (ключевой момент!)

Если у работника была только ЭТК:

• Работодатель вносит запись об увольнении в ЭТК.
• По письменному заявлению работника (оформляемому в день увольнения) работодатель обязан выдать ему трудовую книжку на руки.
• Для этого на бланке бумажной книжки (выдаваемой работнику) в разделе 1 делается запись об увольнении‚ а в графе 13 — стандартная отметка о выдаче на руки (см. выше).
• Если у работника уже есть своя бумажная книжка‚ записи вносятся в неё‚ а в ЭТК делается отметка: «Сведения перенесены в бумажную трудовую книжку № … от …».

Кто и зачем ведёт «Книгу учёта движения трудовых книжек»?

Работодатель (кадровая служба) ведёт журнал‚ где фиксируется:

• Выдача книжек новым сотрудникам.
• Получение книжек от увольняющихся.
• Выдача дубликатов.
• Пересылка книжек в другие организации (при переводе).

Этот журнал может вестись как на бумаге‚ так и в электронном виде. Он необходим для внутреннего контроля и проверок.

Трудовая книжка — это не просто формальность‚ а основной документ для расчёта пенсии и подтверждения трудового стажа. В 2026 году:

1. Электронный формат стал доминирующим. Работодатель обязан вносить сведения в ЕГИС ТД.
2. Бумажная книжка выдаётся по заявлению работника и ведётся параллельно (если он этого хочет).
3. Заполнение должно быть безупречным: чётко‚ без ошибок‚ с обязательными подписями и печатями.
4. Графа 13 — ключевая для оформления выдачи на руки и дубликатов.
5. При утрате или порче оформляется дубликат на основании данных из СФР или предыдущих работодателей.

Соблюдение этих правил защищает как права работника (подтверждение стажа)‚ так и работодателя (соблюдение трудового законодательства).

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Для получения самых последних изменений обращайтесь к официальным источникам: сайт Минтруда России‚ СФР‚ КонсультантПлюс.